Retour d’expérience de DPD Group / Geopost sur la mise en place de Project Monitor

Retour d'expérience DPD Group

À l’occasion du PM CLUB 2021… DPDGroup occupe le devant de la scène ! Laure OMNES, PMO au sein de la DSI, a proposé un riche retour d’expérience sur la mise en place de Project Monitor.

Découvrez dans cet article compte rendu du témoignage de DPD Group :

DPDGroup, n°1 du colis express en Europe

DPD Group, filiale du groupe La Poste, assure la prise en charge, le transport, le suivi et la livraison des colis et documents que les entreprises françaises ou internationales, leur confie au quotidien.

Le plus grand réseau de livraison de colis en Europe connait un record en 2020 en atteignant les 11 milliards d’euros de chiffres d’affaires. Pour cette fois… « merci la COVID » 😊 Ce boom d’activité se traduit par à une croissance proportionnelle du portefeuille de projets.

DPD Group en chiffres clés :

Une nouvelle gouvernance projet adossée à un logiciel PPM

« À ma prise de fonction de PMO,  mon premier challenge tenait en une question :  Comment je fais pour avoir une vision globale de tous nos projets ? Dit autrement, que fait-on vraiment ? »

C’est pour y répondre, dans un contexte en plein changement, que la DSI de DPD Group a lancé la mise en place de Project Monitor. Le groupe évolue dans un contexte international et multiculturel. La Direction des Systèmes d’Information, bien que fonction support ne fait pas exception. Elle est répartie sur plusieurs sites dans plusieurs pays soit…plusieurs entités juridiques. Quant aux clients, aux filiales du groupe, ils sont répartis partout dans le monde.

S’imposent alors un besoin de rationalisation et de transparence vis-à-vis de la gestion de projet. En clair, comprendre « qui travaille sur quoi et pour qui », in fine, un suivi des ressources version améliorée.

DPD Group a mené simultanément la mise en place de la plateforme PPM et de la nouvelle gouvernance projet. Le challenge, obtenir une vision à 360° des projets alimentée par une remontée d’information de façon limpide et fluide. Pour cela, le nouveau DSI de DPD Group a fait confiance à VIRAGE Group pour le management de son portefeuille projet.

6 semaines pour la livraison de la plateforme projet

Chez DPD Group, on livre les projets avec la même obsession de rapidité de livraison des colis. Le projet de mise en place de Project Monitor s’est fait en mode commando !

Seulement 6 semaines après la réunion de lancement, le suivi des projets, sur Project Monitor, était opérationnel. La plateforme PPM Project Monitor est arrivé dans un temps record sur les postes des chefs de projet.

L’équipe projet a commencé par un travail d’optimisation des structures de suivi type, notamment planning et phases. Cette rationalisation a permis de rapidement initialiser la base avec l’intégralité des projets.  Il ne restait plus alors qu’à former et déployer auprès des équipes projet. A partir de janvier 2020, 100% des ressources de la DSI étaient à même de réaliser leur suivi des temps.

300 utilisateurs actifs ; 6 sites différents ; 6 gestions de calendriers différent (jours fériés, vacances…) ; mais 1 langue commune, l’anglais et 1 outil commun : Project Monitor

Quelque soit le type de ressources, internes, externes ou prestataires au forfait, tous saisissent leur temps afin de disposer d’une vision globale du volume/jour par projet et ce, à travers 3 grandes catégories d’activités :

Une utilisation quotidienne, pour être au rendez-vous des temps forts de la gouvernance projet

« En tant que PMO, Project Monitor est toujours ouvert, tout le temps, tous les jours…et je ne suis évidemment pas la seule à l’utiliser! »

La Home Page Project Monitor est construite autour d’une valeur : la transparence. Toutes les ressources accèdent à des données similaires : météo des projets, raccourcis vers les projets…. La Home Page des projets propose une vision rapide des dates de début et de fin, des équipes en charge du projet, des parties prenantes assignées ainsi que des charges réalisées depuis le lancement.

Un comité de pilotage nommé STEERCO PROJET

COMOP, COPRO, COPIL PROJET … chez DPD Group, le comité de pilotage du portefeuille est appelé STEERCO PROJET.

En amont (sur Project Monitor), pour préparer ce monitoring mensuel des projets (en plus des cockpits ressources et projets), chaque chef de projet répond à un questionnaire, nommé « follow up », qui aborde différents points tels que :

Ces éléments d’informations, ajoutés au planning mis à jour et exportés en PPT, sont utilisés comme support de présentation et ainsi considérés comme mine d’or au bon déroulement des Steerco Projet.

La magie du portfolio : 50 projets traités en CODIR

Aussi, lorsqu’il s’agit d’échanges relatifs aux enjeux du groupe, ce sont les fonctions de Portfolio et Diaporama de Project Monitor qui donnent le tempo. En effet, pour leur revue de projets, les membres du CODIR IT chez DPD Group sélectionnent ceux sur lesquels ils veulent échanger. La fonction diaporama anime l’instance.

Au sein de la DSI, plusieurs types de portfolios ont été créés selon les départements. L’objectif est d’ajuster le paramétrage et les indicateurs propres aux instances et à la méthodologie projets observée : volume de projets, répartition par statut, planning des projets, météo….

« En moyenne, nous passons en revue une cinquantaine de projets. Le tout en 2h »

Puissant outil d’animation et de priorisation des projets du portefeuille, la fonction « diaporama » dévoile : indicateurs clefs, commentaires, risques, planning, jalons restants, nombre de jours passés… de quoi faciliter le processus de prise de décision en comité de direction.

« La fonction clef des revues : le bouton ADD. Il permet de prendre des notes directement en séance. Je gagne du temps pour les comptes rendus. et cela donne de la visibilité sur toutes les décisions ! Quand on refait la revue de projet, on s’appuie sur les notes du CODIR précédent. Cela assure la traçabilité sur l’avancée des actions identifiées. »

Quant aux comités d’exécution, les sujets abordés étant annoncés en amont, chaque membre peut accéder à une vue globale de son Portfolio en extrayant la fiche synthèse depuis Project Monitor pour le suivi des KPI d’avancement des projets (nombre de jours hommes réalisés sur tel site géographique, volume de jours homme passé au niveau de l’architecture, activités avec le plus de charges … )

Project Monitor, base de la refacturation interne

Encore manuelle et chronophage à date, la refacturation interne chez DPD Group sera prochainement facilitée par l’automatisation grâce à la mise en place du Datamart.

En tant que PMO, Laure OMNES a besoin de voir combien de jours homme ont été passé sur tel projet pour tel pays… Chaque projet dispose donc d’une clef d’allocation entrée tandis que chaque ressource est rattachée à un profil avec un TJM propre, c’est la base de la refacturation ; une refacturation pouvant être financée à 100% par le groupe ou être répartie sur plusieurs sites.

Quelles perspectives d’avenir pour DPD Group ?

Caricature de FIX - DPD Group

Que peut-on retenir de la mise en place de Project Monitor chez DPDGroup ?