Comment j’ai (enfin) pu parler des KPI projets avec mon DG ? Témoignage de la startup Bornes Solutions 

« Combien de bornes électriques ont été installées la semaine dernière ? Où en sont les projets ? »  

Pour le chef de projet QSE de Bornes Solutions, ces deux questions sont devenues le point de départ d’une réflexion approfondie sur la gestion de portefeuille de projets au sein de l’entreprise. 

En effet, lorsque les projets constituent le cœur de l’activité de l’entreprise, il est essentiel de pouvoir répondre rapidement et efficacement à ces questions posées par le DG. 

Dans cet article, nous allons découvrir comment la mise en place d’une démarche PPM et l’utilisation du logiciel Project Monitor ont permis à Bornes Solutions de sécuriser la délivrabilité de ses projets dans un contexte de forte croissance.  

Découvrez aussi dans cet article, les défis, les conseils et les clés qui ont permis à l’entreprise de devenir un opérateur incontournable des « nouvelles stations-services ». 

Les défis de la croissance rapide pour Bornes Solutions

Une croissance exponentielle en quelques années…

C’est en 2015, en voyant arriver les premières Tesla, que Jérôme Princet a eu l’idée fondatrice de Bornes Solutions. Les propriétaires de véhicules électriques auront besoin de les recharger à leur domicile et sur leur lieu de travail. Et c’est le début du déploiement de ces nouvelles stations-services avec une offre d’opérateur de bornes électriques. 

L’année 2020 marque un tournant dans l’histoire de l’entreprise avec une accélération du marché des véhicules électriques. La Startup Parisienne, dont le DG avait installé lui-même la première borne dans un garage parisien, se lance à la conquête de la France en déployant équipes et projets dans toutes les régions.     

…. Qui fait apparaitre des enjeux de visibilité sur le suivi de projets

Ce déploiement à grande échelle fait rapidement apparaitre des problèmes de suivi et pousse Hachim Abdallah et son DG à raisonner en logique de projets.  

En effet, le déploiement rapide de l’entreprise sur le territoire national pose des problèmes de visibilité.

Au début, le fondateur connaissait tous les dossiers… mais très vite il a fallu changer d’échelle et disposer d’une modélisation de l’activité pour piloter la croissance. Déployer le réseau des bornes est devenu un challenge de pilotage d’un portefeuille projets.

Hachim ABDALLAH

Il devient impossible de suivre simultanément les projets de 7 régions avec des fichiers Excel. La multiplication des fichiers Excel pose un problème de performance et peut être source de fausses manipulations. Une nécessité de standardisation, de consolidation et homogénéisation se pose alors. 

Mettre en place des process qui évoluent selon un ensemble d’étapes avec des temporalités différentes

L’installation de borne « n’est pas qu’un simple acte technique ». Elle suit un processus qui se déroule en plusieurs étapes avec des temporalités différentes. Ces étapes peuvent se chevaucher, avoir lieu en parallèle ou être séquencées. Aussi, chaque site et chaque parking ayant ses propres spécificités, il est nécessaire de faire preuve de souplesse pour impliquer les acteurs clés au bon moment. Du lancement du projet par le service commercial à la livraison finale de la borne à l’utilisateur, le projet est supervisé par un chef de projet. Chaque projet mobilise des équipes terrains, des experts du bureau d’étude et se fait avec le soutien de l’équipe d’administration des ventes. 

La prise de position sur le marché nécessite d’aller vite tout en veillant à mobiliser les moyens financiers au meilleur timing. Le modèle économique de Bornes Solutions les amène à “précréer” les projets d’équipement d’une résidence pour anticiper le plan de charge mais de lancer les travaux qu’à la signature du premier « contrat borne ». Ainsi, un « projet infrastructure » est initié à la signature d’un contrat d’engagement par une copropriété mais les travaux ne sont déclenchés qu’à la signature d’un utilisateur final, avec la création cette fois d’un « projet borne ».  Ce séquencement particulier, implique une grande souplesse et une agilité dans l’ordonnancement et le suivi des projets, dépassant les limites des tableurs Excel traditionnels.    

