5 conseils pour passer au pilotage de portefeuille de projets
Vos projets ne délivrent pas la valeur attendue ? Comme les participants à notre webinar Cinq conseils pour passer au management de portefeuille projets, vous êtes à la recherche de nouvelles approches pour optimiser la gestion de vos projets, cet article est conçu pour vous aider.
Si vous vous reconnaissez dans les situations suivantes :
- Les projets se multiplient et il devient difficile de les recenser simplement
- Le lien entre projet et stratégie d’entreprise n’est pas évident
- Vous peinez à gérer efficacement vos ressources disponibles
- Vos projets sont de plus en plus interconnectés, mais votre organisation demeure cloisonnée en silos
Alors, il est temps de revoir votre approche de manière plus globale. Nous vous proposons de passer de la gestion de projet à une vision globale : celle du portefeuille de projets. Cette démarche vous dotera de nombreux leviers de performance jusqu’ici inexploités !
À la recherche de la performance projet perdue
Lors de notre webinar en partenariat avec le cabinet Projexion, expert en transformation et gestion de portefeuilles de projets, nous avons abordé ce sujet en détail. Si vous avez manqué cet événement, n’hésitez pas à consulter le replay.
Sondage – Qu’est ce qui motive votre participation à ce webinar ?
Pendant ce webinar, nous avons demandé à nos auditeurs la question suivante :
35 % des participants à notre webinar cherchent de nouveaux leviers de performance pour leur management par projet.
Parce que gestion de projet et pilotage de portefeuille projets ce n’est pas la même chose
Pour compléter votre approche de gestion de projet par une perspective plus complète, la gestion de portefeuille de projets, il est essentiel de comprendre la différence fondamentale entre ces deux approches. Certes dans les deux cas il s’agit de pilotage… mais le cœur du sujet est fondamentalement différent.
La gestion de projet se concentre sur la réalisation individuelle de projets spécifiques, en veillant à leur exécution efficace tout en gérant les ressources et les délais. En revanche, la gestion de portefeuille de projets adopte une perspective plus large, visant à coordonner et à hiérarchiser de nombreux projets alignés sur les objectifs stratégiques.
Associer la gestion de projet à la gestion de portefeuille est crucial pour maximiser la valeur des projets. Cela permet de combiner l’efficacité opérationnelle de la gestion de projet avec la vision stratégique et tactique de la gestion de portefeuille. Cette synergie assure que les projets individuels contribuent de manière optimale à la réalisation des objectifs stratégiques de l’organisation, tout en optimisant l’allocation des ressources et en minimisant les conflits potentiels entre les projets.
Pour en savoir plus découvrez notre Ebook – La gestion des projets au sein des DSI des collectivités territoriales – Equilibre entre stratégie et oopérationnel.
De plus, la gestion isolée de projets atteint ses limites quand :
- Le nombre de projets augmente considérablement, ce qui engendre une complexité croissante.
- Certains projets ne sont pas alignés directement avec la stratégie de l’entreprise, nécessitant des décisions d’arbitrage.
- Avec la multiplication des projets, il devient essentiel de prendre des décisions d’arbitrage pour déterminer quels projets prioriser, en tenant compte des contraintes qui peuvent surgir.
- Des projets sont abandonnés ou voient leur périmètre réduit en cours de route, entraînant des dépenses inutiles.
- La gestion des ressources, en particulier du côté métier, reste un défi.
- Les budgets des projets sont fréquemment dépassés, mettant en évidence l’importance de la gestion financière des projets.
- De nombreuses entreprises fonctionnent encore en silos malgré la nature de plus en plus transverse des projets.
Sondage – Dans quelle(s) situation(s), reconnaissez-vous votre organisation ?
Pendant ce webinar, nous avons demandé à nos auditeurs la question suivante :
Les trois préoccupations principales des participants à notre webinar sont l’augmentation du nombre de projets, la transversalité croissante des projets malgré des organisations cloisonnées en silos et une difficulté de gestion des ressources disponibles.
Les motivations pour la Gestion de Portefeuille de Projets
Les raisons qui poussent à adopter la gestion de portefeuille de projets peuvent être regroupées en trois axes :
- Les métiers reprennent le leadership, avec des projets qui ne sont pas exclusivement axés sur le numérique.
- La taille de l’organisation joue un rôle crucial, en particulier pour les entreprises plus grandes confrontées à une complexité croissante.
- La maturité de la culture projet devient de plus en plus prédominante, en particulier avec la montée en puissance des projets « build ».
