Les méthodes et outils PMO les plus utilisés

Les conseils pour « L’ascension du JEDI PMO » !

Les enjeux d’un PMO (Project Management Office) résident dans sa capacité à améliorer l’efficacité, la cohérence et la qualité de la gestion des projets au sein d’une organisation. Comment favoriser l’apprentissage organisationnel ? Comment appuyer la standardisation des processus ? Comment assurer le suivi et le reporting pour minimiser les risques ? Le bureau des projets a besoin de se doter d’outils et méthodes PMO pour faire face à ces enjeux.

Découvrez dans cet article les bonnes pratiques pour le poste de PMO – Project Manager Officer – :

• Le rôle du PMO dans une démarche de gestion de portefeuille de projets
• L’exemple d’une démarche PPM avec Vyv3 IT
• Des exemples d’outils essentiels dans le quotidien du PMO
• L’évolution du poste PMO

Comment mettre en place une démarche de gestion de portefeuille de projets – Le rôle et enjeux du PMO

Le rôle du PMO dans la démarche PPM

La démarche de gestion de portefeuille de projets (PPM – Portfolio Project Management) consiste à sélectionner, prioriser et gérer de manière coordonnée un ensemble de projets ou programmes dans le but de maximiser la création de valeur pour une organisation. Le PPM permet d’aligner les projets sur les objectifs stratégiques, de gérer les ressources de manière optimale et de prendre des décisions éclairées. Le rôle du PMO dans cette démarche est d’assurer la gouvernance du portefeuille de projets, en fournissant un soutien méthodologique, en établissant des processus de gestion, en effectuant le suivi des projets, en fournissant des rapports de suivi et en assurant la coordination entre les projets. Le PMO facilite la prise de décision, l’optimisation des ressources et la gestion des risques au sein du portefeuille de projets.

Les enjeux du PMO

Afin d’accomplir efficacement les diverses tâches attribuées au PMO, il est essentiel d’avoir une compréhension approfondie de son environnement.

Les risques que peuvent rencontrer un PMO peuvent être :

• Disposer des mauvais indicateurs
• Souffrir d’un mauvais positionnement du rôle PMO dans l’organisation
• La résistance au changement
• La gestion en silo
• Le manque d’harmonisation des méthodologies entre les métiers et services

Pour atteindre ses objectifs un véritable Jedi PMO doit être flexible et doit sans cesse se renouveler, il peut pour cela se baser sur : 

• L’amélioration continue des processus 
• Les process & méthodologies projets 
• La mise en place d’ateliers et formations ludiques 
• Les outils de pilotage pour suivre et alerter

Exemple de démarche PPM : La mise en place et les résultats de 10 ans d’évolution du Portfolio Management chez Vyv3 IT

Interview de Céline Desert, PMO chez VYV3 IT

Céline DESERT, Cheffe de Projets Transformation IT & PMO chez VYV3 IT était sur scène lors des Virage Days, un congrès dédié au Portfolio Management. Nos invités ont pu découvrir l’évolution en 10 ans du Portfolio Management de VYV3 IT ! Ainsi que les enseignements sur les outils et méthodes PMO les plus utilisés chez Vyv3IT afin de devenir un véritable « Jedi » PMO. 

1er opérateur privé solidaire en France et 1er acteur mutualiste dans son secteur d’activité, VYV3 porte la stratégie de développement de l’offre de soins et d’accompagnement du Groupe VYV *.

Le début de la démarche PPM – Portfolio Management – part d’un constat : il faut en finir avec les outils « maison » pour sécuriser les refacturations des projets et adresser les enjeux de développement du groupe. 

Les premiers objectifs ciblés à atteindre prennent forme en 2013, le groupe se dote du logiciel Project Monitor pour : 

• Suivre le temps passé pour la refacturation 
• Simplifier la production et le partage des informations 
• Avoir de la visibilité sur l’impact des nouveaux projets (projets d’intention) 

Les besoins d’optimisation du Portfolio Management se faisant de plus en plus forts, c’est en 2020 que VYV3 a choisi de mettre en place des indicateurs de « météo » projets pour le suivi de l’avancement des projets.

Par la suite, la gestion des risques projets et le suivi budgétaire des projets ont suivi le pas et furent implémentés la même année. 

