Transformation numérique de la Collectivité Ille & Vilaine : le temps des projets !
Transformation numérique des collectivités territoriales : le digital au service des citoyens et des agents
Que la transformation numérique des collectivités territoriales soit choisie ou imposée par la situation sanitaire, elle n’est plus une option. Et les services publics ont bien intégré l’enjeu : être plus accessibles pour les citoyens, convertir son formidable potentiel pour ses agents et améliorer globalement l’efficacité de ses politiques publiques.
Cet article vous propose une radiographie complète de la réponse de l’Ille et Vilaine à ces enjeux en reprenant les temps forts du témoignage de la délégation à la transformation du département.
Comment répondre à la commande des élus et du Directeur Général des Services, de passer d’un numérique subi à un numérique choisi et contrôlé, aligné sur les valeurs de la collectivité ? Comment répondre aux attentes des citoyens qui aspirent à des démarches administratives plus simples ? Comment impliquer tous les agents, entre contribution opérationnelle et pilotage de la transformation numérique ? Comment s’est élaborée la feuille de route ? Comment le département pilote le portefeuille des projets concrétisant son ambition numérique et stratégique ?
Transformation numérique en collectivité : partage du retour d’expérience du département Ille et Vilaine
Le Département d’Ille-et-Vilaine a adopté une stratégie numérique ambitieuse. L’objectif : transformer l’administration départementale et d’adapter les politiques publiques pour intégrer de façon pérenne les enjeux portés par le numérique. Ainsi le Département d’Ille et Vilaine souhaite offrir aux Bretilliens un service public adapté à leurs besoins, contribuer à l’aménagement équilibré du territoire et faire de la collectivité une administration innovante, collaborative, efficiente et soucieuse de la qualité de vie au travail de ses agents.
La concrétisation de l’ambition : une feuille de route numérique pluriannuelle, avec des moyens dédiés. Une structuration de la feuille de route qui s’aligne sur les défis d’une ampleur inédite. avec pour trois premiers axes stratégiques :
- les citoyens (population 1,076 million en 2019)
- les agents (4200 agents)
- la gestion interne (1,172 milliard d’euros au service des Bretilliens en 2021)
Les acteurs et témoin de la Transformation numérique du département :
- La Déléguée Générale à la Transformation – Mona Izabelle
- La Déléguée à la Transformation Numérique – Dominique Kergosien
- Le Directeur des Systèmes Numériques – Benoît Moraillon
- La responsable du Bureau des Projets – Lisa Garcia
SOMMAIRE – Retrouvez dans cet article les points forts de ce webinar :
- Retour sur la transformation numérique de la Collectivité Ille et Vilaine
- De l’ambition à la réalisation de la feuille de route : quels moyens mis en œuvre ?
- Les premières réalisations de la feuille de route du numérique de l’Ille et Vilaine
- Les prochains défis de la feuille de route
- Best Of des questions/réponses
1. Retour sur la transformation numérique de la Collectivité Ille et Vilaine
La démarche de définition de la feuille de route numérique s’est lancée fin 2018 et s’est déroulée sur toute l’année 2019. L’ensemble des quarante directions, le comité de direction général et les élus.
La feuille de route numérique du département Ille et Vilaine
- Septembre 2018: Commande du DGS et des élus. Volonté de passer d’un numérique subi vers un numérique choisi et contrôlé, aligné sur les valeurs de la collectivité
- Un an de travail et de co-élaboration de scénarii de transformation numérique avec l’ensemble des pôles et des directions métiers
- 55 processus avec potentiel de transformation analysés et priorisés avec les pôles
- 22 grands projets numériques en fer de lance de la démarche
- Identification de 3 scenarii de transformation : Proposition et adoption du « scénario B – externalisation »
- Vote de la feuille de route numérique du Département en décembre 2019
« Dans un premier temps nous avons identifié les processus qui sont les plus porteurs de transformation. Nous avons cartographié 55 processus que l’on a étudié avec une méthode d’analyse de la valeur. Cette analyse nous a permis de déterminer une première priorisation et les projets structurants à démarrer. Ces premiers résultats ont été soumis aux arbitrages des comités de pilotages et élus. Nous en avons déduit une feuille de route sur 3 années, un programme chiffré du point de vue de la charges, à la fois pour les maitrises d’œuvres et maitrise d’ouvrage. Nous avons travaillé sur différents scénarios de mise en œuvre. La charge étant supérieure à la capacité à faire, nous avons décidé d’externaliser une partie pour réaliser notre ambition numérique. La collectivité a voté un budget dédié de 15 millions d’investissements pour soutenir la feuille de route numérique.
6 objectifs stratégiques sont portés par la feuille de route de la transformation numérique
Pour (re)découvrir l’élaboration de la feuille de route du numérique, nous vous invitons à consulter les temps forts du premier témoignage du département de l’Ille et Vilaine.
2. De l’ambition à la réalisation de la feuille de route : quels moyens mis en œuvre ?
La Mise en place d’un « appareil de production »
L’année 2020 s’est concentrée sur la mise en place d’un appareil de production et sur les premiers projets prioritaires. La constitution de cette « plateforme de réalisation » repose sur trois piliers :
- la mise en place du « scénario B » de l’externalisation avec des consultations sur le volet Assistance à Maîtrise d’Ouvrage et sur le volet Maîtrise d’Œuvre.
- l’application de la stratégie technique de plateforme
- la mise en place d’un bureau des projets – organe clé de la gouvernance de la feuille de route
Cette machine de production est un changement de paradigme très important à la DSN – Direction des Services Numérique. Il amène une rupture avec le schéma directeur des systèmes d’information. Notamment avec la dissociation affirmée de ce qui relève de la maitrise d’œuvre, la maitrise d’ouvrage et de l’assistance à la maitrise d’ouvrage.
Ce changement de paradigme se traduit très concrètement par un nouveau ratio dans le chiffrage :
Pour un jour de maitrise d’œuvre, nous prévoyons 1 jour de maîtrise d’ouvrage et 0,5 jour d’assistance à maîtrise d’ouvrage
Un principe acté au moment de la feuille de route : l’externalisation de la réalisation et de l’accompagnement
Le chiffrage de la Feuille de Route Numérique a mis en évidence que la capacité du département était inférieure aux exigences de l’ambition. La solution le scénario B : il faut se doter de moyens externes. Une partie de l’année 2020 s’est donc concentrée sur cette externalisation. Nous avons donc travaillé avec des nouveaux marchés publics, des nouveaux accords cadres, pour nous fournir les ressources externalisées compétentes par rapport à ces nouvelles ambitions.
Deux Marchés Attribués en 2021 :
- Marché pluriannuel d’Assistance à Maitrise d’Œuvre : 6 lots pour développer des solutions numériques (développement, test, portail web, données) ou accompagner la gestion de projet informatique
- Marché pluriannuel d’Assistance à Maitrise d’Ouvrage : Gestion de projet, Accompagnement au changement, Etudes, UX design etc
Stratégie technique : objectif reprise en main de la technologie
Pendant des années, nous étions dans un schéma « un besoin = un marché = un progiciel ». Cela amenait beaucoup de dettes techniques, des adhérences avec les éditeurs, des problèmes d’agilité, et des frustrations pour les chefs de projets qui étaient souvent enfermés dans des schémas historiques qui ne suivent pas les évolutions technologiques. Nous sommes passés à une logique de « plateforme ». Cela permet de faire du développement en « low code », pour produire 80% des services par paramétrage et en autonomie avec assistance à maitrise d’œuvre, et 20% de code. Nous utilisons cela sur la gestion de la relation citoyen, sur la digitale workplace (le portail agent), et les applications métiers. Nous redevenons maitre de nos développements, plus réactif et plus agile.
Les plateformes versus les applications en Silos :
Ce principe est très différent d’un produit éditeur qui adresse un besoin métier précis sans aucune capacité d’évolution par la collectivité et de façon autonome.
Ce principe est également très différent d’une solution logiciel spécifiquement développée en interne et qui nécessite systématiquement de repartir de zéro avec un environnement de développement, un serveur, une base de données et des fonctionnalités de sécurité, d’administration fonctionnelle et technique etc…
Avec une plateforme, on mutualise les couches techniques et fonctionnelles de base pour se concentrer sur la production de services à valeur ajoutée.
Une nouvelle organisation : la création d’un bureau des projets
La Feuille de Route Numérique c’est 69 projets. Pour assurer le pilotage global, le département a mis en place un bureau des projets directement rattaché à la direction générale à la transformation. Il permet une interface entre maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’oeuvre, équipes projets et instances de gouvernance. Il sécurise les réalisations avec un suivi précis des plans de charge et des marchés, l’arbitrage des nouvelles demandes et le pilotage à travers la comitologie projet et feuille de route.
L’outillage s’est fait avec le logiciel de gestion de portefeuille projets Project Monitor. C’est indispensable car il faut être dans une logique permettant d’objectiver les charges, les coûts, et être capable quand il y a des nouveaux besoins de pouvoir programmer la réalisation. Le tout en conformité avec le plan de charge qui est soutenable par les équipes et l’assistance à la maitrise d’œuvre. Il a une gouvernance numérique qui s’est installée au plus haut niveau, une stratégie d’acculturation partagée.
Les rôles du bureau des projets gravitent autour du pilotage de la feuille de route du numérique :
- Centraliser et arbitrer les demandes
L’un des points clés est d’être le point d’entrée sur tous les nouveaux besoins, les nouvelles demandes en lien avec le numérique au sein du Département. Tout nouveau besoin impacte la programmation en place, les ressources affectées et éventuellement le budget. C’est important d’avoir cet arbitrage au niveau du comité de suivi. La prise en compte de toute nouvelle demande doit se faire par une dépriorisation des projets déjà actés.
- Animer les comités de suivi
Le deuxième rôle est d’animer les instances de gouvernances autour de la feuille de route. Ce comité de suivi pilote l’arbitrage des demandes, les ressources et les budgets.
- Suivre la vie des projets et la capacité à faire
Suivre les ressources affectées au projet, quelles soient internes ou externes.
- Garantir et appuyer la mise en place du mode projet
Construire des référentiels communs sur le mode projet, garantir que ce mode projet est bien en place avec une bonne transversalité et aider au cadrage.
Focus sur la Comitologie de la feuille de route
Mettre en place une ambition numérique a nécessité de réajuster la gouvernance. La gouvernance est capitale, au département Ille et Vilaine. Elle est portée au plus haut niveau par les Elus et la Direction générale.
Nous avons mis en place un comité de suivi de la feuille de route numérique avec la direction générale, les directeurs transversaux, les secrétaires généraux des pôles, qui se réunissent de manière trimestriel pour procéder aux arbitrages. Le bureau des projets prépare, consolide, synthétique et fait le lien avec l’ensemble des portefeuille projets. Il donne une vision d’ensemble avec la revue de projets.
Project Monitor, un logiciel de gestion de portefeuille projets qui accompagne la transformation numérique des collectivités
Project Monitor est un logiciel de Gestion de Projets & Portefeuilles pensé pour répondre aux problématiques des Cellules de Transformations numériques, DSI, PMO, DSI et bureaux d’études projets. Découvrez un outil PPM simple et en ligne, vous permettant de planifier, d’organiser et de gérer le travail de vos équipes de A à Z. Bénéficiez de nombreuses fonctionnalités au sein d’un seul outil collaboratif : tableaux de bord, Gantt, Kanban, suivi des temps, plan de charge des ressources ou encore le suivi budgétaire.
Le bureau des projets de la Collectivité Ille et Vilaine utilise notamment les fonctionnalités suivantes :
- Les tableaux de bord
- Le suivi des ressources
- L’animation des revues de projets
- Le suivi des avancement
- Le suivi du budget interfacé avec le système financier Coriolis
Leaders auprès des établissements publiques, nous accompagnons déjà +50 Collectivités
3. Les premières réalisations de la feuille de route du numérique de l’Ille et Vilaine
Panel des projets réalisés en 2020
Le contexte sanitaire a redistribué les priorités et mis le numérique en avant. 2020 s’est révélée être une année d’accélération du numérique avec le déploiement des équipements mobiles/outils de visioconférence et la mise en place des socles techniques pour améliorer la connectivité au sein des services
60 tablettes ont été distribuées et permettent directement aux équipes terrain d’être interfacées
Les tablettes Géronto sont un un dispositif 100% mobile destinées aux conseillères sociales en gérontologie et infirmières.
2021, l’accélération numérique se poursuit en accord avec le bureau des projets
En 2021 nous avons notamment mis en place récemment une plateforme d’open data, l’objet d’un travail de près de 15 mois. Aujourd’hui nous avons une 30aine de projets en simultanée. Dans les projets en cours nous avons notamment des sujets comme les outils de prise de rendez-vous en ligne, avec le volet guichet numérique pour les usagers, mais aussi en coulisse la remise à plat des processus métiers et leur optimisation. C’est un travail à 360°.
4. Les prochains défis de la feuille de route
- Intégrer de nouveaux objectifs et de nouvelles pratiques (mode agile)
Il faut conforter ce que nous avons mis en place et ajuster la stratégie en intégrant des aspects qui n’étaient pas encore bien identifiés comme le numérique responsable.
- Consolider la mise en place opérationnelle de la nouvelle organisation, de la gouvernance
Nous devons maintenant montrer que nous sommes capable de produire plus rapidement et plus facilement des service. Et de prendre en main progressivement notre destin technologique en limitant l’adhérence avec le schéma éditeur progiciel.
- Optimisation des « outils » de suivi de la feuille de route
Nous souhaitons approfondir des tableaux de bord pour le suivi des projets et aboutir à une démarche qui mesure les gains de cette méthode projet.
