Facilitez le télétravail et animez vos équipes grâce au Daily Meeting !

Durant cette période de COVID19, vos équipes sont à distance et vous cherchez des moyens pour organiser et maintenir l’activité avec vos collaborateurs. Vous êtes surement en train de vous poser ces questions :

• Comment s’organiser en gestion de projet autour du télétravail ?
• Comment suivre et animer les équipes ?
• Quels sont les outils et bonnes pratiques pour mieux communiquer en interne autour de l’avancement des projets ?

La solution du Daily Meeting ? Un point équipe de 15 minutes chaque matin pour aborder les sujets en cours !

 Vous verrez dans cet article :

• Pourquoi organiser un daily meeting ?
• Concrètement comment se déroule un daily meeting
• Conseils : mieux organiser votre daily meeting pour animer votre équipe

Pourquoi organiser un Daily Meeting ?

Le Daily Meeting « Réunion du matin » consiste à rassembler vos équipes pour faire le point des sujets en cours. Il s’agit de faire le point rapidement et efficacement sur les dossiers en cours, généralement en 15 à 20 minutes maximum. Les avantages du Daily Meeting sont à la fois collaboratifs et motivants :

• Ils permettent d’améliorer l’engagement des collaborateurs sur les missions à réaliser
• C’est un excellent moyen de garder les collaborateurs connectés sur des périodes de confinement
• Toute l’équipe reste informée des progrès de chacun et des difficultés rencontrées
• Chaque membre de l’équipe contribue à l’objectif plus large d’amélioration du service
• Les collaborateurs ressentent l’appartenance au groupe et peuvent partager les réussites tout comme leurs problèmes

Concrètement comment se déroule un daily meeting ?

A la base, les Daily Scrum Meeting sont utilisés en méthode agile pour animer les sprint des développeurs. Mais cette méthodologie est simple à transposer dans n’importe quel service pour challenger vos équipes : Marketing, Commercial, Support client…

Le principe d’un daily meeting :

Le daily meeting est une réunion courte en début de journée qui rassemble l’ensemble des membres d’une équipe. Elle se fait généralement debout (une astuce pour la maintenir dans un format court) devant un tableau de type kanban . En mode télétravail, partage d’écran, micro et webcam permettent de reproduire un dispositif similaire. Le maintien du format court sera le principal challenge.

1.Ritualiser le daily meeting

Votre daily meeting doit se tenir chaque jour ouvré, à heure fixe, avec tous les membres de l’équipe en invité permanent. En télétravail, vous pouvez envoyer un événement récurrent via votre application d’agenda partagé. Organisez votre daily meeting en début de journée, 15 / 20 minutes après l’arrivée de vos collaborateurs c’est un horaire permettant en préalable,  à chacun, une prise d’information rapide et des urgences éventuelles via les canaux de communication de votre entreprise (mail, réseau sociaux d’entreprise, appel, …)

2. Mettre en place le support d’animation : le kanban

Le kanban est un outil de management visuel terriblement efficace pour les daily meeting. On visualise instantanément l’avancement des sujets et les tâches de chacun. Le tableau kanban structure les étapes de travail. Toutes les tâches sont représentées sur un tableau accessible à tous les membres de l’équipe.

• Ce tableau peut être « physique » (paper board, feuille kraft, white-board) avec des post-it
• Ou alors il peut être dématérialisé dans une application de gestion de projet, nous vous expliquons plus bas un exemple sous le logiciel Project Monitor

Inutile d’appliquer l’ensemble des principes du kanban pour vos daily meeting (logique de flux, le travail terminé tire le travail à faire, …). L’objectif ici, c’est qu’il serve de base à l’échange et à une vision partagée de ce qui doit être fait dans la journée.

En général un kanban est structuré en 4 colonnes qui correspondent aux statuts de tâche. Une tâche doit « traverser » le kanban et passer de colonne en colonne en fonction de son d’avancement.

• A débuter : la tâche n’a pas encore été prise en charge, la positionner dans cette colonne nécessite d’avoir définit un porteur et une vision de ce qu’il faut réaliser
• En cours : La tâche est en cours de réalisation avec une échéance définie
• A valider : La tâche est réalisée mais elle doit être confirmée/validée par l’équipe ou personnes tierces
• Terminé : On peut « flusher » la tâche et la sortir des projets, nous n’allons plus revenir dessus

On peut compléter avec une cinquième colonne pour collecter les idées ou les tâches attribuée ou priorisée :

• Idée : en général à ce stade, on n’a pas encore définit la tâche comme étant prioritaire ou alors les personnes allouées ne les ont pas encore intégrées dans leur agenda

3. Créer vos « tâches », « user stories » et « activités »

Votre kanban à vocation à donner une vision de l’ensemble du travail de votre équipe. Que ce plan de travail soit issu de vos projets ou activité récurrente. Là encore pas besoin d’avoir tout recensé, mais d’avoir par contre une vision exhaustive de ce qui a été réalisé la veille et ce qui doit être fait dans la journée. L’imprévu a sa place mais il est important de le partager lors du daily meeting (et parfois de créer rétroactivement une tâche). Avec le télétravail, il importe de bien décomposer les actions et définir des livrables motivants et atteignables. Vous verrez qu’il est particulièrement gratifiant et stimulant de mettre une tâche dans la colonne « fait ».

