5 conseils pour évaluer la performance de vos projets

Pour mesurer la performance d’un projet on utilise des notions standardisées et adaptées à tous types de projets. On parle de jalons, tâches, budgets, etc. Il est alors facile d’obtenir un indicateur d’avancement moyen ou un coût global pour un ensemble de projets. Lorsque vous gérez un projet, voir un portefeuille de projets, vous devez toujours garder un œil sur les délais, le budget, l’étendue du projet et la qualité du travail réalisé. Découvrez 5 conseils pour vous aider à mieux piloter la performance des projets.

Conseil n° 1 : Choisissez des indicateurs de performance du projet

Choisir des indicateurs de résultat parlants. Les indicateurs de résultat de vos projets doivent respecter la méthodologie SMART : Un objectif SMART est un objectif spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, temporel.

Vos indicateurs doivent être :

• Simples à comprendre pour l’équipe projet et les clients du projet
• Directement liés au métier client du projet
• Aussi objectifs et mesurables que possible
• Descriptif de l’amélioration de la performance de l’organisation et non de l’efficacité du projet

Voici quelques exemples d’indicateurs :

• Projet ERP / logistique : besoin en fonds de roulement, exprimé en jour de CA
• Projet lancement de produit : Time to market / CA additionnel lié au lancement / Taux de conquête
• Projet SI de migration isofonctionnelle : TCO de la solution / nombre d’incidents par utilisateur et par mois
• Projet de déploiement technique : coût du déploiement sur un point donné
• Etc.

Conseil n° 2 : Définissez des indicateurs de réussite du projet

Mesurez l’efficacité et l’avancement du projetCes 3 indicateurs sont notamment importants pour évaluer les performances d’un projet et les éventuels impacts des risques de retards :

1. Nombre de jalons réalisés : Quel jalon est fait ? Quelle étape est en retard ? Comparez en 1 clic le planning cible et le planning réel grâce à la fonctionnalité Gestion des plannings et Diagramme de Gantt d’un logiciel PPM (Project Portfolio management) comme Project Monitor.
2. Taux d’avancement des tâches : (tâches accomplies / tâches prévues) X 100
3. Temps passé sur le projet : Grâce au suivi des temps, analysez les heures de travail effectuées de vos équipes par rapport aux heures initialement planifiées. Si la quantité d’heures passées est supérieure à celle prévue, peut-être devez-vous revoir l’estimation du temps nécessaire à la réalisation du projet.

Conseil n° 3 : Définissez une valeur de référence et une cible pour chaque indicateur

Pour chaque indicateur, vous devez évaluer la situation au lancement du projet et celle que vous attendez en fin de projet.

Par exemple, la mise en place d’un ERP et donc « besoin en fonds de roulement, exprimé en jour de CA » on constate que :

• La valeur actuelle est de 47 jours
• Vous comptez la ramener à 32 jours grâce à une meilleure gestion des stocks et des en-cours

Conseil n° 4 : Calculez le progrès d’un indicateur

Pensez à évaluer régulièrement l’indicateur de performance du projet. Périodiquement (par exemple chaque mois), vous devez mesurer le niveau atteint par l’indicateur de résultat. Si nous reprenons le projet ERP on mesure que 3 mois après lancement, le besoin en fonds de roulement est maintenant de 41 jours.

Pour mesurer les progrès de l’indicateur, vous devez évaluer le chemin parcouru entre la référence (point de départ) et la cible.

Reprenons notre exemple :

• L’objectif est de raccourcir le besoin en fonds de roulement de 15 jours
• Il a été raccourci de 5 jours
• Vous avez fait 40 % du chemin

La formule de calcul est la suivante : I = (Réalisé – Cible) / (Référence – Cible)

Vous noterez que tous les indicateurs de résultat s’expriment désormais en pourcentage, quelle que soit la mesure sous-jacente.

Conseil n°5 : Mettez en place un tableau de performance des projets

Afin d’analyser la performance de vos projets, vous allez devoir mettre en place un tableau de bord de suivi de la performance des projets.

Si vous travaillez en mode « portefeuille projets » un logiciel de pilotage de portefeuille projets vous sera fort utile !

Pilotez vos portefeuilles projets : indicateurs de suivi, météo projets, budgets, risques.

Vous aimeriez en savoir plus sur les indicateurs de réussite d’un projet ? Découvrez notre articlé dédié !

Découvrez Project Monitor, un logiciel pour aider à analyser la performance de vos projets

Project Monitor est un logiciel de pilotage de portefeuille projets. Les outils de reporting et les tableaux de bord du logiciel Project Monitor vous présentent des rapports et bilans analytiques sur les activités et les résultats de votre organisation. Ces instruments d’aide à la décision transforment vos données en informations exploitables. Ils sont incontournables dans le pilotage de vos projets lors de vos points réguliers.

Les tableaux de bord, calculés en temps réel, proposent tous les indicateurs projet clés :

• Suivi des plannings
• Suivi budgétaire
• Suivi des ressources
• Suivi des risques
• Suivi des coûts

Les tableaux de bord, calculés en temps réel, sont des outils essentiels qui fournissent tous les indicateurs clés nécessaires pour suivre efficacement un projet :

1. Suivi des plannings : Cet indicateur permet de visualiser l’avancement du projet par rapport au planning établi. Il permet de vérifier si les différentes étapes et tâches sont réalisées dans les délais prévus et d’identifier d’éventuels retards. Grâce à ce suivi, il est possible de prendre des mesures correctives pour rétablir l’alignement temporel du projet.
2. Suivi budgétaire : Cet indicateur permet de surveiller les dépenses du projet par rapport au budget alloué. Il offre une vision claire des coûts engagés, des prévisions budgétaires et des écarts éventuels. En suivant le suivi budgétaire, il est possible de prendre des décisions informées concernant l’allocation des ressources financières et d’identifier les domaines où des ajustements sont nécessaires.
3. Suivi des ressources : Cet indicateur permet de suivre l’utilisation des ressources du projet, telles que le personnel, les équipements et les matières premières. Il offre une visibilité sur la disponibilité des ressources, leur allocation et leur efficacité. En surveillant le suivi des ressources, il est possible de maximiser leur utilisation et de prévenir les problèmes de surcharge ou de sous-utilisation.
4. Suivi des risques : Cet indicateur permet de recenser, d’évaluer et de suivre les risques potentiels liés au projet. Il offre une vision globale des risques identifiés, de leur gravité et de leur probabilité. En surveillant le suivi des risques, il est possible de mettre en place des mesures d’atténuation appropriées pour minimiser leur impact sur le projet.
5. Suivi des coûts : Cet indicateur permet de suivre les coûts réels engagés par rapport aux prévisions budgétaires. Il offre une vision précise des dépenses du projet, des économies réalisées ou des dépassements budgétaires. En surveillant le suivi des coûts, il est possible de contrôler les dépenses et d’ajuster les plans si nécessaire pour respecter les contraintes budgétaires.

En utilisant ces tableaux de bord en temps réel, vous disposez d’une vue globale et actualisée des principaux indicateurs projet. Cela vous permet de prendre des décisions éclairées, de détecter les écarts rapidement et de mettre en œuvre des actions correctives pour assurer le succès du projet.