La gestion de projets nécessite une certaine expertise pour bien prioriser l’importance de chacun d’eux (surtout en phase budgétaire). Mais les professionnels du PPM ont développé des outils et méthodes pour vous aider. Intéressons-nous à la démarche SIP. Que vous permet-elle ?
La priorisation des propositions de projet en phase budgétaire est un grand classique. Chaque entité présente les projets qu’elle souhaite mettre en place à l’organisation qui doit les réaliser. Celle-ci compare le cumul des demandes par rapport au budget dont elle dispose et constate en général que « cela ne passe pas ». On ne peut pas tout faire et il va falloir choisir les projets qui seront réalisés.
Mais alors comment choisir les projets ? Comment faire accepter ce choix aux demandeurs ? C’est tout là l’enjeu de la phase de priorisation de projets.
Dans ce but, nous avons développé une approche méthodologique structurée qui a largement fait ses preuves. Nous l’appelons SIP pour « Stratégie – Importance – Poids ».
La démarche SIP se déroule en 3 temps :
La phase de recueil et d’évaluation consiste à identifier les intentions de projet, les décrire et qualifier chacune selon 3 axes :
La description des intentions se fait à l’aide de fiches Ad Hoc. Ces différentes évaluations permettent de réaliser un premier diagramme à bulle représentant :
Parallèlement, la description des projets permet de réaliser une première analyse « charge / capacité ».
Elle consiste à réunir les porteurs de projet utilisant les mêmes ressources pour valider l’évaluation faite précédemment. Cette mise en commun est une réunion, animée par un acteur externe (un consultant, un PMO, etc.).
Après cela, l’organisation dispose d’une vision claire et partagée des projets à réaliser, puis des priorités.
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La dernière phase relève du management. Elle consiste à choisir les projets qui seront réalisés en fonction des réflexions précédentes.
Les projets sont choisis dans l’ordre suivant :
A l’issue de cette sélection, un travail de scénarisation détaillé est indispensable pour valider la faisabilité du scénario retenu.
La démarche SIP propose une approche participative et structurée pour animer le processus de priorisation.
Cette matrice de priorisation des actions facilite la prise de décisions et permet de faire comprendre ces décisions aux opérationnels (ex : Direction Générale).