La nouvelle gouvernance projets de l’ANDRA en action !
L’ANDRA – Agence nationale pour la gestion des déchets radioactifs – sous l’impulsion du projet CIGEO*, a multiplié par deux ses ressources rattachées à la DSIN**.
Est-ce que le nombre de projets numériques s’est également multiplié par deux ? Non… Mieux, la démarche « e-learning » démontre même l’inverse.
De 10 demandes de projet de plateforme de formation, l’ANDRA est passé à un seul projet ! Les moyens sont doublés, le nombre de projets est considérablement réduit.
Paradoxal ! Bien au contraire, le projet « e-learning » est une success story. Découvrez comment un savant mélange de gouvernance, d’outil et de processus, optimise les réalisations de la DSIN (témoignage client disponible en intégralité).
(*) CIGEO : projet français de centre de stockage profond des déchets radioactifs
(**) DSIN : Département du Système d’Information et du Numérique
La préhistoire de la DSIN et de sa gouvernance
Rembobinons le fil de l’histoire, pour comprendre le fonctionnement de l’informatique avant la création en 2020 du DSIN.
L’histoire de l’ANDRA et la culture scientifique de ses 750 agents amène une autonomie de ses directions sur leurs projets informatiques. Ils sont majoritairement menés directement par « les métiers ». Avantage, le pilotage se fait au sein de la direction. Inconvénient, le service IT ignore bon nombre de projets et ses contributions se font principalement sur les sujets d’infrastructures ou bureautiques.
Ce fonctionnement voit ses limites accentuées par CIGEO. Un projet qui va changer la donne pour toute l’ANDRA et l’IT en particulier. Le DSIN est créé en 2022 avec pour objectif de soutenir la démarche la Transformation Numérique.
Passer d’un service IT à un Département du Système d’Information et du Numérique rattaché au Secrétariat Général n’est pas un simple changement de nom. C’est toute une organisation à revoir. Découvrons comment s’est déroulée une démarche emblématique de cette nouvelle organisation avec le projet d’E-learning.
De 10 demandes métiers à un projet d’E-learning
Quand le DSIN se positionne en amont des projets et quand il recense l’ensemble des besoins il est capable de fédérer et identifier les synergies.
C’est lors d’une réunion provoquée par le DSIN avec le service RH et différents prescripteurs de demandes de formations en ligne, que le sujet de l’e-learning a été abordé. Avec un accroissement de 15% de ses effectifs, les nouveaux enjeux CIGEO, la formation des collaborateurs internes et des prestataires est clé. Pour faciliter et démultiplier la transmission des compétences, l’e-learning s’impose comme un service numérique indispensable. Chaque direction a fait ses demandes, soit au total : 10 demandes de projet.
Pour statuer, les demandes font l’objet d’une instruction précise et documentée dans l’application PPM – Project Monitor. D’abord les points fondamentaux :
- Alignement : est-ce que la demande est alignée avec les enjeux de l’ANDRA ?
- Ressources : quels sont les moyens humains à mobiliser ? (aussi bien ceux du DSIN que des métiers)
- Pilotage : quel est le dispositif de gestion de projet ?
- Budget : quel montant d’investissement ?
- Planning : quelles sont les principales échéances du projet ?
En complément de ces points « cœur de projet », l’instruction d’une demande doit également présenter :
- Impact sur le SI : quels sont les éléments d’intégration, d’interface, de flux ?
- Conduite changement : dans quelles mesures le projet influera sur les process et l’envergure du changement induit ?
- Cybersécurité : quelles sont les garanties ou éventuels risques amenés par le projet ?
- RGPD : quels sont les incidences et la nature des données traitées par le nouveau service numérique ?
C’est lors de cette présentation que le DSIN a pu proposer la fusion des 10 demandes disparates et d’adresser l’ensemble des besoins avec une démarche unique.
Passer de 10 à 1 pose également la question du portage du projet ? Quelle direction prendra en charge le pilotage du projet ?
