Comment bien choisir un outil PPM ?

Après la gestion de projet, vient le temps du PPM : manager non pas un projet mais tout un portefeuille de projets. Bravo, c’est le succès du management par projet qui vous amène aux défis du Project Portfolio Management. Comment passer de la gestion de projet, à la gestion simultanée de tous vos projets et avec quels outils ? Vous avez expérimenté des tableaux de bord projet dans excel, ou bricolé des outils dans vos espaces collaboratifs ? Le constat est sans appel : vous perdez plus de temps à collecter et compiler vos KPI projets qu’à les analyser. Il faut passer à la vitesse supérieure avec un logiciel dédié. Cet article va vous donner des clés pour bien choisir votre outil PPM !

Qu’est-ce qu’un outil PPM ?

PPM est une abréviation qui veut dire en gestion de projet « Project Portfolio Management ». Un outil PPM est un logiciel qui vous assistera dans les processus clés du management de votre portefeuille de projet. Un outil PPM vous permettra : arbitrage des projets, pilotage des ressources, construction budgétaire, gestion financière et des risques, animation des instances projet, reporting projets, …

Un outil ppm est plus qu’un logiciel de gestion de projet. Il en intègre les principales fonctionnalités comme la gestion du planning, des ressources mais il va bien au-delà en étant une plateforme pour tous vos projets. C’est un outil non pas pour une équipe projet, mais pour l’ensemble des vos ressources projet. Véritable « quartier général » de vos projets, cette plateforme dédiée à la performance de votre PPM réunira :

Les directeurs et manager porteurs de la vision stratégique des projets
Les directions ressources : direction financière, direction ressources humaines, direction de maîtrise d’œuvre (DSI, bâtiment, production, innovation, …)
Les animateurs du portefeuille : les PMO, les directeurs de projet, les responsable de programme, les chefs de projet, …
Les équipes projets : chef de projet, membre du comité de pilotage, prestataire, équipiers projet, …

Quelles questions stratégiques se poser pour choisir votre outil PPM ?

Pour bien orienter votre choix d’un outil PPM, voici quelques questions à se poser :

Combien de projets composent votre portefeuille ?

La question de la volumétrie est une des premières à se poser. Au-delà de 20 vous gagnerez à vous doter d’un logiciel PPM en deçà une approche bureautique et collaborative suffit. Et plus le nombre de projet sera important plus vous aurez besoin d’un outil vous offrant des fonctions d’organisation et de structuration de votre base projets. En corrélation directe avec la volumétrie projet, la gestion des utilisateurs de votre outil PPM. Formation,

Pensez également à la « scalabilité ». Vous envisagez peut-être d’implémenter l’outil PPM dans une direction, mais très souvent l’outil est amené à se déployer dans d’autres directions, voire jusqu’à la direction générale. La volumétrie sera directement impacté : autant avoir fait le choix d’un outil permettant d’encaisser les x2 , x3 de votre base projet.

Quels sont vos enjeux autour des projets ?

Le Retour sur Investissement ou ROI d’un outil PPM est directement lié aux enjeux de vos projets. Combien vous rapportera un outil PPM dépend de la place des projets dans votre organisation. C’est une clé de choix stratégique, voici des axes à investiguer dans votre démarche :

Quelles sont les natures de vos projets ? Vos projets sont en corrélation directe avec votre chiffre d’affaires ou ils préparent votre futur chiffre d’affaires. Ils vous permettront d’améliorer votre performance et votre rentabilité. Ils sécuriseront vos parts de marché en apportant les éléments différenciants. Le PPM est stratégique et doit être doté d’outils à la mesure de vos enjeux projets.
Les process d’animation du portefeuille projet sont trop couteux. Il faut optimiser le temps de gestion et de gouvernance.
Une mauvaise décision sur un projet a eu de lourde conséquence. Il faut réduire l’incertitude dans les arbitrages.
Les projets et les moyens mobilisés ne sont pas alignés avec la stratégie de l’entreprise. Il faut élargir le champ de vision à l’ensemble du portefeuille projet
Vous avez doté votre organisation pour réaliser les projets, il faut optimiser leur allocation et leur utilisation (capacity planning, construction du budget, …)

Quelle est votre niveau de maturité en gestion de projet ?

Le mode projet est-il déjà largement adopté par votre direction ou le management par projet est encore en phase de déploiement ? L’outil PPM devra vous permettre de diffuser les bonnes pratiques et votre méthodologie projet.

Pensez également le sujet de manière « dynamique » : quel est le turn-over dans vos équipes projets ? Combien de « nouveaux » chefs de projet devront assimiler vos pratiques ?

Il est important également de mesurer le niveau de maturité au niveau de la gouvernance du portefeuille. Les instances de gouvernance comme les comités de décision de lancement des projets, les revues de portefeuille projets, sont-elles déjà en place ou sont-elles à créer ? Effet d’aubaine apporté par l’outil PPM ou outillage de pratique existante ?

