Revue de projets – Enquête client

Vous connaissez la célèbre méthode QQOQCP – Quoi Qui Où Quand Comment Pourquoi ?
Et si vous appliquiez cette méthode à la revue de projets ?
Pour dresser le portrait robot type d’une revue de projets, nous avons demandé à nos clients à quoi ressemble ce temps fort de pilotage.
Découvrez en infographie le résultat de cette enquête client. Chez vous cela se déroule comment une revue de projets ?

Revue de projets avec la méthode QQOQCP

Portraits de vos revues de projets ?

De quoi parlez-vous en revue de portefeuille de projets ?

C’est la revue générale de projets qui arrivent largement en tête des pratiques. Rien d’étonnant car Project Monitor donne une vision complète des projets.  Les thématiques plus ciblées des revues de projets :

• Projets Stratégiques
• Finances ou Budgets
• Capacités / Ressources

Qui sont les acteurs des projets participants aux revues projets  ?

C’est un résultat plus surprenant pour deux raisons. Tout les acteurs projets n’y participent pas. C’est avant-tout les manager des chefs de projet et ceux qui sont explicitement convoqués qui composent les rangs des vos revues de projet. Vous ciblez donc les acteurs très vraisemblablement pour optimiser ces réunions qui sont « coûteuses » en raison des profils y participant. Deuxième point, la fonction de Project Manager Officer n’est pas systématiquement représentée. Est-ce qu’avec Project Monitor nous arrivons à un dispositif auto-animé ? Ou plus surement la fonction clé de PMO est assurée par les managers des chefs de projet ?

Où suivre votre revue de projets ?

Les participants aux revues de projets sont le plus souvent dans la même salle de réunion. Lorsque les équipes projets ne sont pas toutes au même endroit, certains participants suivent leur revue à distance (conférence téléphonique) et en partage d’écran. Les fonctions collaboratives et le mode web de l’application facilitant ce mode distant.

Quand organiser des revues de projets ?

Les revues projets mensuelles arrivent en tête des pratiques. Quand, on aborde les thématiques plus cible comme les revues de projets stratégiques et budgétaires les fréquence sont plutôt au trimestre ou semestre. Nous vous invitons à consulter ce billet d’expert sur la fréquence des instances de gestion de projet.

Comment suivre votre revue de projet avec Project Monitor ?

Vous pouvez utiliser Project Monitor pour :

• Diffusion des tableaux de bord projet – avant et après la revue
• Vidéo-projection en « Revue de projet »
• Relance Reporting  pour collecter les données partagée en revue
• Export des données (ou exploitation dans le datamart – centre de données – Galilée)

Combien de projets passés en revue ?

La moyenne de projets passés en revue est de 34 projets. C’est une moyenne qui positionne bien les enjeux : passer suffisamment de temps par projet et avoir la capacité de voir tous les projets de l’ordre du jour. Si la réunion dure 2 heures maximum, cela fait un « crédit temps » par projet de moins de 4 minutes.

Pourquoi faire des revues de projets ?

Les objectifs principaux de la revue de projet sont :

• Le partage d’information
• La prise de décision sur les projets
• La décision de lancement de nouveaux projets (Go / No Go)

De quoi parlez-vous à votre revue de projets ?

Les thèmes passés en revue de projet sont :

• Suivre l’avancement de vos projets
• Suivre les actions à débuter, en cours ou à terminer sur le projet
• Échanger sur le budget et les ressources alloués aux différents projets
• Parler de l’ambiance dans vos projets

Si vous souhaitez en savoir plus sur les apports de Project Monitor pour gérer vos revues de projets, n’hésitez pas à demander une démo  du logiciel de gestion de projet et portefeuille de projet – PPM.

Nous remercions tous nos clients ayant participés à cette enquête très instructive sur leurs pratiques.