En 2021 est apparu un besoin de centraliser les informations entre les différents outils. C’est dans cette optique que VYV mis en place :  

• Une facilitation et animation des revues de portefeuille projets  
• Une interface entre Easyvista et Project Monitor pour simplifier la gestion des refacturations

La démarche PPM se poursuit en 2022 avec la mise en place de la Planification des ressources et une interface entre l’outil BI Qlik et Project Monitor. 

Quels sont les outils du PMO ?

Un PMO (Project Management Office) est responsable de la gouvernance, de la supervision et du soutien des projets au sein d’une organisation. Les outils utilisés par un PMO peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de l’organisation.

Voici 7 typologies d’outils PMO utilisés chez VYV3IT :

1. Outils de gestion de projet et gestion de portefeuille de projets
2. Outils de communication et de collaboration
3. Outils de gestion de la documentation
4. Outils de Mind Mapping
5. Outils de suivi des indicateurs de performance
6. Outils de conception graphique
7. Outils de présentations interactives et animation de formation

Les outils de gestion de projet et gestion de portefeuille de projets

Les PMO utilisent souvent des logiciels de gestion de projet pour suivre et coordonner les activités des différents projets. Certains exemples populaires sont Microsoft Project, Trello, et Project Monitor. Alors de Microsoft Project et Trello sont plutôt adaptés pour une gestion de base de quelques projets, Project monitor permet de piloter l’ensemble du portefeuille projets avec plusieurs fonctionnalités (gestion des ressources, tableaux de bord, reporting, budgets…).

Les outils de communication et de collaboration

Les PMO doivent faciliter la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe du projet. Des outils tels que Microsoft Teams, Slack, Zoom, peuvent être utilisés pour les réunions en ligne, la messagerie instantanée, le partage d’écrans et la collaboration à distance.

Les outils de Mind Map / cartes mentales

Les mind maps sont des outils de cartographie mentale et de brainstorming qui permettent d’organiser, relier, et visualiser les idées. Avec les versions en ligne, vous pouvez travailler en simultané pour apporter des commentaires. Les équipes PMO de Vyv3IT utilisent par exemple MindView, Xmind, ou encore MindManager.

Les outils de conception graphique

Canva est un outil de conception graphique en ligne qui permet de créer des documents visuels à partir d’une bibliothèque de modèles. Avec Canva, créez et partagez facilement des designs professionnels. Le PMO peut par exemple mettre en avant certains cas d’usages ou process et méthodologies.

Les outils de suivi des indicateurs de performance

Les PMO utilisent des tableaux de bord et des outils de suivi des indicateurs de performance pour surveiller l’avancement des projets, mesurer les résultats et prendre des décisions éclairées. Les outils BI comme Clik ou PowerBI peuvent s’interfacer avec un logiciel de gestion de portefeuille comme Project Monitor.

Les outils de gestion de la documentation

Les PMO sont responsables de la gestion de la documentation des projets, tels que les plans de projet, les rapports d’avancement, les procédures et les politiques. Des outils de gestion de documents, tel que SharePoint peuvent être utilisés pour stocker, partager et collaborer sur la documentation des projets.

Les outils de présentation interactive et animation de formation

Les PMO ont besoin de présentations interactives, notamment lors des sessions de formation. Des outils comme Kahoot, outil en ligne pour créer des quiz ou Wooclap, outil qui permet de créer des nuages de mots et animations visuelles, sont très utiles pour dynamiser les réunions.

Pourquoi se doter d’un outil PPM pour le Bureau de Gestion de Projet ?

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets comme Project Monitor (Ou également appelé Logiciel PPM – Project Portfolio Management) peut être une ressource précieuse pour le PMO dans l’accomplissement de ses missions.

Voici quelques façons dont un logiciel PPM peut aider le PMO. Il permet de :

Centraliser toutes les informations liées aux projets

Y compris les détails des projets, les plannings, les ressources, les budgets et les rapports de suivi.

Cela permet au PMO d’avoir une vue d’ensemble du portefeuille de projets, facilitant la prise de décision et la planification stratégique.