Avez-vous pensé au TCO – Coût Total d’Acquisition ?

Le TCO Total Cost of Ownership vous permettra de bien évaluer le ROI d’un outil PPM. Car certes il y a les coûts d’implémentation de l’outil – phase build – (temps interne, licence logiciel, prestations, transfert de compétence) mais en fonction des outils les coûts récurrents – phase « run » peuvent changer l’équation économique de votre outil PPM. Quelques questions importantes :

Combien coûtera une évolution de la plateforme ? Evolution des pratiques, élargissement du périmètre, comment faire évoluer votre plateforme, est-ce simple ? est-ce par développement, par paramétrage ?
Quelle est la charge d’administration de l’outil PPM ? Administration des utilisateurs ? Administration technique ? Administration des évolutions ?
Combien coûte la formation d’un utilisateur ? Vous avez une plateforme complète mais combien de temps faut-il à un utilisateur pour en tirer pleinement partie ?
Combien coûtera un déploiement dans une autre direction ? Impact sur les licences, les paramétrages, les formations ?

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un outil PPM ?

Les outils PPM ont un spectre fonctionnel large car ils cumulent :

Fonction de gestion de projet – planning, ressource, risque, budget, …
Fonction de gestion du portefeuille projets – aide à la décision, modèle projet, animation de la comitologie, capacity planning, construction budgétaire, …
Fonction de reporting et tableaux de bord – saisie d’activité, formulaire, fiche projet, tableau de bord projet, …
Fonction d’animation de la collaboration – workflow, gestion documentaire, espace d’échange
Fonction d’administration et d’intégration – fonction de paramétrage « code-less », gestion des référentiels, gestion des droits et des utilisateurs, API, webservices,

Le piège, tomber dans la surenchère aux fonctionnalités aux dépends de vos véritables enjeux. Vous attendez d’un outil PPM qu’il vous apporte une optimisation de vos process de management du portefeuille :

Enjeux PPM	Fonctionnalités clés
Optimiser le coût de vos projets	Suivi des temps / Saisie d’activité Capacity planning / suivi plan de charge Suivi financier Préparation budgétaire Enveloppes budgétaires Valorisation complète de moyens Fonction de consolidation Tableau de bord ressource, budget, rentabilité
Sécuriser les prises de décision	Gestion du cycle des projets Formulaire de description avancée des projets Rapport flash projet Tableau de bord d’aide à la décision Couplage avec des outils décisionnels type « business intelligence » / « data-visualisation » Aide à l’animation des instances de pilotage Fiche synthèse projet Gestion des risques Workflow de validation / décision
Améliorer votre gestion de projets et de portefeuille	Modèles projets Modélisation des méthodes (agile, cycle V, PMI, prince 2, …) Bibliothèque de rapport / KPI Gestion des référentiels projets et portefeuilles API / Webservice pour intégration dans l’écosystème informatique de votre entreprise Capacité de requêtage et de filtre Fonction de déploiement « multi-métier » / « multi-direction »
Délivrer plus vite	Gantt / Séquence de travail Tableau Kanban / Cartes Modèle de tâches Modèle de planning Workflow de validation Fonction de notification / alertes Gestion de l’après projet – Run / Maintenance / MCO
Optimiser l’administration de l’outil PPM	Administration « code-less » Fonction d’import / export des données Gestion des référentiels Fonction de gestion des grands volumes (filtres, cycle de vie, moteur de recherche, Modification en masse Gestion des utilisateurs et des droits Sécurisation des accès et des données

Les indispensables d’un bon outil

Une plateforme tout-en-un
Une plateforme ouverte avec capacité d’intégration
Le travail en mode collaboratif
Une ergonomie « user friendly »
Adaptable à votre manière de travailler
Le choix dans l’hébergement (Saas ou On Premise)

Choisir l’hébergement Saas ou On premise

Puisque l’outil PPM est un outil web, se posera la question du mode d’hébergement (et du mode contractuel). Selon votre politique informatique, vous vous orienterez avez la possibilité d’opter soit pour une offre Saas ou On-premise.

Solution Offre Saas (software as a service) : logiciel installé sur l’infrastructure de l’éditeur du logiciel et accessible à distance grâce à une connexion Internet et moyennant un abonnement mensuel. Les différentes formules peuvent vous permettre d’opter pour des hébergements dédiés ou mutualisés. Attention à la localisation de l’hébergement des données pour les contraintes RGPD.
Solution On-premise : Logiciel acheté et installé directement sur le serveur de l’entreprise. Cela offre plus de souplesse d’intégration et permet le plein contrôle sur les données.

Certains éditeurs comme VIRAGE Group offrent la souplesse de pouvoir basculer d’un schéma vers l’autre. Soit une internalisation de l’application au sein du Système d’Information depuis l’environnement SaaS. Ou bien en cas d’évolution de la politique informatique externalisation de la plateforme On Premise vers le cloud privé de l’éditeur.