La proposition d’une approche transversale du sujet a conduit naturellement à confier le projet à une direction elle-aussi transversale : la Direction des Ressources Humaines. Un projet d’e-learning, ce sont certes des besoins de compétences en pédagogie, mais c’est aussi une démarche numérique. Avec la nouvelle organisation, le DSIN assure également un appui auprès des métiers et apporte son expertise à travers ses chargés de projet.
Sans cette réunion d’examen et de centralisation des demandes de projet, les 10 demandes auraient fait l’objet de 10 projets.
A noter que les décisions sont consignées dans l’application Project Monitor, puis diffusées et historisées pour assurer la traçabilité et la capitalisation de ces décisions.
Tout est joué dès l’arbitrage de la demande ?
Si beaucoup du succès se joue en amont des projets (voir le graphique), si la mutualisation des demandes optimise la réalisation (phase de Build) et facilite également l’exploitation et le MCO (phase de Run), tout n’est pas encore joué !
Pour garantir le succès des projets, le DSIN a également étoffé son triptyque « Process / Gouvernance / Outil » pour la phase de réalisation.
L’instance de revue d’arbitrage est complétée par deux autres instances :
- Les revues intermédiaires « domaines »
- La revue de gouvernance
Les process de gestion de projet sont établis et suivi par le PMO.
Les instances et les process s’appuient sur le logiciel Project Monitor.
Zoom sur les revues intermédiaires domaines
Toutes les 6 semaines, les projets d’un domaine sont passés en revue. Le projet e-learning passe lors de la revue du domaine « Revue projets SI – Fonctions Support ». Son chargé de projet aura au préalable mis à jour son reporting dans la plateforme de PPM. Son reporting s’appuie sur la modélisation du projet réalisé dans le logiciel notamment au niveau du planning et des différentes responsabilités.
Le chargé de projet e-learning assure un suivi avec :
- La météo du projet
- Les faits marquants sur des dernières semaines.
- Le suivi de l’avancement et la replanification éventuelle des prochaines échéance
Si vous souhaitez en savoir plus sur la création de tableaux de bord sur Project Monitor.
Une dernière étape avant de clôturer le projet e-learning
Le projet e-learning s’est terminé en février 2024. Pourtant la « plateforme digitale pour les formations de l’ANDRA » a bien été livrée avant… Mais dans la nouvelle gouvernance, un projet ne pourra être déclaré comme terminé qu’une fois son ultime jalon validé : le REX – Retour d’Expérience.
Cette étape permet de capitaliser et d’apprendre de chacun des 80 projets menés à un instant donné par le DSIN. C’est la garantie d’avoir un dispositif auto-apprenant, d’améliorer les pratiques des 40 chargés de projet et de peaufiner le dispositif de pilotage.
Le REX du projet d’e-learning a confirmé celui mené sur les autres projets :
- L’implication du DSIN au plus tôt et avant même le lancement des projets optimise les moyens et améliore la connaissance du SI.
- L’appui du Chargé de projet métier par le DSIN améliore la gestion des projets et positionne le DSIN en « facilitateur des projets numériques»
- Les reportings réguliers et Projet Monitor permettent la production d’indicateurs sur l’efficacité de chaque projet et l’efficacité du pilotage du portefeuille.
Et les demandes initiales, sont-elles satisfaites ?
La mise en place de la plateforme digitale permet aux agents et prestataire d’accéder à un catalogue de formation varié : Cybersécurité, Sécurité sur les sites, Nouvel arrivant, Sexisme, Gestion de Projet, … Le catalogue va continuer de s’enrichir de nouveaux modules, mais là on a quitté le mode projet pour le Run.
Un dispositif de gouvernance projet qui va continuer de s’enrichir
Si la nouvelle organisation a pu démontrer à travers le succès d’un projet comme celui du e-learning, le DSIN garde présent à l’esprit sa roadmap. Et il n’estime pas être encore arrivé au bout du chemin.
Si le deuxième palier « de renfort du rôle du DSIN » est atteint, le DSIN souhaite atteindre une pleine maîtrise de l’architecture de son SI.
Cela passera par étoffer le dispositif de management des projets notamment avec un suivi renforcé des ressources et des risques. Et gageons que ces nouveaux processus de management des projets et du SI intégrerons les modules de formation de la plateforme d’e-learning.
