Comment calculer le nombre de ressources d’un projet ?
La gestion des ressources constitue le pilier fondamental de la réussite de tout portefeuille de projets. En gestion de projet, les ressources humaines jouent un rôle clé. Comme le disait le CIO de Geopost lors de son intervention aux VIRAGE Days, « Tout est RH… » Bien que l’argent soit important, trouver des talents est plus difficile. Il est donc essentiel d’allouer judicieusement les ressources et d’optimiser les besoins. Cela est d’autant plus vrai quand il s’agit de gérer un grand nombre de projets en parallèle. Savoir si un projet peut être lancé ou non, doit être pausé ou priorisé dépend en grande partie des ressources disponibles. Par conséquent, dimensionner correctement les ressources est un point essentiel dans le pilotage de portefeuille de projets.
Comment calculer le nombre de ressources nécessaires d’un projet ? Ou autrement dit : Combien de ressources faut-il mobiliser pour obtenir les résultats attendus dans chaque projet ? Cette question montre l’importance de trouver la bonne quantité de ressources à investir dans chaque projet, ce qui est au cœur de la gestion de portefeuille.
Dans cet article, nous mettrons en lumière l’importance cruciale de calculer judicieusement le nombre de ressources nécessaires pour mener à bien les projets. Nous explorerons les étapes clés qui permettent d’effectuer cette évaluation avec précision.
Découvrez dans cet article :
- Les étapes pour vous aider à estimer les ressources nécessaires
- Des méthodes de calcul pour évaluer les charges et délais d’un projet
- Un exemple d’outil à utiliser pour vous aider à planifier les charges
Comment évaluer les ressources d’un projet ?
Le calcul des ressources d’un projet ne suit pas un processus linéaire ou séquentiel. Il dépend en premier lieu de la phase à laquelle se trouve le projet ou la demande de projet. En effet, l’estimation des ressources requises commence par une vue d’ensemble lors de la soumission de la demande de projet et devient plus précise au fur et à mesure de l’avancement du projet.
1. Demande
Evaluation des demandes de nouveaux projets en comité
- Création d’une fiche d’expression des besoins
- Identification des compétences nécessaires
- Estimation du volume de ressources nécessaires
2. Lancement
Estimation précise des besoins en ressources
- Calcul des charges de chaque étape, ou calcul de la charge globale du projet à partir d’une estimation de la charge de développement du projet
- Estimation plus détaillée des compétences nécessaires
- Répartition des ressources selon les disponibilités des ressources : interne ou sous-traitance
3. Réalisation
Réévaluation régulière des besoins en ressources
- Prise en compte des changements de périmètre ou de délais
- Estimation des besoins de réajustement
4. Clôture et bilan
Capitaliser sur l’apprentissage
- Analyse du temps réalisé par les ressources
- Mise à jour des abaques de charges
- Comparaison entre l’estimé et le réalisé
Les étapes pour vous aider à calculer les ressources nécessaires d’un projet
1. Estimation globale des compétences nécessaires
Avant de déterminer le nombre de ressources nécessaires, il est essentiel de bien comprendre les objectifs et les exigences du projet. Lors de la formulation de l’idée de projet, le demandeur précise le cadre et les objectifs du projet pour que le décideur puisse identifier les compétences globales nécessaires. Une fiche d’expression des besoins est créée pour cette raison.
2. Estimation du volume des ressources nécessaires (analogie, abaques)
Le décideur fait appel à des experts et peut nommer un chef de projet provisoire pour estimer le volume de compétences requis. Cette estimation peut être basée sur des analogies ou des abaques de charge. Elle permet de déterminer si le projet peut être lancé ou non.
3. Estimation précise des besoins en ressources
Une fois que la demande de projet est validée, une estimation plus détaillée des compétences est réalisée. Cela implique d’identifier les compétences, l’expertise, les qualifications et l’expérience nécessaires pour mener à bien le projet. Il s’agit également de déterminer la disponibilité des « talents » et de les affecter aux différentes phases du projet, tout en commençant à planifier le projet. Selon les disponibilités des ressources, des décisions concernant le personnel, la sous-traitance et la priorisation doivent être prises.
4. Réévaluation régulière des besoins en ressources
Pendant l’exécution du projet, les besoins en ressources évoluent en fonction des changements de périmètre ou de délais. Il est donc essentiel de réévaluer régulièrement les estimations et de s’adapter en conséquence.
5. Capitaliser sur l’Apprentissage : Clôture du Projet
La clôture du projet offre l’opportunité de capitaliser sur les enseignements tirés du projet. Ces enseignements serviront de référence pour des projets similaires et permettront de mettre à jour les abaques de charges.
Quelques méthodes de calcul pour évaluer les charges et délais d’un projet
Calculer le temps minimal et le temps optimal de réalisation du projet
Tmin (exprimés en mois) = 2,5 * (charge en mois homme)^1/3 (exposant 1/3 = racine cubique)
Estimer les ressources optimales nécessaires à la réalisation du projet
Le nombre de ressources est fonction de la racine carrée de la charge en mois homme.
Nombre de ressources = (charges en mois homme)^1/2
Ainsi, pour un projet estimé à 240 JH, soit 12 mois homme, il vous faudra 3,5 Equivalent Temps Plein.
Quel outil utiliser pour vous aider à planifier les ressources d’un projet ?
Calculer le nombre de ressources nécessaires pour un projet est un processus évolutif et itératif qui demande une planification minutieuse et une vision claire des objectifs.
Pour faciliter cette démarche, nous vous suggérons d’explorer l’utilité d’un logiciel de Gestion de Portefeuille de Projets (PPM) tel que Project Monitor. Grâce à Project Monitor, vous bénéficiez d’outils avancés pour gérer les demandes de projets, créer des fiches d’intention à partir de modèles prédéfinis, planifier les ressources tant génériques que spécifiques, et suivre l’exécution des projets en temps réel.
En adoptant ces étapes et en tirant parti des fonctionnalités de Project Monitor, vous vous donnez les moyens de calculer plus précisément les ressources nécessaires à la réussite de votre projet, tout en réalisant vos objectifs avec succès. Découvrez comment Project Monitor peut optimiser vos démarches de gestion de projet dès aujourd’hui.
Autres questions fréquemment posées sur la gestion des ressources
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