PMO : les défis pour 2022

Vous aimeriez avoir une boule de cristal pour anticiper les défis PMO en 2022 ?

Et bien c’est votre jour de chance, car nous avons organisé un webinar avec 3 experts pour vous éclairer sur l’avenir. Autour de cette table ronde virtuelle, découvrez leur témoignage : Quels seront les projets phares de l’année 2022 ? Comment les PMO s’organisent pour ces nouveaux défis ?

3 experts du futur pour cette vision PMO 2022 :

• Stéphane GRAVIT, Responsable Développement Logistique Projets – Groupe Les Mousquetaires
• Dominique DEJEAN, PMO – Toulouse Métropole
• Magali DARBO – Manager & Expert PMO –  Noveane

Découvrez dans cet article les temps forts du webinar. Si vous voulez l’intégralité des échanges regardez la vidéo :

Voir le replay

Au programme :

• Portrait robot de PMO
• La transformation des méthodologies PMO
• Les outils de suivi du portefeuille projets
• PMO et euros : (re)mettre le retour sur investissement dans la balance
• Best of des sondages
• Best of des questions/réponses

Pour commencer, nous avons interrogé les participants au Webinar :

Quel est votre portrait robot PMO (je vous dirai votre avenir…!)

Définissez votre portrait robot PMO

Il y une nuance dans cette logique de PMO, avec différentes typologies. Nous avons donc interrogé les participants sur leur rôle de PMO :

-Est ce que vous êtes plutôt un PMO de portefeuille ou de programme ?

-Est-ce que vous êtes plutôt un PMO positionné sur les enjeux stratégiques, les grands arbitrages ?

-ou plutôt opérationnels au moment du soutien auprès de vos différents projets ?

La réponse en image 👉

Et vous, quel est le portrait robot de votre PMO ?

Cette première série de questions peut vous aider à définir vos objectifs prioritaires pour 2022 !

• Effectif : PMO / Nombre de Chefs de projets
• Typologie de projet​
• Taille du portefeuille​ projet
• Matrice : Opérationnel / Stratégique – Programme / Portefeuille​
• Date de création du PMO
• Niveau de Maturité ​
• Méthodologie projet utilisée

Nos speakers vous répondent sur leurs profils et leur organisation PMO

« Je suis un PMO opérationnel, mon poste a été créé début 2018, et nous sommes orientés portefeuille. On est sur de l’opérationnel, dépendant de progiciels et outils spécifiques. On s’est doté de cellules de développement. La taille du portefeuille, aujourd’hui, on est aux alentours de 160 projets actifs. Pour la projection 2022, nous allons passer de 15 à 35 Chef de projets informatique. Notre maturité est de type moyenne, nous avons différentes marches : la reprise des données, l’approche budgétaire, la gestion des ressources. La grande méga marche à atteindre en 2022 est l’exploitation des indicateurs portefeuille ! Le méthodo est en cycle en V, nous allons vers l’agilité sur quelques domaines »

« Je suis Responsable Développement Logistique Projets. Nous avons un effectif de 25 personnes dans cette direction. Mon rôle est celui d’un PMO stratégique. Nous avons 2 PMO opérationnels qui pilotent le portefeuille et un autre plus axé sur la partie financière. Le spectre projet est large : nous pouvons agir aussi bien sur la construction de bâtiments, des projets IT, RH, immobiliers… Tout le spectre des établissements logistiques. Plus une branche data au sein de la direction. La notion de PMO s’est faite en 2015, depuis l’acquisition de l’outil PPM de Virage Group, qui nous a amené à repenser notre organisation. Notre maturité est assez développée sur la partie planning, besoins, ressources. La partie financière est notre axe de développement majeur. Notre méthode projet est plutôt « maison », plutôt cycle en V, avec de l’agilité sur certaines phases projets sur la partie conception et réalisation. » Stéphane GRAVIT

Noveane est un Cabinet de Conseil spécialisé dans la gouvernance du système d’information des organisations numériques.

« Je suis consultante prestataire. Actuellement en mission PMO, j’intervient sur un programme, plutôt opérationnel. La structure PMO existe depuis une 20ene d’année chez Noveane. Nous constatons chez nos clients que la notion de PMO et gestion de projets et plutôt mature, cycle en V ou agile. » Magali DARBO

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La transformation des méthodologies PMO

Panel des méthodes PMO

Sondage – Quelle est votre méthode projets ?