Les atouts de Project Monitor, un outil PPM simple et personnalisable

Parmi l’offre d’outil PPM, nous vous proposons de vous présenter Project Monitor. Cette offre éditée depuis 2007, a l’ambition d’adresser simplement les enjeux PPM avec la capacité de s’adapter à vos spécificités.

Le logiciel PPM Project Monitor est un outil recommandé par de nombreuses interlocuteurs : Direction Générale, DSI, DSN, PMO, Entreprises & Collectivités.

Voici des éléments qui ont été déterminant dans le choix pour Eram, les métropoles de Lyon, Bordeaux ou Strasbourg, de la branche logistique des Mousquetaires, du CH les Vinatier ou bien encore Chronopost

Intégrations au système d’information

Project Monitor est capable de s’intégrer avec tous les outils de l’entreprise : bureautique (Word, PowerPoint), GED, outil financier, annuaire d’entreprise, etc. Grâce à sa modularité et sa souplesse de paramétrage, Project Monitor peut ainsi être implémenté progressivement et évoluer en fonction des besoins de l’organisation.

Gestion des demandes

Project Monitor permet de créer et enregistrer une nouvelle demande. Les demandes sont dissociées du portefeuille des projets en cours par le biais notamment du statut.

Gestion des grands volumes

En offrant des clés de structuration de la base des projets, de modélisation des organisations, des fonctions de modification en masse, de reprise de données, Project Monitor offre une aide précieuse aux tâches d’administration du portefeuille. Répercuter la nouvelle stratégie de votre entreprise sur l’intégralité de votre portefeuille se fait en quelques clics.

Création de projets à l’aide de modèles / gabarits

Project Monitor dispose d’un assistant à la création de projet pour lancer simplement et rapidement tous les projets. Vous disposez d’une bibliothèque de modèles que vous pouvez personnaliser à loisir afin d’offrir à vos chefs de projet des structures types intégrant les exigences de vos méthodologies.

Pilotage des budgets

Project Monitor offre en standard de puissantes fonctionnalités financières permettant le pilotage des budgets au sein d’un projet et au sein d’un portefeuille. Il intègre des fonctions de construction des budgets d’une direction, notamment pour les directions informatiques, les directions d’ingénierie et les services dont les projets sont la principale activité.

Gestion des ressources & capacity planning

De la modélisation de vos ressources (compétence, capacité, calendrier avancé, rattachement dans l’organisation, …) à la feuille de saisie d’activité, Project Monitor vous offre une boîte à outil complète. Identification, affectation / staffing , planification, gérer intégralement vos ressources. Project Monitor offre des rapports permettant de visualiser le plan de charge des équipes et identifier les éventuelles sous ou surcharges.

Echanges collaboratifs

Chaque projet dispose d’un espace « Echange » permettant de créer des fils de discussions et de rédiger les comptes-rendus/rapports flash/suivi des décisions du projet.

Animation des comités de pilotage

Project Monitor permet de facilement constituer un portefeuille et d’en afficher son état de santé grâce aux rapports proposés en standard. Les tableaux de bord sont entièrement configurables, tant sur le fond comme la forme (ajout de blocs de suivi de différents types de données et positionnement).

Et au-delà de l’outil, un pôle service dédié au client

L’outil est un point clé dans votre démarche PPM. Mais disposer d’un interlocuteur pour vous accompagner dans l’implémentation de l’outil est déterminant. Avec l’offre Project Monitor vous bénéficiez d’un service pour vous accompagner pendant et au-delà du projet avec une seule et même équipe, d’un support réseau disponible à votre écoute :

Avant votre choix : nos experts maquettent vos besoins pour sécuriser votre décision
Lors de l’intégration : nos consultants fonctionnels et techniques adaptent le logiciel Project Monitor à vos pratiques et votre Système d’Information (paramétrage de votre plateforme et intégration dans votre SI)
Lors du déploiement : nos formateurs transfèrent les compétences à vos équipes projets et rendent autonome vos administrateurs (formations et accompagnement sur mesure)
Lors du post-déploiement : Equipe dédiée à l’excellence client (support, documentation, master class, club utilisateur, Master Class et Webinars)

En résumé, l’outil PPM Project Monitor vous offre les avantages d’une solution complète, simple et autonome :

Vision à 360° : planning, risque, budget, ressource, KPI, ged, portefeuille, …
Intégration au sein du SI : interface budget, LDAP – SSO, GED,
Référentiel avancé des projets.
Collecte des informations de décision auprès des équipes projets
Animation des équipes en facilitant le partage d’information et le suivi des actions.
Animation du portefeuille et aide à la prise de décisions en disposant des informations à jour et en temps réel.
Scalabilité, être implémenté progressivement et évoluer en fonction des besoins de l’organisation
Hébergement Saas et On-premise
Une équipe pour vous accompagner tout au long de votre démarche