Retour d’expérience du département Haute-Savoie (CD74) sur la mise en place de Project Monitor

L’histoire entre le CD74 et Project Monitor (PM) se jalonne en deux temps principaux, d’abord un déploiement au sein de la DSI en 2014 dont l’ambition était d’établir le registre exhaustif des activités de la direction. Puis en 2017 où l’apparition du pôle PMO va permettre de révolutionner l’usage de Project Monitor au département pour en tirer le meilleur parti.

Speakers du département de Haute-Savoie :

• Solange EXCOFFIER – Chargée de projet / PMO
• Sandrine CHABANNES – Responsable de l’unité Comptabilité, Marchés

Découvrez dans cet article les temps forts du témoignage du département Haute-savoie :

• Le contexte du déploiement de Project Monitor = projet « PIRAMID »
• La méthodologie et l’animation du portefeuille projet
• Le bilan de l’implémentation
• L’accompagnement et la formation

Historique de l’implémentation

Le premier déploiement de Project monitor au sein du CD74 naît du Projet d’Informatisation du Registre des Applications Métiers, de l’Infrastructure et des Développements (PIRAMID, qui devint le nom de Project monitor au CD74). L’édification de ce registre devait alors permettre de disposer d’une base de données fiable et formalisée des activités de la DSI.

L’implémentation de Project Monitor démarre en Juillet 2013, et six mois plus tard un premier groupe d’utilisateurs (de la taille d’un service) passe en production, encore trois mois plus tard le périmètre d’utilisation s’étend à toute la DSI. À la suite de ce premier déploiement réussi, certaines directions métiers se sont montrées intéressées par l’utilisation de l’outil et fin 2014, des utilisateurs pilotes ont été identifiés pour apprécier plus précisément l’intérêt d’une extension de périmètre à leur direction.

Bilan de la première implémentation de Project Monitor et bénéfices

Cette première implémentation a permis de dresser un premier bilan des avantages tirés de l’utilisation de PM. Les bénéfices identifiés :

• Formalisation claire du registre des projets
• Gestion collaborative et documentaire facilitée
• Disposer de tableaux de bord dynamiques qui alimentent des indicateurs de pilotage

Bénéfices concrets remontés par les utilisateurs :

• Une méthodologie budgétaire claire soutenu par un langage commun.
• La charge que représente la mise à jour des données budgétaires par les CDP sur leurs projets respectifs a été divisé par trois.
• L’interface budgétaire permet de disposer via PM d’une base de données budgétaires fiable, à jour, organisée en activité et exploitable en restitution.
• La charge que représente le contrôle des données budgétaires par la comptabilité est passé d’1 journée par semaine à 1h par semaine.

L’avènement du PMO : « Tout est projet »

En 2017 la DSI se réorganise pour laisser place au « Pôle Innovation, Systèmes d’Information et Usages Numériques » (PISIUN) au sein duquel apparaît un pôle PMO : nouveau référent absolu, en charge d’homogénéiser les pratiques projets.

Projet « PIRAMID » : Support de la méthodologie projet

Les pratiques de gestion de projet sont aussi nombreuses que personnelles. L’enjeu pour le PMO est donc d’homogénéiser suffisamment les pratiques pour disposer d’un référentiel lisible par tous, sans contraindre les utilisateurs à trop de sacrifices sur leurs habitudes, ni à trop d’inertie induite par la méthodologie.

Le CD74 a donc fait le choix d’implémenter un gabarit de projet simple, reprenant les grandes étapes méthodologiques de leur gestion de projet. Ainsi, les phases de premier et second niveaux sont standards et le planning peut être compris de tous, s’il le désir, le Chef de Projet peut préciser son planning en découpant davantage les étapes du modèle en sous-phases, propres à son projet.

Afin de simplifier les projets et les plannings, le CD74 fait le choix d’une approche modulable par insertion de gabarits. Selon la méthodologie illustrée ci-dessus :

1. Un projet est créé à partir d’un gabarit « d’avant-projet » à cet instant son contenu en termes de planning ou d’informations de la fiche projet se rapporte uniquement à cette phase,
2. Un jalon de Go/NoGo a lieu en fin de phase d’avant-projet et c’est seulement après décision de continuer que le chef de projet insère le gabarit correspondant à la phase « Définition ».

Le même mécanisme s’opère pour chaque phase, ainsi les plannings ne sont jamais surchargés de phases potentiellement superflues. Rien n’empêche cependant d’insérer toutes les phases dès la création du projet pour mener d’autres analyses, comme piloter la date de fin du projet par exemple.