Fournir des fonctionnalités de suivi et de reporting automatisées

Le PMO peut générer des rapports personnalisés sur l’état d’avancement des projets, les performances, les risques, les ressources et d’autres métriques clés. Ces rapports aident à la prise de décisions éclairées et permettent d’identifier rapidement les projets en difficulté ou les opportunités d’amélioration.

Faciliter la gestion des ressources en permettant au PMO de visualiser et de suivre l’allocation des ressources à travers les différents projets.

Cela aide à éviter les surcharges de travail, à identifier les goulots d’étranglement et à optimiser l’utilisation des ressources disponibles. Le logiciel peut également faciliter la planification des ressources à long terme en alignant les compétences nécessaires avec les besoins futurs du portefeuille.

Anticiper les risques

Le logiciel permet au PMO de suivre et de gérer les risques associés aux projets individuels ainsi qu’au portefeuille dans son ensemble. Il peut aider à identifier les risques critiques, à évaluer leur impact et leur probabilité, à mettre en place des mesures d’atténuation et à surveiller l’évolution des risques au fil du temps.

Fournir des fonctionnalités de collaboration et de communication

Cela permet aux équipes de projet de partager des informations, de collaborer sur les tâches et de communiquer efficacement. Cela facilite la coordination entre les équipes, favorise la transparence et améliore la communication avec les parties prenantes.

En résumé, un logiciel PPM offre une plateforme centralisée et intégrée pour piloter l’ensemble du portefeuille projets.

Outillez et structurez votre bureau des projets avec le logiciel PPM Project Monitor

Avec Project Monitor :

• Collectez facilement toutes les demandes des chefs de projets
• Trouvez un équilibre au sein de la charge de vos équipes projets en vérifiant leurs disponibilités
• Garantissez un arbitrage pertinent et objectif entre les priorités projets

En savoir plus

Les conseils sur le rôle et le positionnement du PMO

Quelle est pour le PMO la bonne position pour agir ?

Afin de fournir un travail complet et de répondre à toutes les problématiques posées au quotidien, le PMO doit se positionner en tant que : 

✔️  Problème solver 

✔️  Tour de contrôle 

✔️  Facilitateur 

✔️  Animateur 

✔️  Analyste 

Comment (re)positionner le PMO en analyste et facilitateur ?

Le PMO doit avoir un positionnement à 360° sur l’accompagnement et le suivi des ressources à disposition. 

– Tout d’abord le PMO doit se positionner sur l’accompagnement avec la promesse : Nous sommes là pour vous former. 

Les leviers à déployer pour ce point sont les suivants : 

• Les « P-Café » utilisés chez VYV3 ayant pour objectif de créer des moments de partage d’information et de formation pour les collaborateurs 
• Les sessions de Masterclass
• Les formations Project Monitor  
• Sharepoint « Mon Support PMO » 

– La deuxième partie porte sur l’arbitrage et le suivi avec la promesse : Nous sommes là pour vous trouver des solutions. 

Les leviers à déployer pour ce point sont les suivants : 

• Revue de plan de charge 
• Revue de projets à risque 
• Revue d’intention 
• Ateliers de co-création 

– Cette troisième partie porte sur le déploiement d’un support efficace avec la promesse : Nous sommes là pour garantir les méthodes et outils. 

Les leviers à déployer pour ce point sont les suivants : 

• Les processus 
• Les modèles des documents
• Les interfaces
• L’administration des outils 

– Et enfin, les suivis, avec la promesse : Nous sommes là pour vous soutenir. 

Les leviers à déployer pour ce point sont les suivants : 

• Points réguliers entre PMO & chef de projet 
• Indicateurs de suivi 

Quelle évolution de carrière peut être envisagée pour le Project Management Officer ?

Une fois que vous avez acquis une solide expérience en gestion de projet et une expertise en gouvernance, recherchez le rôle de PMO stratégique. Ce rôle implique généralement une vision plus large de la gestion de projet, en alignant les initiatives sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Guide téléchargeable – PMO, structurer et outiller votre bureau des projets

PMO, Chef de projets, Consultant en Management de Projet : découvrez les clés pour structurer et outiller le bureau des projets au sein d’une organisation ! Le contenu a été co-rédigé avec Appvizer, 1er média en Europe dédié aux logiciels professionnels

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