5 conseils pour améliorer la performance de vos projets grâce à la Gestion de Portefeuille
Voici cinq conseils essentiels pour vous aider à intégrer le pilotage de portefeuille de projet (PPM) dans vos pratiques projets.
Conseil 1 : Mettez en place une gouvernance solide
L’augmentation du nombre de projets, leur complexité croissante et leur interconnectivité exigent une gouvernance solide et des instances de décision programmées. Il s’agit de réunir autour de la table « les commanditaires » et « les réalisateurs » (ou Maîtrise d’Ouvrage et Maîtrise d’œuvre). Cela signifie impliquer pour bon nombre de projet à la fois les équipes IT et les métiers. Cela vous permettra de maintenir le contrôle sur tous les projets, quelle que soit la taille de votre organisation.
Conseil 2 : Établissez un processus de demande de projet structuré
Avec la multiplication des projets, il est essentiel de mettre en place un processus structuré pour la demande de nouveaux projets. Cela vous permettra de cadrer les projets, de les prioriser et de décider de leur pertinence, évitant ainsi une inflation de projets non contrôlée.
Pour en savoir plus consultez notre Ebook – Check list d’arbitrage des projets
Vous trouverez également des clés précieuses dans le témoignage du GHT du Loiret qui toutes les deux semaines, passe en revue presque 100 demandes de projets !
Conseil 3 : Alignez les projets avec la stratégie
Assurez-vous que chaque projet serve la stratégie de votre entreprise. Cela implique de développer une vision stratégique claire et de veiller à ce que tous les projets s’alignent sur cette stratégie. Les projets doivent être des moyens pour servir la stratégie, pas des initiatives isolées.
Si ce conseil vous semble une évidence, inversez l’approche ! Si chaque projet peut être fléché vers un ou plusieurs axes stratégiques, parfait. Maintenant renversez la question : vos axes stratégiques sont-ils bien adressés par des projets ? La répartition des investissements est-elle bien proportionnelle à l’importance des objectifs stratégiques ?
Conseil 4 : Soyez exhaustif
Pour prendre des décisions d’arbitrage efficaces, identifiez tous les projets, initiatives et programmes de votre entreprise. Cartographiez, listez et catégorisez-les pour avoir une vue complète. L’exhaustivité est essentielle pour une gestion efficace.
La constitution d’un référentiel unique des projets est la seule garantie de l’exhaustivité. Une plateforme Project Portfolio Management devient la base de recensement unique. « Si le projet n’est pas dans Project Monitor alors il n’existe pas aux yeux de l’organisation ».
Cette exigence d’exhaustivité doit s’étendre aux activités hors projet si vous souhaitez connaître votre véritable capacité à prendre en charge de nouveaux projets. Ce point est clé si vos ressources ne sont pas dédiées à 100% aux projets – ce qui est vrai dans la plupart des équipes projets.
Conseil 5 : Acquérez les compétences nécessaires
N’ignorez pas l’importance des compétences spécifiques requises pour la gestion de portefeuille de projets. Ne vous improvisez pas PMO. Formez-vous ou engagez des ressources possédant les compétences requises. Pour en savoir plus découvrez notre Ebook – PMO Structurer et outiller votre bureau des projets.
Si la mise en place d’une fonction de PMO vous intéresse, le témoignage d’Alptis Assurance vous donnera les jalons du passage d’une approche projet selon la norme ISO à l’émergence d’une fonction de PMO.
Sondage – Quelle(s) action(s) vous semble(ent) les plus importantes pour votre organisation ?
Pendant ce webinar, nous avons demandé à nos auditeurs la question suivante :
26 % des participants ont considéré que la mise en place de la gouvernance est l’action la plus cruciale à entreprendre au sein de leur organisation.
La gestion de portefeuille de projets est un élément crucial pour améliorer la performance de vos projets. Les cinq conseils que nous avons partagés sont autant de clés pour vous aider à atteindre cet objectif.
En mettant en place une gouvernance solide, en établissant un processus de demande de projet structuré, en alignant vos projets avec votre stratégie, en étant exhaustif dans votre approche, et en acquérant les compétences nécessaires, vous pouvez maximiser l’efficacité de vos projets et garantir qu’ils contribuent véritablement à la réussite de votre organisation.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion de portefeuille de projets, sur la manière de mettre en place une fonction de PMO, ou sur la manière de structurer et outiller votre bureau des projets, nous sommes là pour vous aider. Contactez-nous pour discuter de la manière dont nous pouvons vous accompagner dans l’amélioration de la performance de vos projets. Demandez une démonstration personnalisée pour découvrir comment la gestion de portefeuille de projets peut transformer votre organisation.