👉 Les participants répondent lors du webinar :

Et si vous deveniez un PMO Agile

L’Agilité était longtemps plus orientée aux projets informatiques. Et aujourd’hui, on se rend compte que cette transformation se généralise et s’étend à toute l’organisation. On ne parle pas seulement de mise en place de méthodologie ou d’outils. On parle vraiment d’une transformation, d’une évolution en terme de culture de l’organisation. Cette transformation va s’opérer autour de trois axes :

• l’axe organisationnel,

• humain

• et technique.

Si on regarde plus précisément l’axe organisationnel, on se rend compte que dans le framework Agile, le rôle en tant que tel de PMO n’existe pas à part entière. On se rend compte que le rôle de pilotage que l’on a aujourd’hui sur les projets est éparpillés sur plusieurs acteurs.
Dans la méthode agile, on pourra parler de Product Owner, on va parler de Scrum Master, on va parler de RTE par exemple quand on est en mode SaFe.

Ce rôle de pilotage est donc réparti sur plusieurs rôles.

L’enjeu c’est que le PMO doit muter pour accompagner la transformation des organisations vers l’agilité et vers le digital.

Le PMO Agile : conduire le changement dans l’entreprise

Le PMO doit donc adopter un état d’esprit agile pour piloter la transformation. Le cabinet de consulting Noveane nous éclaire sur l’évolution agile sur PMO :

« On ne parle pas de mutation au niveau de l’expertise. La mutation se fait plus sur la posture et notre état d’esprit. Il faut ajuster les pratiques à chaque contexte de l’organisation. C’est à dire que l’on devient finalement des praticiens agiles. On parle de « Praticiens » dans le sens où on doit comprendre les pratiques agiles, on doit connaître les fondamentaux. L’objectif est d’accompagner les organisations dans leur transformation et dans la mise en place de tous ces concepts là. Notre rôle passe par le coaching des équipes, dans leur transformation, en partageant nos connaissances. On impulse (on n’impose pas!), on accompagne, on partage nos connaissances, nos expériences, afin de proposer des solutions en fonction de leur contexte. » Magali DARBO – Manager & Expert PMO –  Noveane

Les PMO et la Méthodo… 3 conseils de nos experts projets

#1 Outiller la méthodologie de projet :

Stéphane GRAVIT, Responsable Développement Logistique Projets vous partage son retour d’expérience : « Nous sommes actuellement en train d’accentuer nos templates, nos framework, pour faciliter et harmoniser le travail des équipes. Que celui-ci soit compris par tous les acteurs, quel que soit leur niveau en gestion de projet. Nous avons travaillé sur les framework de comité de pilotage projet. Nous gérons par exemple les expressions des besoins sous format QCM. Nous les avons intégrés dans le logiciel de gestion de portefeuille projets Project Monitor, comme gabarits de demande projets pré-établis.

Le fait de centraliser toutes les données à un endroit nous permet de sortir des indicateurs, et de faciliter les alertes.

Au delà de ça, nous avons aussi travaillé sur la partie financière et les instances de décision au niveau de l’entreprise. »

#2 Maintenir une trajectoire :

« En tant que PMO, on capte tous les besoins de la société. Toute la structure projet démarre par là, et ensuite on pilote l’ensemble de notre portefeuille.
Cette méthodologie nous aide donc pour capter l’ensemble des besoins et piloter à moyen et long terme notre portefeuille.

Il ne faut pas oublier la direction à prendre. « Certains projets ont une échéance non pas 2022 mais 2027 ! On a besoin d’avoir la feuille de route et on a besoin d’avoir la trajectoire pour ne pas se disperser. Nous avons une planification planification à 5 ou 6 ans sur certains des projets. C’est primordial pour donner une trajectoire aux parties prenantes. » Stéphane GRAVIT.

Dominique DEJEAN, PMO – Toulouse Métropole complète cette approche : « Aujourd’hui, que ce soit les nouveaux arrivants ou les personnes qui sont là depuis des années, ils ne s’y retrouvent pas. Donc, mon objectif, c’est monter une plateforme qui soit visuelle, ergonomique et qui permette à n’importe qui de se sentir guidé, afin de de bien intégrer la méthode du groupe. Comme l’a fait le groupe Les Mousquetaires avec les formulaires intégrés dans Project Monitor. »

#3 Prendre en compte le niveau de maturité des équipes :

Les équipes ou directions n’ont pas toutes le même niveau en agilité., plus largement en gestion de projet.

