Retour d’expérience sur le pilotage des projets d’investissement de Genève Aéroport
Comment gérer le portefeuille de projets d’une infrastructure accueillant 17,9 millions de passagers par an ? Le logiciel PPM Project Monitor accompagne depuis plus de 5 ans la Direction Coordination Projet (cellule de gestion de projets de l’Aéroport de Genève) pour le suivi de son activité. Le PMO a une casquette transverse et va opérer des activités et actions pour l’ensemble des départements de Genève Aéroport. Découvrez leur retour d’expérience.
Les speakers :
- Fayçal El Guerrouj – Global PMO
- Philippe Terrettaz – Contrôleur financier des investissements
Vous découvrirez dans cet article :
- L’organisation interne de cet aéroport de 17,9 millions de passagers
- Les grands projets d’investissement en cours de réalisation
- La mise en œuvre du logiciel PPM Project Monitor pour leurs portefeuilles projets
- Les facteurs clés de succès
Génère Aéroport – les chiffres clés
- 1069 employés en 2019 pour un bénéfice de 84 millions CHF avant impôt
- 33600 emplois directs, indirects et induits
- 17,9 millions de passagers
- 494 millions CHF de chiffre d’affaires répartis comme suit :
- 56% de revenus aéronautiques
- 44% de revenues non aéronautiques
- 250 millions CHF d’investissements
Éléments financiers sur 2019 :
- 2,1 milliards CHF d’actifs immobilisés
- 1,2 milliard CHF de valeur nette après amortissement
- Dont immobilisations en cours de réalisation de 517 millions CHF. Ce sont ces immobilisations qui vont être suivies au travers de projets sur Project Monitor
*Chiffres clés sur 2019
L’organisation interne et les enjeux clés
L’organisation de la coordination des projets
L’aéroport international de Genève se situe dans un petit canton avec un espace confiné et restreint : une piste unique avec une voie d’accès à l’extérieur. Il parait donc indispensable d’optimiser au mieux l’espace.
En termes de coordination de projets, le PMO a une casquette transverse et va opérer des activités et actions pour l’ensemble des départements de Genève Aéroport.
La gestion de projet à Genève Aéroport va avoir une approche très budgétaire et est majoritairement conduite par les métiers financiers. Les projets sont d’ailleurs appelés « investissements » et sont réellement considérés tels quel.
Au sein de la DCP, tous les métiers vont interagir par collaboration, quelle que soit leur spécificité
- Le pôle « Planification stratégique » va coordonner les actions liées au développement à long terme et animer le processus d’établissement du plan directeur
- Le pôle « Project Management Office» va piloter et superviser les portefeuilles de projets ainsi que les outils dédiés
- Le pôle « Fonction Achats » va créer, appliquer et former le processus achats, dans le respect de la réglementation des marchés publics
- Le pôle « Economie de la construction» va mener des études technico-financières des projets de construction ou de rénovation des bâtiments
Le logiciel PPM Project Monitor accompagne la Direction Coordination Projet de l’aéroport
279 projets actifs en 2019 dont :
- 10 projets > 10 millions CHF
- 40 projets entre 1 et 10 millions CHF
- 229 projets < à 1 million CHF
- 1700 projets historisés dans l’outil
- 293 projets identifiés en 2020
Les grands projets d’investissement en cours de réalisation
Les projets d’envergure sont traités sur Project Monitor et s’étalent sur plusieurs années. Ces projets vont être pilotés et supervisés par de nombreux acteurs. Ce pilotage permet de voir, entre autres, comment les projets évoluent dans le temps et surtout comment ils s’intègrent dans l’espace géographique de Genève Aéroport.
Il faut noter que cette typologie de projet va nécessiter un niveau de suivi très conséquent et plus important que les autres. La volonté est de travailler à capitaliser sur la manière dont ces projets sont gérés pour en faire profiter l’ensemble des projets.
- Aile Est : nouveau terminal pour les vols intercontinentaux
- Budget total de 620M CHF
- Mise en service prévue au T1-2021
- BLC : centre logistique de tri bagages
- Budget total de 270M CHF
- Mise en service échelonnée jusqu’à 2023
- Génilac : nouvelle centrale thermique alimentée par l’eau du lac Léman et réseaux sur le site aéroportuaire
- Budget toal de 78M CHF
- Mise en service prévue fin 2022
La mise en œuvre et les facteurs clés de succès
#1 Une organisation mature et ouverte au changement
L’exploitation de Project Monitor est possible et intéressante lorsque l’organisation a une certaine maturité et lorsque l’accompagnement au changement se fait au sein de l’outil mais également à l’extérieur.
#2 Une volonté de sensibiliser les utilisateurs
Chez Genève Aéroport, l’évolution a été graduelle.
La première année de déploiement a permis de mettre en place l’outil de manière technique et de fournir un travail de communication et d’évangélisation interne. La communauté d’utilisateurs n’était pas sensibilisée et sensibles à l’IT mais motivée à le devenir. La communauté de chefs de projets avait une façon de travailler très différente. Il y a eu un vrai travail effectué pour accompagner au changement. L’important était d’avoir une communauté d’utilisateurs sensibilisés à la gestion de projets et qui comprenne la nécessité de centraliser et de synthétiser la donnée afin d’aider à la décision.