Mise en place d’une démarche projet et outillage

L’année de croissance de 2020 et son lot de problématiques pousse donc Hachim Abdallah et son DG à réfléchir à la mise en place d’une vraie démarche projet. L’objectif est de retrouver la visibilité du terrain en temps réel et de standardiser le suivi d’un grand nombre de projets. L’idée de mise en place d’un outil de gestion de portefeuille projets, s’impose. C’est alors qu’ils choisissent le logiciel Project Monitor. 

Cette démarche a pour principaux objectifs de : 

• Sécuriser le portefeuille projets des opérationnels 
• Outiller le management du portefeuille  
• Apporter un soutien aux chefs de projet 

Il apparait rapidement qu’au-delà de l’outil, c’est une véritable démarche PPM qui est mise en place avec un double défi : faire face à une forte hausse de l’activité et construire le mode de fonctionnement pérenne de la startup. 

En effet, la réflexion autour de Project Monitor a aidé la startup à mettre en place des rituels projets et des bonnes pratiques.  Bornes Solutions a par exemple dû définir « comment gérer l’arrivée des projets dans Project Monitor et comment les traiter et les modéliser dans le logiciel ? »  

Le déploiement de Project Monitor a participé à la mise en place de bonnes pratiques comme le fait de consigner tous les commentaires et les faits marquants des projets.  

Initialement pensé en mode projets et portefeuille de projets, l’utilisation de Project Monitor a fait rapidement apparaitre des bénéfices insoupçonnés dans le pilotage quotidien. En effet, la fonctionnalité de gestion des tâches est devenu un outil majeur de suivi de l’activité quotidienne. Cette fonctionnalité permet aujourd’hui aux équipes de Bornes Solutions de : 

• Fluidifier la transmission d’informations entre services 
• Figer les livrables avec la mise en place de gabarits de tâches  
• Prioriser les demandes grâce aux dates d’échéance 
• Mieux visualiser l’activité grâce au Kanban multi projets

La fonctionnalité de revue de portefeuille est un réel gain de temps avec la possibilité de passer en revue une vingtaine de projets sur un créneau d’une heure à une heure trente. Cette fonctionnalité permet aussi d’identifier les points de blocage et les actions correctrices à mettre en place et peuvent être partagé avec tous les acteurs concernés.  

L’utilisation de Project Monitor offre des gains de temps très précieux et surtout « dans un marché en pleine croissance, le temps c’est ce qu’il y a de plus précieux ».   

Les KPI clés mis en place grâce à Project Monitor pour mesurer la performance des projets

Comme nous l’avons vu en tête d’article, toute la démarche de PPM est partie du fait que confronté à une activité en pleine croissance, Hachim Abdallah n’était plus en mesure de répondre efficacement à son DG sur le suivi des projets d’installation de bornes.  

KPI « de délivrabilité » des projets

Avec Project Monitor Hachim Abdallah a pu mettre en place toute une infrastructure de données lui permettant de suivre et de piloter de manière très fine tous les projets.  

La collecte et l’exploitation de ces informations lui ont permis de répondre sereinement à son DG et de mettre en place des indicateurs clés de « délivrabilité » des projets :    

• Nombre de bornes installées  
• Nombre de bornes en cours d’installation  
• Nombre de bornes en prévision d’installation  

Ce sont des informations capitales d’un point de vue opérationnel pour valoriser les équipes très mobilisées sur le terrain, mais aussi d’un point de vue stratégique afin d’apporter des données précises sur les actifs créés aux actionnaires et aux financeurs.  

L’utilisation de Project Monitor a offert une nouvelle visibilité temporelle et géographique via notamment des notions de cartographie projets.  

