Project Portfolio Management et cartographie au service de la gouvernance numérique

La gouvernance numérique est affaire de connaissance, d’anticipation et d’ajustement pour rester aligné avec le cap stratégique. Quand on pilote le « vaisseau SI », l’éclairage apporté par la cartographie est clé, la vision des projets apportée par le Project Portfolio Management est indispensable. La réunion des deux : projets et cartographie du SI donnent un formidable atout pour la gouvernance numérique. Explorons pourquoi la réunion des cartes et des projets vous aideront dans votre transformation numérique. 

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La puissance de description d’une carte 

Pour se rendre à une destination inédite, votre premier réflexe sera de consulter une carte. La carte permet d’envisager les options pour se rendre d’un point A à un point B. Une carte est un outil très puissant de visualisation. Cette carte vous permet très simplement et très rapidement d’envisager tous les chemins, les plus directs comme les plus longs. 

Imaginez-vous devoir le faire avec des mots ? De mettre en mots tous les chemins possibles pour vous rendre du point A au point B comme par exemple sur cette vue schématique. La combinatoire rend l’exercice fastidieux et le résultat difficile à exploiter. 

Et plus votre territoire est grand et riche en voies, plus vous augmentez les possibles… et plus votre carte gagne en puissance descriptive comparée à une mise en mots. 

La puissance d’une carte intégrant les projets 

Et si cette carte, non seulement vous donnait la situation à date, mais aussi la situation future ? La carte avec de nouvelles voies et de nouveaux points ? Vous pouvez envisager de nouvelles options pour vous rendre du point A au point B. 

Car lorsqu’on décide de se rendre au point B, la situation consultée au départ ne sera plus celle que vous rencontrerez si vous êtes dans un environnement évolutif. Le chemin le plus court au départ ne sera pas nécessairement le plus pertinent lors que vous serez en chemin (c’est d’ailleurs la promesse du service Waze qui recalcule en permanence l’itinéraire en intégrant les évolutions de la circulation, trafic, travaux, …) 

Les familiers de la gestion de projet noteront la similitude avec la représentation du réseau de Pert d’un projet. 

Du territoire à une carte dynamique du Système d’Information 

Imaginez maintenant que la carte ne représente pas un territoire mais votre système d’information.  

Imaginez que chaque point correspond à : 

• une application ou un service numérique 
• une thématique métier (RH, finance, production, …) 
• un objectif stratégique 
• un serveur 

ou bien encore imaginez que chaque lien corresponde à : 

• Un flux de données 
• Un réseau 
• Une interface métier 

Vous disposez d’un outil pour comprendre les possibilités de votre Système d’Information. 

Et si toutes ces données sont structurées selon les principes de l’urbanisation physique d’un territoire avec un plan d’occupation des sols, avec des zones, avec des quartiers, des îlots, … 

Alors vous disposez d’un formidable outil de cartographie du système d’information pour naviguer dans votre patrimoine numérique.  

Changer de vue, passer d’une vision métier à une vision infrastructure, d’une vision processus à une vision flux de donnée. 

Une vision projetée de votre système d’information 

Et si on allait encore plus loin ? Si vous pouviez visualiser le futur ? 

Si non seulement votre cartographie du système d’information décrivait la situation à date, mais en plus la situation à venir ? La situation qui sera construite par les projets numériques ? 

Car s’il y a bien un domaine qui s’enrichit et qui évolue en permanence c’est bien le système d’information. 

Imaginez donc que les points jaunes et les traits pointillés soient des projets ! 

La visualisation de votre système d’information se trouve augmentée par le futur ! Le possible à date et les possibilités à venir. Tout cela en superposant sur la carte les services numériques existant et les services numériques en phase projet. 

• Quel formidable outil de gouvernance numérique ! 
• Quel formidable outil d’anticipation des besoins ! 
• Quel formidable outil de dialogue avec les directions métiers pour échanger sur leurs besoins ! 

C’est tous les enjeux d’une interface entre le monde de la cartographie et le monde des projets. 

Pourquoi coupler PPM et cartographie du SI ?

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Le point commun de départ est la finalité des deux démarches : 

• Le Project Portfolio Management vise à aligner les moyens, les livrables (ou produit projet), les délais avec les objectifs stratégiques 
• L’urbanisation du SI vise à organiser la transformation du SI en alignant les services numériques avec les attentes et les besoins de l’organisation 

Pour arriver à converger vers cette finalité commune, les points de rencontre entre le Project Portfolio Management et la cartographie du Système d’Information, sont multiples : 

• Le Projet : c’est le trait d’union entre l’urbanisation et le portefeuille projets. Un projet IT a pour but de livrer et mettre en production un service numérique qui viendra enrichir ou renforcer le système d’information. 
• L’organisation : les projets IT sont au service des différentes directions de l’entreprise et mobilisent des moyens de l’organisation. L’urbanisation du SI organise les services numériques pour les différentes directions de l’entreprise. 
• Les objectifs stratégiques : l’urbanisation vise à s’assurer du bon alignement des réponses du SI qu’ils soient existants ou à construire avec les objectifs. Et pour la cible à atteindre, ce sont les projets qui vont permettre d’être au rendez-vous des besoins. 

• Les acteurs : qu’ils soient côté métier ou bien côtés IT, qu’ils soient porteurs du besoin ou bien bâtisseurs de solution, ils sont réunis par les projets. 
• Le choisi, le contraint et l’opportunisme : ce qui pourrait faire figure d’intrus dans cette liste, traduit le double flux entre les deux approches : 

• Le Project Portfolio Management amène, au sein de la cartographie, la liste des demandes nouvelles qui sont ensuite « projetées » sur le « Plan d’Occupation des Sols » pour juger de la cohérence globale 
• L’Urbanisation du SI amène au sein du PPM des projets contraints mis en évidence par l’obsolescence, la dette technique, le décommissionnement, l’interdépendance entre les applications 
• Et les opportunités amenées par la technologie, les élargissements de couverture fonctionnelle viennent à la croisée de ces flux. 

Project Portfolio Management et cartographie du SI pas de salut sans outils 

Le PPM et la Cartographie du SI partagent les grandes volumétries et la richesse des données. Si des approches « pilotes » avec des outils bureautiques permettent de démontrer l’intérêt des démarches, très vite il faut passer à un outil. 

Quand votre système d’information comporte des centaines d’applications avec toutes les données associées au flux, à l’infrastructure, aux processus, au métier, … on comprend aisément qu’un outil dédié s’impose. 

Le défi du volume et la nécessité d’exploration dans les projets amènent également à l’utilisation d’un logiciel de project portfolio management dédié. 

Et si vous souhaitez faire dialoguer ces deux démarches, mieux encore superposer les deux vues, les outils deviennent indispensables.  

Gérer les flux de données commun, enrichir les référentiels de la cartographie du SI et réciproquement.