Comment lisser la charge de travail ?

L’efficacité et la réussite d’un portefeuille de projets reposent sur la capacité à gérer de manière équilibrée la charge de travail. Dans un environnement où les ressources sont précieuses et limitées, savoir comment répartir judicieusement les activités et les projets devient essentiel. C’est là que le lissage de la charge de travail entre en jeu. Un déséquilibre dans l’organisation de la charge de travail peut entraîner des risques majeurs pour la réalisation des projets au sein de votre entreprise. Des collaborateurs surchargés courent le risque de compromettre les projets, de faire face à l’épuisement professionnel, de produire un travail de qualité médiocre, voire de quitter l’entreprise. À l’échelle du projet, cela peut perturber la dynamique d’équipe et même déclencher des conflits internes.

Il est impératif de créer et maintenir un environnement de travail à la fois productif et sain. Ceci permet de réduire le stress, d’assurer la qualité des projets, de renforcer la cohésion d’équipe et d’augmenter la productivité. Pour atteindre cet équilibre, une approche de gestion essentielle est le lissage de la charge de travail.

Dans cet article, vous découvrirez 5 étapes permettant de maintenir un environnement de travail productif pour lisser la charge de travail

Les étapes préconisées pour lisser la charge de travail

Le lissage de la charge de travail est une technique de gestion visant à répartir de manière équilibrée les ressources sur une période définie. L’objectif est d’éviter les périodes de surcharge ou de sous-charge. Cela sécurise le respect des échéances, optimise la productivité, la satisfaction des employés et la qualité du travail. Pour équilibrer la charge de travail, vous pouvez ajuster trois éléments : la durée d’une phase/tâche, le nombre de ressources attribuées et la date de planification.

Étape 1. Définir précisément la capacité de travail de chaque ressource et les périodes où elles sont disponibles pour le projet 

Avant tout, il est crucial de modéliser votre ensemble de ressources. Pour cela, vous devez connaître leur capacité de travail pour le projet et les contraintes calendaires.  

• Capacité de travail : Cette partie concerne la quantité de travail que chaque ressource peut fournir pour le projet. Pour obtenir cette capacité, on soustrait divers éléments de la disponibilité de la ressource. Cela inclut le temps partiel (si la personne ne travaille que partiellement), les congés (vacances, jours de repos, etc.), la charge de travail en dehors du projet actuel, et une estimation de la charge liée aux imprévus. 
• Contraintes calendaires : Le calendrier est la base temporelle sur laquelle vous planifiez le projet. Il est important de soustraire les jours non disponibles pour le travail, tels que les jours fériés, les jours de congé spécifiques et d’autres jours d’indisponibilité. 

En d’autres termes : 

• Capacité projet = Capacité de travail totale – Temps partiel – Congés – Charge en dehors du projet – Charge pour imprévus.
• Calendrier = Jours ouvrables – jours fériés – jours d’indisponibilité. 
• Il est important de noter qu’un paramètre avancé de planification peut inclure une variation du coût d’une ressource en fonction de la période d’allocation, comme le travail de nuit, de week-end ou les jours fériés.

Étape 2. Analyser la charge de travail

Une des premières étapes du lissage de la charge de travail consiste à évaluer la charge de travail actuelle. Cela implique d’évaluer les tâches, les projets et les responsabilités de chaque membre de l’équipe. En outre, il est important de considérer la durée de chaque tâche, la compétence nécessaire pour la réaliser et le temps nécessaire pour la compléter.

Étape 3. Identifier les périodes de pointe et de creux

Une fois que vous avez une vue d’ensemble de la charge de travail, identifiez les périodes où la charge de travail est particulièrement élevée (périodes de pointe) ou faible (périodes de creux). Ces informations vous aideront à équilibrer la charge de travail sur une période plus longue.

Étape 4. Répartir équitablement les tâches

Après avoir identifié les périodes de pointe et de creux, commencez à redistribuer les tâches pour lisser la charge de travail. Cela pourrait signifier reporter certaines tâches non urgentes pendant les périodes de pointe, ou anticiper certaines tâches pendant les périodes de creux. Il est important de prendre en compte les compétences et préférences de chaque membre de l’équipe lors de la redistribution des tâches.

Étape 5. Évaluer et ajuster régulièrement

Enfin, le lissage de la charge de travail n’est pas un processus ponctuel mais continu. Il est important d’évaluer régulièrement la charge de travail et d’ajuster le plan au besoin. Les changements dans les projets, les priorités et les disponibilités des membres de l’équipe peuvent nécessiter des ajustements réguliers.

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