2 000 projets et activités de la DSI dans le logiciel Project Monitor
La Direction des Systèmes d’Information* de Chronopost utilise Project Monitor pour le suivi de son activité :
- Plus de 2 000 projets, Tierce Maintenance Applicative (TMA), suivi support et Maintien en Condition Opérationnelle (MCO)
- En permanence 130 projets actifs
- 250 ressources internes et externes déclarent leur activité via les feuilles de temps chaque jour
- Un PMO (Project Management Office) qui suit en temps réel le portefeuille
- Des tableaux de bord projet et tableaux de bord ressource pour la Direction Générale
- Un suivi des demandes (projet, évolution, ajustement, etc.)
- Un arbitrage trimestriel sur les nouveaux projets intégrant la clé de décision « capacité à faire »
*La DSI de Chronopost est intégrée à la DIPSI – Direction de l’Innovation des Projets et des Systèmes d’Information
Le contexte de départ : l’accompagnement du nouveau DSI pour suivre les projets en cours
« Lors de ma prise de poste, j’avais besoin de voir quels étaient les projets en cours, ceux qui avançaient et ceux qui n’avançaient pas. Un outil pour mieux savoir ce qu’il se passait dans mon département »
Pourquoi un outil PPM ? Les enjeux rencontrés avant la mise en place :
- Affecter et planifier les ressources suivant leurs disponibilités en temps réel
- Mettre en place des règles de gouvernance pour les abaques projet
- Rationaliser la méthodologie projet au sein des 3 directions de Chronopost avec une personnalisation par utilisateur/objectif
- Gérer les demandes multiples qui arrivent par mail et les prioriser
« Le premier objectif était de suive le temps passé, mais aussi le temps que l’on prévoit de passer sur un projet. Notre grande difficulté est de choisir parmi toutes les demandes de projet, car nos ressources sont limitées comme toute entreprise. Il y a un acte managérial très important. Grâce à Project Monitor, on peut voir de combien de jour/homme on dispose. »
La réponse logiciel PPM de Project Monitor
L’application Project Monitor apporte :
- Une vision exhaustive de l’activité (projet, support, etc.)
- Une plateforme de saisie de temps pour chaque membre des équipes projets
- Une planification prévisionnelle des charges sur l’ensemble des activités
- Une consolidation en temps réel des données de reporting pour les directeurs et managers
Fonctionnalités & Bénéfices de la mise en place de Projet Monitor au sein de Chronopost
Affecter et planifier les ressources suivant leurs disponibilités en temps réel
Avoir le plan de charge de l’ensemble des membres de l’équipe mais aussi leur suivi d’activité permet de suivre les projets mais aussi de faire de l’arbitrage sur les nouveaux projets. C’est donc un élément important de décision pour les nouveaux projets et ceux déjà lancés.
Mettre en place des règles de gouvernance pour les abaques projet
Chez Chronopost, grâce à Project Monitor, toutes les informations rentrées permettent de prendre des décisions sur le lancement des projets et de faire du reporting. Les tableaux de bord permettent facilement d’identifier l’état d’avancement des projets et les risques.
Rationaliser la méthodologie projet au sein des 3 directions de Chronopost avec une personnalisation par utilisateur/objectif
La direction projet métier, la DSI et Alturing qui est responsable de l’infogérance. La méthodologie projet de Project Monitor est utilisée dans ces 3 directions. Sauf que les réflexes et l’utilisation de Project Monitor ne sont pas tout à fait les mêmes. Project Monitor permet d’avoir une personnalisation de l’outil par utilisateur, en fonction de ses objectifs et critères de suivi. La DSI s’intéresse plus aux problématiques de plan de charge et de capacité. Alturing s’intéresse aux problématiques de temps passé, de clés d’allocation et de gestion financière.
Les tableaux de bord projets, notamment les plans de charge et le suivi des temps, sont la base de la prise de décision du lancement des projets.