En savoir plus sur Project Monitor, outil de gestion de portefeuille projets simple et évolutif
- Gestion des idées : Recenser, analyser et prioriser les demandes.
- Planning : Visualiser les plannings de vos projets grâce aux Gantt et timelines
- Revue de projet : Obtenir facilement les données dans des fiches de suivi de projets, exportables en PPT pour vos réunions
- Tâches : Gérer les tâches, suivre leur avancement, de la demande projet à sa réalisation, grâce au Kanban.
- Collaboratif : Flash report, comptes-rendus partage de fichiers.
- Suivi des temps et gestion des ressources : Une visibilité sur le capacity planning et le reste à faire.
- Suivi des budgets : Planifier, suivre et réestimer les budgets des projets
Jeudi 10 octobre 2024
Explorez le logiciel Project Monitor : centralisation de tous les projets, assurance de l’alignement stratégique et diffusion des bonnes pratiques projet. Ne manquez pas ce Product Tour en direct.
Chez DPD Group, on livre les projets avec la même obsession de rapidité de livraison des colis. Mode commando activé pour la mise en place de Project Monitor ! Retour dans les coulisses de cet acteur exemplaire !
Les conseils de Céline DESERT, Cheffe de Projets Transformation IT & PMO chez VYV3 IT sur les outils et méthodes PMO
Best-of des questions/réponses durant le webinar
Quel est le positionnement de l’amélioration continue dans la gestion de portefeuille de projets ?
L’amélioration continue occupe une position distincte au sein de la gestion de portefeuille de projets. Cette dernière est généralement axée sur des stratégies disruptives, tandis que l’amélioration continue se concentre sur un processus constant et évolutif. La gestion de portefeuille de projets gère des projets avec des débuts et des fins définis, tandis que l’amélioration continue, comme son nom l’indique, est un processus continu.
Cependant, il est intéressant de noter qu’il est possible d’intégrer une approche de gestion de portefeuille de projets au sein de l’amélioration continue, tout en maintenant une distinction claire avec les autres projets en cours. L’amélioration continue implique l’identification d’irritants, la création de plans d’action, et le suivi rigoureux de leur mise en œuvre. Dans certains cas, cela peut conduire à l’identification de nouveaux projets ou besoins de projets, qui seront ensuite gérés dans le cadre de la gestion de la demande. Ainsi, l’amélioration continue et la gestion de portefeuille de projets peuvent collaborer de manière synergique pour améliorer de manière constante les processus et les résultats organisationnels.
L’approche de gestion de portefeuille de projets est-elle compatible avec l’agilité à l’échelle et quelles sont les considérations liées à la centralisation ou à la décentralisation de cette approche ?
L’approche de gestion de portefeuille de projets est tout à fait compatible avec l’agilité à l’échelle. Il existe des frameworks agiles bien établis, tels que Scrum, pour la gestion de projets, ainsi que des frameworks permettant de passer à la gestion de portefeuille à l’échelle de l’agilité. L’agilité est une méthode parmi d’autres, et elle peut être harmonieusement intégrée dans la gestion de portefeuille de projets.
Quant à la centralisation ou à la décentralisation de cette approche, les deux approches sont valables. Il est possible de réaliser un travail préparatoire au niveau d’un département ou d’une fonction avant de l’intégrer à un niveau supérieur, sans que cela soit incompatible. Il est important de pouvoir gérer efficacement les deux aspects, car il peut y avoir plusieurs niveaux de portefeuilles. Trouver le bon équilibre dépendra de la culture organisationnelle et des objectifs spécifiques, que ce soit pour favoriser la transversalité ou améliorer l’efficacité des entités autonomes.
De plus, il est crucial de noter que certains projets peuvent se retrouver dans différents portefeuilles, car ils ont une nature transverse. Par conséquent, il est essentiel de les considérer des deux côtés pour une gestion cohérente et efficace.
Parmi les cinq conseils que nous avons partagés, y compris les retours des sondages, quelles recommandations essentielles retenir pour réussir la transition de la gestion de projet au pilotage de portefeuilles de projets ?
Pour passer de la gestion de projet au pilotage de portefeuilles de projets, nous recommandons une approche progressive. Il est inutile de complexifier immédiatement le processus. