Élaboration du budget : Comment un outil PPM peut-il aider une DSI ?

On vous donne les clés pour mieux préparer votre budget avec un outil de gestion de portefeuille de projets. Dans une direction informatique, l’élaboration du budget prévisionnel nécessite de collecter les demandes budgétaires, consolider les demandes des projets, arbitrer et officialiser le budget.

Collectez et évaluez les demandes métiers

Communiquez les budgets IT existants

La Direction Générale et chaque chef de projet se doivent être au courant de leurs dépenses IT. Grâce à Project Monitor, ces chefs de projets prennent connaissance du budget qui leur a été accordé pour l’exercice en cours.

Collectez les demandes métiers

Il faut créer votre plan budgétaire pour faciliter le recueil des besoins. Chaque chef de projet va déclarer le budget demandé pour son projet, par nature de dépense sur une même interface de Project Monitor. La fonctionnalité user-friendly de plan budgétaire facilite le recueil des besoins de vos chefs de projet.

Évaluez les demandes

Une fois les demandes émises, vous pouvez estimer chaque projet en suivant ces étapes :

• Identifiez les coûts projets et coûts connexes
• Classez-les par nature budgétaire
• Consolider des temps passés
• Créez des abaques de projet en termes de charges et de délai
• Mettre à disposition ces abaques aux chefs de projet

Priorisez et arbitrez votre plan budgétaire

Ordonnez votre plan budgétaire

Des projets à forte valeur ajoutée ont été dégagés ? Faites-les corréler avec les projets prioritaires selon les chefs de projet métier.

Ajustez et arbitrez

Toutes ces demandes feront l’objet d’un arbitrage, il est donc important de jouer collectif !

A partir d’un tableau de bord, tous les besoins sont validés ou non. Une nouvelle version du plan budgétaire peut être lancée dans le cadre d’une “navette budgétaire”.

Pour la DSI, la fonctionnalité tableaux de bord les accompagne dans la priorisation des demandes informatiques et l’arbitrage final. Cette fonctionnalité permet d’obtenir les enveloppes budgétaires des projets, des plans de charge ou des représentations consolidées des projets par valeur.

Validez le budget et le mettre à disposition

Vous avez validé la version finale du plan budgétaire ?

Le suivi budgétaire peut alors commencer !

L’outil PPM Project Monitor fournit un relevé mensuel des activités projet, une analyse des écarts budgétaires et même une vision pluriannuelle des budgets.