Les clés pour arbitrer vos projets en alignement avec votre feuille de route numérique

Si vous souhaitez aboutir à une feuille de route numérique réussie, l‘arbitrage des demandes de projets est une étape cruciale. Les projets candidats à rejoindre votre portefeuille de projets devront passer à l’arbitrage du « Go / No Go ». Et cette décision n’est pas simple et fera nécessairement des déçus. Pour réduire les risques de cette décision, risque à faire, risque à ne pas faire, il faudra évaluer les demandes projet. De la qualité de l’évaluation dépendra l’acceptation de la décision. Et la décision que vous prendrez le plus souvent sera de dire non. Les demandes étant largement surnuméraire à votre capacité de réalisation. Dès lors, comment évaluer les propositions de projets et leur viabilité ? Comment s’assurer de leur contribution à l’atteinte des objectifs globaux de l’entreprise ? Comment identifier et de prioriser les meilleurs projets ? Comment s’assurer de leur alignement sur les objectifs stratégiques et la feuille de route ?
Dans cet article, nous vous donnons des clés pour pouvoir prioriser vos projets…. et pouvoir dire non à des demandes qui embouteilleraient votre feuille de route numérique.

Comment dire non pour éviter les bouchons sur votre Feuille de Route Numérique ?

Comment être en mesure de dire non à un projet ? En finir avec l’engorgement des projets et ne plus prendre de retard sur votre feuille de route numérique ? Bien sûr, vous pouvez augmenter la capacité… mais il n’aura échappé à personne que les compétences IT se font rares… Réguler le trafic, c’est aussi dire non à des projets. Mais comment faire accepter une décision difficile à entendre, à commencer par le porteur du projet ? Comment transformer un « non à un projet » en un « oui au succès du schéma directeur informatique » ? Comment faire accepter l’intérêt (commun) du portefeuille de projet aux dépens d’un projet ? Retrouvez ci-dessous une synthèse du webinar avec les éléments clés pour apprendre à dire non !

Découvrez le replay du webinar Comment dire non pour éviter les bouchons sur votre Feuille de Route Numérique.

Mettre en place les prérequis pour arbitrer les projets et être en mesure dire non à une nouvelle demande projet

Les ingrédients du processus de validation & priorisation des demandes projets :

1. Identifier les décisionnaires : « Quand on parle des décisionnaires il faut identifier les acteurs et leur donner les éléments nécessaires pour prendre la décision, en quoi ils répondent aux enjeux de l’entreprise. »
2. Définir les instructeurs des demandes : « Définir les instructeurs des demandes permet de définir qui fait quoi dans le processus de demande de projets »
3. Établir les outils de la décision : « Il faut définir de quoi on a besoin pour décrire, analyser, comparer les demandes. »
4. Définir le timing de la validation : « Les projets ne doivent pas être validés au fil de l’eau. Des fréquences doivent être définies pour rendre visibles les créneaux de décision. Plus le portefeuille projet a une visibilité lointaine, plus les comités seront espacés. En général il y a une ou deux instances pour an pour ne pas remettre en cause trop régulièrement le portefeuille. »

Exemple de structuration d’instance de décision :

• Animateurs : PMO – Project Management Officer, DSI – Directeur du Système d’Information
• Participants obligatoires : Direction Général, Direction métier
• Participants facultatifs : Chef de projet, Expert

Les objectifs du comité d’instance de décision :

• Présenter les nouvelles demandes priorisées et en débattre
• Apporter de la visibilité sur le planning des projets et la capacité de la DSI
• Valider une proposition de sélection de prise en compte de demandes

Définir les Fondamentaux de la Fiche d’Expression de Besoin d’une demande de projets

Toute demande se doit d’être formalisée pour déclencher le processus d’arbitrage. C’est fondamental, c’est évident… et pourtant c’est un prérequis qui n’est pas toujours bien respecter. Un principe simple consiste à imposer une formalisation des demandes au travers d’une Fiche d’Expression des Besoins. On peut facilement la formaliser sous forme d’un document ou d’un formulaire. Faites en un élément obligatoire pour déclencher le processus de validation.

La Fiche d’Expression de Besoin va permettre :

• de comprendre les objectifs et la genèse de la demande projet,
• de clarifier les attentes et les besoins des utilisateurs finaux
• de définir la gouvernance du projet, le rôle et les responsabilités des parties prenantes ;
• les contraintes et risques relatifs aux besoins exprimés,
• les bénéfices attendus
• les éléments de coûts pour statuer sur la faisabilité.

3 axes indispensables pour votre Fiche d’Expression de Besoin : Stratégie, Gains, Risques

La Fiche d’Expresion de Besoin est un outil de collecte et de formalisation des informations qui vont éclairer la décision. Le principe fondamental, c’est d’avoir des axes d’évaluation qui permettront de comparer les demandes de projet entre elles. Le nombre d’axe est variable, il est conseillé d’en avoir 7 maximum sinon vos fiches d’expression de besoin risque d’être perçue comme un outil trop lourd à remplir… Mais au minimum votre arbitrage projet devra s’appuyer sur 3 axes indispensables, sinon votre décision ne pourrait pas s’appuyer sur suffisament d’élément… et rendrez le potentiel « non » difficile à justifier.

Axe Stratégie :

• Le besoin répond-il à un ou plusieurs axes de la stratégie d’entreprise ?​
• Le besoin est-il innovant ?​
• Le besoin permet-il d’accélérer une stratégie de direction ? De quelle manière ?​
• Le besoin fait-il monter en compétence les équipes ?​
• Le besoin répond-il à une stratégie de mon schéma directeur ?

Axe Gains :

• Le nombre de personnes ciblées est-il important ?​
• Le besoin impacte-t-il positivement notre politique environnementale ?​
• Le besoin va-t-il permettre d’augmenter les ventes ?​
• Quelle est la charge métier / SI estimée ?​
• Quel est le coût métier estimé ?​
• Quel est le coût SI estimé ?​
• Le besoin remplace-t-il une solution obsolète ?​
• Quelle est la durée estimée ?​

Axe Risques :

• Le besoin fait-il appel à des connaissances spécifiques qui n’existent pas en interne ?​
• Le besoin impacte-t-il la sécurité ?​
• Le besoin impacte-t-il des projets en cours ?​
• Le besoin contient-il des données sensibles / personnelles ?​
• Si le besoin n’est pas pris en compte, cela a-t-il un impact sur le fonctionnement actuel ?​

Élaborer une Fiche d’expression des besoins : passer d’Excel à un logiciel de gestion de portefeuille projets

Avec le logiciel Project Monitor, créez vos projets à partir de gabarits pré-définis. Disposez d’un espace de projet et de portefeuille complet : gérez votre planning, vos ressources, vos budgets, vos risques, vos tâches et documents… Project Monitor est un outil modulable et s’adapte à votre fonctionnement interne et à vos instances de projet.

L’application Project Monitor dispose d’un espace de revue de portefeuille de projet présentant les informations clés pour décider du lancement des nouveaux projets. Les demandes sont consolidées et présentées une à une par chaque représentant du projet lors d’une revue de demandes de projet. Une fonctionnalité de relevé de décision permet de consolider les décisions et commentaires de chaque projet et de les envoyer à chaque participant du comité en un seul clic.