Sur la deuxième année, l’accent a été mis à développer et exploiter au mieux l’ensemble des modules pour répondre au mieux à l’ensemble des besoins.
» Project Monitor accompagne à la Conduite du changement. On dégage énormément de temps sur la partie analytique. Pour accompagner les utilisateurs, la Direction Coordination Projet de l’aéroport a organisé des formations, documents et lean meeting avec les équipes »
#3 La mise en place de formulaires de priorisation stratégique
A l’initialisation de chaque projet, un formulaire de priorisation va être complété par le bénéficiaire qui va réfléchir son expression de besoin et voir si elle s’inscrit bien dans le plan stratégique.
Le formulaire va donc s’axer sur les 3 stratégies majeures : satisfaction client, pérennité économique et opérabilité de la plateforme.
Valider les étapes des projets au travers de Worklows
La validation des projets a été déployée sur Project Monitor au travers d’un workflow. Ainsi, une succession de tâches et d’actions vont être effectuées avant de faire valider le budget d’un projet et donc de faire évoluer son statut.
- Ce workflow, de type standard, a été défini et intégré à Project Monitor et est issu du guide de management de projet de Genève Aéroport. Sachant que ces workflows n’impactent pas la méthodologie de projet interne.
- Les objectifs ont été les suivants :
- Centraliser et partager l’évolution de processus de validation d’un projet à toute une communauté d’utilisateurs
- Réduire le nombre de réunions
- Avoir une traçabilité sur les validations, notamment budgétaires
- Centraliser toutes les réponses de chacun des acteurs
La gestion des ressources sur Project Monitor
La volonté initiale était de pouvoir mesurer l’activité de toute personne qui était impliquée dans un projet pour qu’elle soit valorisée au niveau des investissements. Aujourd’hui les champs ont été élargis pour être en capacité de mesurer l’ensemble des activités.
- 190 ressources internes activées.
- De ces ressources, près de 160 000 heures ont été saisies en 2019, ce qui correspond à près de 88 emplois à plein temps par an.
Le suivi va permettre également de mesurer les futurs besoins en personnel, notamment grâce à la planification.
Galilée et la gestion des portefeuilles de projets
La gestion des projets candidats se fait au travers du statut « brouillon ». Tous ces projets vont être stockés pour un besoin futur qui va potentiellement passer par un processus de validation.
L’avantage étant de centraliser les expressions de besoin, qui étaient initialement effectuées par mail et/ou sur Excel.
Les hiérarchies ont permis de catégoriser et de lister les portefeuilles bénéficiaires, qui correspondent au business sponsor ayant chacun des enveloppes pour financer les projets.
L’avantage est que cela a réduit le nombre de réunions et a rendu les bénéficiaires autonomes sur la gestion des informations de leurs périmètres.
Pour aider à la supervision des portefeuilles, Galilée, le module décisionnel de Project Monitor est utilisé. L’exploitation de ce Datamart va permettre de générer des rapports avec une intégration ETL avec Business Object et donc de comparer des éléments.
Datamart Galilée – BI, Dashboarding et reporting
Les dashboards ont permis de comprendre et d’évaluer la qualité des données sur Project Monitor.
Bénéfices concrets :
- Partage de l’ensemble des données disponibles ce qui a permis de rassurer les utilisateurs sur l’intérêt de l’outil.
- Consolidation des données pour une compréhension commune
- Aide à la décision : permet de voir l’évolution du portefeuille de projets mais aussi de chaque projet individuellement. Cela a donc permis d’anticiper la planification financière et de comprendre la qualité de la précision qui est fournie par le chef de projet.
La mise en place d’un processus de support utilisateur bien ficelé
Mise en place d’interactions spécifiques avec le service IT Genève Aéroport :
- La DPC va avoir un rôle de support métier et accompagner tous les utilisateurs dans des sessions de formations, veiller à répondre au quotidien aux questions de type métier et gestion de projet sur l’outil
- Pour toutes les questions techniques, un Service Desk fera le liant vers une équipe dédiée qui va être capable de réorienter la demander sous la forme d’une évolution ou d’un ticket à traiter, qui remontera à Virage.
Ce fonctionnement a grandement été amélioré et a été possible grâce à la fréquence et régularité des interactions avec les experts Virage. Cela a permis une montée en compétence rapide et l’exploitation de l’ensemble des capacités de l’outil.
Les bénéfices clés à retenir du logiciel de gestion de portefeuille Project Monitor
- Réduction conséquente du nombre de réunions décisionnelles
- Centralisation et historisation de la donnée projet, qui à l’époque était sauvegardé dans une multitude de projet Excel et stocké aléatoirement
- Historisation et traçabilité de l’information : va servir notamment dans les REX et comparaisons d’année en année a une vraie valeur ajoutée sur l’analyse
- Supervision et pilotage des projets transversaux
- Accompagnement au changement car c’est une plateforme qui est accessible et diffusée et partagée largement au sein de GA
- Maturité du PMO : évolution d’un PMO Admin vers un PMO Analytique
« Project Monitor permet une centralisation et une historisation des informations dans un but d’aide à la décision » « La traçabilité des informations permet un retour d’expérience »
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