Dans votre kanban, vous allez déjà déterminer les tâches qui déclinent de vos objectifs. Dans le domaine informatique et le référentiel agile scrum, on parle de « user story ».  Une user story est une demande fonctionnelle pour un développeur basée sur un utilisateur clé du produit. Elle présente une vision utilisateur autour de 3 axes : rôle, besoin et valeur métier

• <En tant que>>Je Veux>>Afin de>.
• <En tant que> rôle, utilisateur
• <Je Veux> besoin, action
• <Afin de> bénéfice, valeur métier

Plus largement, si vous souhaitez appliquer le kanban au sein d’autres services comme le marketing ou commercial, il peut s’agir d’objectif à réaliser : Réaliser un cas client, Rédiger un article, Créer une fiche produit, relancer un client, préparer une soutenance, …

La règle : ce qui est à faire doit être présent dans le kanban

En complément de la description du contenu de la tâche, il est très utile de compléter avec :

• Par Priorité : Vous allez déterminer la priorité de cette tâche, est-elle indispensable à votre business ? Doit-elle être réalisée dans le mois, dans la semaine, dans la journée ?
• Dans le temps : Déterminez un timing pour vous challenger sur la production de cette tâche
• Par ‘leader’ : Fixer une personne responsable du projet. Elle devra animer la réalisation de la tâche, contacter les autre interlocuteurs concernés si besoin ect. C’est cette personne qui sera en charge de déplacer l’avancement de la tâche et faire progresser le projet.

4. Animez vos daily-meeting

Vous avez ritualisé le rendez-vous, votre équipe au complet est présente (par webmeeting ou devant le tableau). Vous avez votre kanban avec l’ensemble de votre activité présente sous forme de tâche ou activité… Il ne reste plus qu’à passer tout cela en revue. Les clés d’animation peuvent être variée. La plus classique par personne : chacun passe en revue ses réalisations et le cas échéant change le statut de la tâche. Cela peut se faire par projet et c’est l’équipe projet qui partage son avancement. Cela peut se faire par priorité si l’on souhaite écourter le daily meeting : focus sur l’urgent et le prioritaire.

La bonne nouvelle : il n’y a pas de Compte Rendu à rédiger. C’est le kanban avec les changements de colonne des tâches qui fait office de compte rendu !

Les bonne pratiques pour un Daily Meeting réussi

Toute d’abord, notre conseil c’est de garder en tête l’objectif du daily meeting. Ce n’est pas un moyen de « justifier » ce qu’on a fait la veille ou ce qu’on va faire la journée ! Il doit concrètement reprendre les principes suivants :

• Faire un bilan général des missions de chacun

Sur la semaine type, quelles sont les tâches à réaliser, les segmenter en priorité puis les définir dans le temps, pour aujourd’hui, demain ?

• Aborder les problématiques

Quelles sont les difficultés particulières rencontrée sur un projet (tout le groupe réfléchit ensemble à trouver une solution).

• Garder en tête les objectifs principaux

Quels sont les objectifs de l’entreprise ? en quoi cette tâche y répond ? Attention à bien définir les priorités qui en découlent, maintenir la vision globale du projet et l’objectif à atteindre.

• Garder le timing

Définissez un timing global et un timing par personnes pour pouvoir adapter le temps de chacun. Vous pouvez installer un timekeeper et un buzzer ! Si il y a trop de difficultés rencontrées il faut prévoir une réunion/atelier sur le sujet.

• Identifier les pistes à encourager et celles à abandonner

Faut-il les maintenir ? Sont-elles toujours en adéquation avec l’objectif global de transpire ? ou on décale la tâche « à débuter » car elle n’est pas prioritaire ?

• Responsabiliser les collaborateurs sur des actions concrètes et réalisables

Chaque collaborateur est invité à modifier/bouger les cartes selon leur avancement, ce qui permet de voir concrètement son travail aboutit !

• Synthétiser son état d’avancement

Le brief de ce que j’ai fait/vais faire : la veille / aujourd’hui / Difficultés. En quoi le projet a avancé ? Quelles sont les étapes manquantes/à venir pour finaliser ma tâche ? Qui peut m’aider sur le sujet ? Ai-je bien les accès/ressources nécessaires pour y parvenir ? Quelle est ma priorité aujourd’hui ? Qu’est-ce que je prends en charge pour l’équipe ? A quoi je m’engage, et pour quand ?

Vendredi 20 mars 2020

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