« Il faut effectivement mesurer le niveau de maturité de l’organisation pour ensuite décider de la méthodologie à mettre en place. La mise en place de l’agilité au sein de l’organisation doit être adaptée avec des spécificités fortes. On voudrait bien sûr s’orienter un peu plus vers les principes de l’agilité. Mais aujourd’hui, on s’aperçoit que nous n’avons pas encore atteint le niveau de maturité nécessaire. A la Direction du numérique de Toulouse métropole, j’ai constaté qu’en fait, ce qui nous manque aujourd’hui, c’est une formalisation de la méthodologie. C’est notre challenge 2022 ! » Dominique DEJEAN

Les outils PMO de suivi du portefeuille projets

👉 Sondage – Les participants répondent sur les outils utilisés pour piloter leur portefeuille projets :

La mission du gestionnaire de portefeuille projets est de savoir prioriser

« Les indicateurs du tableau de bord sont établis via les bases de données et le datamart Galilée de Project Monitor. » Dominique DEJEAN

Nous sommes capables de suivre les volumétries. Nous avons d’ailleurs doublé la volumétrie du nombre de projets en cours sans avoir pour autant doublé les effectifs. Donc on se donne les moyens de travailler de manière plus efficiente et plus efficace.

…Tout en s’assurant de la qualité des données

« Il faut s’assurer des indicateurs sur la qualité au delà des des indicateurs opérationnels.

Nous avons donc des indicateurs de cohérence qualité (permettre aux gens de voir où on est au niveau qualité des données), des indicateurs de suivi. »

Ce système permet de responsabiliser les équipes sur la qualité des données qui saisissent car il y a des règles à respecter. Ils y ont eux-mêmes accès et peuvent corriger les anomalies. Les indicateurs sont là pour rappeler en permanence qu’il faut contrôler et garder un niveau de qualité suffisant. C’est un objectif d’amélioration continue.

PMO et euros : (re)mettre le retour sur investissement dans la balance

Le suivi budgétaire des projets est un aspect important de la planification de projet. Le logiciel de gestion de portefeuille projets Project Monitor permet de déclarer, pour chaque projet, un budget de référence détaillé par nature et par poste budgétaire. On peut aussi suivre les dépenses effectives et remonter les alertes.

L’enjeu est d’aller un cran plus loin, sur la notion de retour sur investissement (ROI).

Stéphane GRAVIT, Responsable Développement Logistique Projets – Groupe Les Mousquetaires, nous partage leur challenge sur le sujet :

« Notre challenge 2022 est de compléter les éléments de décision en allant chercher la valeur des projets.

Nous avons les reporting avec des restitutions mensuelles pour suivre l’avancement du portefeuille projets (planning, budget, ressources). Maintenant nous souhaitons aller plus loin en intégrant dans leur suivi le ROI pour les prises de décisions en arbitrage. La logique est de réintégrer beaucoup plus le ROI dans les décisions.

Nous sommes en train de compléter les indicateurs sur les projets conjointement entre la Direction Développement Logistique Projets et les autres Directions (RH par exemple). Ces données sont intégrées pour les arbitrages pour prendre en compte les sur-coûts ou les économies. Pour ajuster le portefeuille projets, il faut pouvoir le financer, et le financement passe par cette analyse ROI. »

Dominique DEJEAN de Toulouse Métropole complète cette approche : « Le ROI doit prendre en compte les coûts complets et exhaustifs des projets (maitrises d’ouvrage, intervenants externes ect….) »

Best-of des questions / réponses

Comment gérer vous les risques au niveau du portefeuille ?

« Il y a beaucoup de demandes et c’est très compliqué à gérer dans une organisation. Nous demandons au chef de projet d’être très rigoureux sur la remontée des risques potentiels, d’anticiper au maximum. Quand la demande est devenue un projet, on établit des plans d’action pour couvrir, si possible, tous les risques. »

« Pour limiter les risques on applique dès la demande un niveau de criticité pour analyser si c’est les demandes sont du confort ou de l’obsolescence technique sur des sujets IT Et surtout, à quel sujet sont liés ces demandes »

Est ce que Project Monitor vous aide à l’arbitrage des projets une fois les besoins recensés ?

« Oui, on a rajouté des attributs sur la criticité, la sensibilité des sujets. Il faut définir une liste précise d’attributs et établir les règles. Ce qui permet d’établir une matrice des priorités de projets par niveaux. »