KPI de la performance des projets

La mise en place de Project Monitor s’est également inscrite dans une démarche d’amélioration continue des process et a permis d’identifier les points de blocage et de les corriger au fur et à mesure. L’interprétation des données a permis la création d’indicateurs clés de performance de projets comme notamment des indicateurs de :  

• Durée moyenne des projets  
• Nombre de projets géré par chef de projet 
• Nombre de projet réalisé par typologie  
• Identification de la complexité des projets  

Project Monitor, l’outil clé au cœur des interfaces 

Le choix de Project Monitor a été déterminé par la possibilité d’interfacer l’outil avec le CRM via le connecteur Zapier. En effet, il était primordial pour Hachim Abdallah que l’outil choisi soit au cœur de la démarche projet et donc puisse s’intégrer au cœur du Système Informatique.  Il était crucial que les « affaires gagnées » dans le CRM se retrouvent automatiquement dans Project Monitor afin de ne pas perdre de temps à devoir les créer manuellement, et que les opérationnels soient informés immédiatement de l’arrivée d’un nouveau projet.   

Aussi, la possibilité de structurer et d’organiser le portefeuille de projets par région pour pouvoir rattacher le bon projet à la bonne région a été un gain de temps précieux et offre des possibilités de clés de consolidation pour créer des rapports pertinents.  

Le choix de Project Monitor a également été fait grâce à la possibilité de créer des attributs et des champs personnalisés permettant de structurer ses données de manière personnalisée pour pouvoir les exporter et les exploiter dans un logiciel de datavisualisation (power BI).  

Power BI a été utilisé pour interconnecter diverses sources de données, notamment des informations provenant du CRM, des fichiers Excel et des données extraites de Project Monitor. Grâce à cela Hachim Abdallah a pu traiter un grand nombre de données et créer des tableaux de bord qui lui ont permis de prendre des décisions éclairées et d’améliorer les performances de Bornes Solutions.    

Conseils clés pour une mise en place réussie de la démarche PPM 

Fort de son expérience de mise en place d’une démarche PPM et de l’implémentation de Project Monitor, Hachim Abdallah nous livre de précieux conseils :  

• Il est nécessaire d’impliquer les équipes opérationnelles dès la première phase du projet en invitant par exemple les chefs de projets aux ateliers de paramétrage de la solution. Il est également essentiel de faire venir rapidement le formateur Virage pour aider les chefs de projets à prendre en main l’outil.   
• Il faut également être à l’écoute et ne pas hésiter à organiser des ateliers pour que les chefs de projets ne se détournent pas de l’outil.   
• Il est essentiel de s’assurer que l’organisation structurelle de l’entreprise soutien efficacement la mise en place de la démarche PPM. Dans le cas de Bornes Solutions la nécessité de créer une fonction d’assistants chefs de projets dédiés à l’utilisation de Project Monitor est rapidement venue à notre esprit. L’objectif étant de permettre aux chefs de projets de se concentrer sur la partie opérationnelle et de faire avancer les chantiers.  
• Il est pertinent de sans cesse se remettre en question et de faire évoluer les pratiques quand cela est nécessaire. Cela a été le cas lors de la simplification des gabarits pour s’assurer de la saisies d’information.   
• Il est important de ne pas s’éparpiller mais de rester concentré sur son cœur d’activité et de choisir quelques indicateurs clés pour la piloter.  

L’expérience de Bornes Solutions illustre l’importance de la gestion de portefeuille de projets pour la réussite des projets quand ceux-ci sont au cœur de l’activité. Grâce à la mise en place de KPI l’entreprise a pu répondre aux défis de suivi et de standardisation des projets dans un contexte de croissance exponentielle, garantissant ainsi la délivrabilité des bornes électriques dans toutes les régions de France. La mise en place d’une démarche de gestion de portefeuille de projets a été un facteur clé de succès dans l’atteinte des objectifs de la startup. En effet, elle forme depuis septembre, avec l’entreprise Zeplug, qu’elle a rejoint, le premier opérateur de services de recharge pour véhicules électriques en copropriété et en entreprise. Aujourd’hui, plus d’un million de places de stationnement sont couvertes par le service. 

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