Identifier et planifier les charges des agents

Solange Excoffier, PMO au sein du PISIUN l’a répété plusieurs fois au cours de son intervention : « pour le CD74, tout est projet ». En effet toutes les activités récurrentes du PISIUN prennent la forme de projets dans Project Monitor. Elles se distinguent les unes des autres par une « typologie » différente. Nous y trouvons par exemple :

• Les activités de maintenance,
• …de maintien en condition opérationnelle,
• …ou même des activités purement administratives comme les renouvellements de marchés

Ces projets un peu spéciaux n’ont le plus souvent pas de planning ni de suivi budgétaire, ils servent principalement de support à la saisie d’activité. Cela permet aux agents de dimensionner précisément la part que représente chaque activité dans leur quotidien.

Le bénéfice direct de tracer toutes ces activités est de pouvoir pleinement exploiter les fonctionnalités de suivi et de planification de charges mises à disposition par Project Monitor, par exemple :

• Pouvoir analyser au niveau d’un service, d’une direction, le temps passé sur des projets comparativement au temps passé sur des activités récurrentes
• Pouvoir disposer à tout moment des disponibilités fiables des agents pour construire les plans de charge projet

 » Il y a beaucoup de demandes de la part des Collèges au pôle Education & Jeunesse, le pôle Bâtiments et Moyens. En effet les collèges ont souvent besoin de travaux, câblage, wifi, tablettes…

Le portefeuille dans le logiciel Gestion de projet Project Monitor sert à l’animation des réunions mensuelles et permet de suivre les interactions entre les actions de ces pôles. Le rapport Flash sert de support à l’animation des réunions de coordination. »

Intégration de l’outil : facteurs clés de succès

Préparation et suivi budgétaire

« Project monitor nous a fait abandonner définitivement nos fichiers Excel de préparation et suivi budgétaire » Sandrine CHABANNES – Responsable de l’unité Comptabilité, Marchés

Grâce à une interface précise entre PM et l’outil comptable du CD74, toutes les étapes du cycle de vie budgétaire des projets ont pu être intégrées dans l’outil : de la préparation budgétaire au suivi des mandatements.

Une vertu implicite de cette organisation est le développement d’une culture commune de la méthodologie budgétaire. L’outil étant partagé, tous les acteurs parlent un langage commun et chacun comprend l’implication des autres aux différentes étapes de la construction et du suivi budgétaire.

Animation de tous les comités au sein de l’outil

Le CD74 a fait le choix d’intégrer fortement l’utilisation de PM dans ses différentes instances méthodologiques. PM étant le support de ces réunions, l’animateur peut démontrer l’utilité de saisir dynamiquement et pouvoir tracer tous les échanges d’informations liés aux projets.

Cela représente un atout certain pour l’adhésion à l’outil qui est perçu par tous les participants comme la base de données naturelles pour toutes les informations relatives aux projets. Il convient ensuite d’accompagner les utilisateurs dans la prise en main d’un outil qui les intéresse déjà.

Intégrer Project Monitor dans les temps projet pour rythmer les instances de pilotages

• « Board Projet » (hebdomadaire) : Définition des projets par les chefs de projets. Permet de donner une vision claire des projets du portefeuille à l’ensemble des acteurs.
  • Sur PM : Type d’échange particulier consigné dans le projet, diffusé aux participants
• Atelier DPD / RSSI / Urbaniste (bi-mensuel) : Instance dédiées aux problématiques de confidentialité, de sécurité et d’architecture, trois sujets complémentaires auxquels profite la synergie.
  • Sur PM : Type d’échange particulier consigné dans le projet, diffusé aux participants
• Revue de projet (hebdomadaire): Pilotage de portefeuille, revue des projets présentant un besoin d’arbitrage. Prise de décisions collégiales animées par le PMO.
  • Sur PM : Un portefeuille dédié, les comptes-rendus sont tous consignés dans un attribut de projet afin d’être exploitable dans les fiches de synthèse.

L’accompagnement et la formation

2 types d’ateliers ont été mis en place pour accompagner la formation :

• Mise en place d’un Atelier PMO hebdomadaire : Accompagnement des utilisateurs autour de la méthodologie projet, des fonctionnalités de PM, séances de questions/réponses avec les utilisateurs.
• Formations thématiques : Au besoin, un dispositif interne de formation à l’outil peut être sollicité pour de la remise à niveau sur des fonctionnalités existantes, ou la présentation de nouvelles fonctionnalités.

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