Comment gérer efficacement vos demandes de projets dans Project Monitor ?

Comment coordonner et concilier le flux de demandes de projets IT dans le portefeuille projet ?

Après le retour d’expérience du GHT du Loiret sur la gestion des demandes IT dans le portefeuille projets, nous vous proposons cet article tutoriel pour gérer ces demandes au sein d’un logiciel PPM.

Vous pouvez également visualiser le replay du webinar lié à cette masterclass.

Avant qu’un projet intègre le portefeuille, il a été une demande… Et pour convertir une demande en projet, il y a tout un processus collectif. 
Collecter les informations de décision, formaliser le besoin, établir le scoring, dimensionner le projet, partager les échéances clés, mesurer l’impact sur les projets en cours, identifier les disponibilité des ressources, des moyens financiers, … 
Et une fois toutes ces données à disposition, il faut décider… Animer les instances collectives, mettre en scène les données, éclairer les décisions… 

Et si vous faisiez tout cela dans le logiciel Project Monitor ? 

Quels sont les intervenants dans le cycle de gestion des demandes de projets ?

• Le PMO qui va centraliser toutes les demandes et avoir une vision globale.
• Le pilote du portefeuille qui aura une idée des contraintes et une vision stratégique. 
• Les managers qui peuvent prendre part à l’instance d’arbitrage mais aussi à l’étude de certaines demandes qui sont liées à leur direction.
• Des experts métiers qui vont pouvoir communiquer des informations spécifiques à certaines demandes.
• Les demandeurs qui peuvent être divers au sein de l’organisation.

5 étapes pour gérer efficacement vos demandes de projets IT, grâce au logiciel PPM Project Monitor : 

• Étape 1 : Collecter les demandes de projets IT dans le logiciel
• Étape 2 : Instruction de la demande
• Étape 3 : Première instance d’écrémage pour ne pas investir de temps/ressources sur certaines demandes 
• Étape 4 : Approfondir l’étude de certaines demandes avec des critères personnalisés
• Étape 5 : Instance d’arbitrage pour l’entrée au portefeuille de projets 

Étape 1 : collecter les demandes de projets IT

Les demandes de projets viennent de plusieurs canaux : 

• des idées émises lors de certains comités ou certaines instances qu’il faudra intégrer 
• des demandes reçues par e-mail par le PMO, qui peuvent venir de n’importe qui dans l’organisation 
• des pause-café où les idées fusent parfois
• la collecte peut aussi être réalisée de façon automatique, via des outils comme EasyVista ou ServiceNow. Ce sont des API qui sont connectées directement à Project Monitor (en savoir plus sur les intégrations)  

Toutes ces demandes venant de plusieurs canaux vont pourvoir être intégrées en un seul réceptacle : Project Monitor. On parlera donc d’une boîte aux lettres des demandes qui sera accessible par le PMO, le chef d’orchestre des demandes sur la plateforme. 

Étape 2 : instruire la demande

Vous avez reçu plein de demandes.

Il est difficile d’y voir clair parmi elles…

Il faut donc commencer une première évaluation selon des critères.

Ces critères sont tout à fait paramétrables selon les besoins de votre organisation.  

Il faut à tout prix éviter l’arbitrage aux décibels, qui est loin d’être objectif et qui met en avant certaines demandes qui ne seront pas forcément les plus qualitatives.  

Le prérequis est donc de se mettre d’accord : Quels sont les critères d’évaluation de la demande ? 

Dans Project Monitor il sera possible d’avoir plusieurs fiches de renseignement et d’évaluation. Il sera même aussi possible d’avoir un système de notation automatique : il sera possible d’additionner des critères pour obtenir une note finale de la demande. 

Il est rare de mettre quelques minutes ou quelques heures pour compléter une demande : il manque souvent des informations, surtout lorsque la demande est liée à un métier en particulier ou est assez technique. Il faut donc favoriser au maximum les échanges entre le demandeur et les experts. Project Monitor peut le faire de plusieurs manières : 

• centralisation des informations clés,
• centralisation des acteurs clés,
• historisation des principaux échanges… 

Avoir un espace dédié à la demande permettra d’avoir une instruction plus complète et plus fiable.

Étape 3 : réaliser une première instance « d’écrémage »

L’objectif de l’instance est de pouvoir répondre à cette question : doit-on mobiliser davantage de moyens pour étudier plus en détails la demande ?

Après avoir apporté plus d’informations à la demande, le PMO aura une vue plus globale et plus fine de son « portefeuille de demandes » 

Le PMO peut en revanche, se retrouver avec un portefeuille avec un nombre conséquent de demandes, qui ne deviendront sûrement pas toutes des projets. 

Une première instance d’écrémage peut être mise en place. Son objectif est simple : doit-on mobiliser davantage de moyens pour étudier plus en détails la demande ?

Pour comparer les demandes, il est possible sur Project Monitor d’avoir des tableaux de bord, des graphiques à bulles ou sous forme de radar. Selon les différents axes paramétrés, il sera plus facile de comparer les demandes : quelle est la plus rentable ? Celle qui comporte le plus de risques à priori ?

Le diaporama de revue de portefeuille pourra faciliter grandement l’animation de cette instance : chaque participant pourra voir les informations clés de chaque demande, sous forme de diaporama. Chaque demande sera revue une par une, certains critères pourront être modifiés directement pendant la revue. Des commentaires pourront être ajoutés pour chaque décision, et ils seront compilés pour obtenir un compte-rendu global de la revue.

Étape 4 : étudier la demande de manière approfondie

L’objectif de cette étape est de se baser sur des données (volumétrie) fiables pour l’arbitrage et l’intégration au portefeuille de projets.

Après un premier écrémage, quelques demandes auront été sélectionnées.

Ces demandes, via Project Monitor, pourront être converties en « projet à étudier » en appliquant un gabarit projet.

Cela permettra d’hériter d’abaques types : 

• planning type (phases et jalon) 
• abaques budgétaires 
• abaques en JH 
• risques types
• formulaires à remplir… 

Ainsi, ces nouvelles informations à remplir par les parties prenantes permettront d’avoir une comparaison plus fiable des demandes qui sont potentiellement à lancer. Il est plus facile d’arbitrer sur des demandes qui sont bien décrites !

Étape 5 : arbitrage pour l’entrée au portefeuille de projets 

L’objectif de cette étape est de se confronter aux contraintes et à l’existant.

Project Monitor permet de créer des scénarios de portefeuille et simuler l’impact de l’intégration d’une demande face aux contraintes imposées :

• contraintes paramétrables (budgétaires ou de ressources)
• périmètre du portefeuille projets et du portefeuille demandes paramétrables
• c’est un scénario : les données de production ne sont pas modifiées
• un rapport détaillé des changements à réaliser est obtenu à la validation du scénario pour appliquer les changements le cas échéant

Voir le témoignage complet du GHT du Loiret sur sa gestion des demandes IT

En savoir plus sur Project Monitor

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