Comment calculer la charge d’un projet ?

Avant même de lancer un projet, l’une des principales difficultés auxquelles les entreprises sont confrontées est d’estimer la charge de travail nécessaire à sa réalisation. Cette évaluation est cruciale pour déterminer si elles disposent des ressources nécessaires pour mener à bien le projet et si c’est en adéquation avec la valeur retiré du projet (contribution au chiffre d’affaires, réduction des coûts, limitation des risques, réponse à une obligation légale, …) . 

Avant de débuter un projet, l’une des préoccupations majeures pour les entreprises réside dans l’estimation de la charge de travail requise pour sa réalisation. Cette évaluation joue un rôle clé pour déterminer la disponibilité des ressources nécessaires au succès du projet, ainsi que pour évaluer son alignement avec la valeur qu’il apportera (contributions aux revenus, réduction des coûts, gestion des risques, conformité légale, etc.). 

Dans cet article, découvrez les différentes étapes pour calculer la charge d’un projet :

1. Estimation des activités nécessaires
2. Estimation de la durée
3. Estimation des ressources
4. Consolidation des données
5. Réévaluation et ajustements

Étape 1 : Évaluez la charge d’un projet en créant une liste des activités nécessaires

Le processus initial pour évaluer la charge d’un projet consiste à créer une liste des activités nécessaires. Cette liste continuera à se développer au fil de l’avancement du projet. Au début, l’identification des activités sera générale et deviendra plus précise à mesure que le projet avance. Des méthodes courantes comme l’utilisation d’analogies, d’abaques, de charges pivot, et l’expérience personnelle sont employées. Dans les premières phases du projet, une approche basée sur les « livrables » par le chef de projet se révèle efficace. Une fois les activités lancées, il est recommandé d’adopter l’approche du « reste-à-faire » établie par la personne en charge. Ceci implique une liste complète et détaillée des phases et tâches nécessaires pour la réalisation du projet avec des liens de dépendances, sa durée estimée et les compétences requises. Il est essentiel de consulter les parties prenantes, les experts du domaine et l’équipe de projet lors de cette étape. 

💡 Bon à savoir :

Utilisez un logiciel de gestion de projets (PPM) comme Project Monitor pour décomposer vos projets en phases et sous-phases, établir des tâches, des dépendances, des jalons et des livrables. Facilitez la communication avec vos équipes et les parties prenantes. 

Étape 2 : Estimez de la durée des tâches 

Après avoir identifié les tâches, il est primordial d’estimer la durée de chacune d’entre elles. Des techniques d’estimation telles que la méthode PERT (Program Evaluation and Review Technique) ou l’estimation par analogie peuvent être employées pour obtenir des prévisions plus précises. 

💡 Bon à savoir :

En utilisant un logiciel tel que Project Monitor vous pouvez historiser les données de vos projets et donc disposer d’abaques de charge, ce qui vous fera gagner du temps et améliorera la fiabilité de vos calculs de charge pour vos futurs projets. 

Étape 3 : Estimez les ressources nécessaires du projet

Il est ensuite important d’estimer les ressources nécessaires pour la réalisation de toutes les activités liées au projet. Cela inclut les ressources humaines, matérielles et financières. Les ressources doivent être allouées en fonction des compétences requises pour chaque tâche et de leur disponibilité au sein de l’organisation.

💡 Bon à savoir :

Utilisez le plan capacitaire de Project Monitor pour identifier des ressources disponibles, prévoir les besoins futurs en ressources et maintenir les projets sur la bonne voie, tout en minimisant les risques de surcharge ou de dépassement de budget. 

Étape 4 : Consolidez les données de charge

Une fois que toutes les tâches ont été analysées et que les estimations de durée et de ressources ont été effectuées, il est temps de consolider les données. Cela permettra d’obtenir une vue d’ensemble de la charge totale du projet et du portefeuille de projet. Cet outil d’aide à la décision établira si les ressources disponibles sont suffisantes pour mener à bien toutes les tâches dans les délais impartis ou s’il faut renforcer les moyens 

💡 Bon à savoir :

Project Monitor vous offre une vision globale de l’ensemble des projets de votre organisation. Vous disposez de toutes les informations nécessaires à la prise de décisions à l’échelle du projet, du portefeuille, du pool de ressource. Vos décisions se concrétisent avec l’affectation des ressources, la gestion des priorités et l’ajustement des plannings en fonction de vos contraintes.  

Étape 5 : Réévaluez et ajustez la charge

Il est essentiel de réévaluer régulièrement la charge de travail du projet tout au long de son déroulement. Cela permet d’identifier les éventuels écarts entre les prévisions et la réalité, et de prendre des mesures correctives si nécessaire. L’ajustement des ressources et des délais en fonction des nouvelles informations est souvent nécessaire pour garantir la réussite des projets. 

💡 Bon à savoir :

Optimisez la gestion de vos projets grâce à Project Monitor. Suivez facilement l’avancement de vos projets et identifiez rapidement le travail restant à accomplir. Les feuilles de suivi des temps vous permettent de surveiller la charge de travail de vos équipes et de vous assurer qu’elles ne sont pas surchargées. Prenez des décisions éclairées concernant les recrutements, les délais et les priorités en vous basant sur des informations claires et concises. Gérez vos projets de manière efficace et atteignez vos objectifs sans tracas ! 

Conseils pratiques pour réaliser une évaluation de la charge

Considérez les facteurs de risque

Prenez en compte les facteurs de risque qui pourraient influencer la charge de travail. Les imprévus et les défis potentiels doivent être intégrés dans les estimations.

Utilisez des outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet, peuvent simplifier le processus d’estimation de la charge en automatisant certains calculs et en fournissant des vues visuelles. Selon une étude menée par l’Association for Project Management, la mauvaise gestion des ressources est la cause de 43% des échecs de projets. Equipez-vous de fonctionnalités clés pour optimiser l’allocation des ressources.

Communiquez et collaborez

Impliquez toutes les parties prenantes dans le processus d’estimation. La collaboration et la communication ouverte réduisent les risques d’inexactitude et renforcent l’engagement de l’équipe.

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