- L’opportunité du plan national de relance
Dans le contexte du plan national de relance avec l’enveloppe dédiée à la transformation numérique, nous avons une opportunité pour sollicité du financement et accélérer certains projets qui sont emblématiques pour nous. Le Gouvernement a ainsi souhaité mobiliser une enveloppe de 88 millions du plan France Relance pour les accompagner dans la définition et réalisation des projets de transformation numérique des Collectivités en France. Les modalités d’utilisation de ces fonds ont été conçues en concertation avec les associations d’élus.
Les défis à venir : 4 Projets Emblématiques
- Services en ligne et accueil multicanal : L’idée est développer la plateforme des services en ligne et de développer l’accueil multi-canal pour faciliter le traitement des sollicitation des usagers
- La data et le décisionnel
- Le portail agents et son environnement numérique de travail
- Inclusion numérique des agents : Plus de 150 métiers différents avec des degrés d’appropriations divers des outils numériques. La direction des ressources humaines va se joindre à la feuille de route numérique pour mettre en place de montée en compétence pour l’ensemble des agents.
5. Best Of des questions/réponses
Le plan mis en place a t-il été transmis à l’ensemble des agents et ont-ils été impliqué dans la démarche ? Qui a porté le projet : la DSI, d’autres direction, un partenaire …
La feuille de route a été diffusée auprès des directeurs de pôles qui se charge de la diffusion vers leur équipes. Dans la mise en œuvre, dès lors qu’il y a des nouveaux services envers les agents, on les associe dans la méthode avec un comité des usagers internes. C’est une méthode que nous avons acté dans la feuille de route. Concernant le portage, c’est la délégation à la transformation. La démarche s’est faite avec le prestataire Atexo Conseil – cabinet de conseil en organisation et SI. Il a notamment travaillé la démarche d’analyse des processus.
Pouvez-vous nous expliquer la différence fondamentale avec un schéma directeur du numérique? Est-ce que cette différence sémantique sert essentiellement à insuffler une dynamique dans la démarche, ou y-a-t-il une vraie différence de philosophie?
La feuille de route est portée par la direction générale. L’appropriation au niveau stratégique est très importante, car dans ce cas ce n’est pas uniquement la DSI qui porte le projet. Quand on parle de transformation numérique il faut également parler d’accompagnement au changement, impact organisationnel et humain. Il y a aussi un ratio important, dans la feuille de route du numérique, nous estimons que 1 jour de charge en maitrise d’ouvrage = 1 jour de 1 jour de charge en maitrise d’œuvre = 1/2 jour en assistance de maitrise d’ouvrage. Ce sont des ratios qui sont nouveaux et induisent un impact plus fort sur les maitrises d’ouvrage, avec un effort plus important pour des livrables plus rapides en accord avec les besoins du terrain.
Est-ce que le portefeuille de projets piloté par le bureau des projets intègre les autres projets stratégiques de la collectivité (exemple : projet de construction)
Le bureau des projets est centré sur la feuille de route numérique, piloté à l’échelle de la Direction Générale. Il n’a pas vocation à piloter l’ensemble des projets stratégiques.
Quel est le positionnement de ce bureau des projets par rapport aux autres directions ? comment est-il ressenti ce travail transversal ?
Le bureau des projets est rattaché à la délégation générale de la transformation. Mais d’un point de vue opérationnel il est positionné entre les maitrises d’ouvrage, maitrises d’oeuvre et les niveaux décisionnels. Nous faisons beaucoup de communication pour montrer l’appui au niveau des cadrages, des modes projets, des ressources. L’enjeu est de montrer la valeur ajoutée à ces niveaux.
Quelles sont les grandes solutions numériques prévues ?
L’industrialisation de la plateforme pour la gestion de la relation citoyen. Sur l’aide à la décision nous avons deux plateformes. Sur le collaboratif et portail agent, nous avons des solutions leaders que nous devons orchestrer pour que l’ergonomie soit fluide. Sur le low code et le développement d’application métiers nous sommes en train de faire des benchmarks. Nous sommes encore en train de nous structurer, l’idée est de préfigurer un nouvelle environnement qui sera pérenne, il faut donc avoir cette vision : quel sera le SI dans 10 ans ? Comment réduire la dette technique ? Les choix sont donc importants.
Pour aller plus loin :
- Le retour d’expérience du Département sur la conception de sa Feuille de Route Numérique
- Les événement live de VIRAGE – webinar à venir / accès au replay des sessions passées
- D’autres témoignages clients et retour d’expérience autour du pilotage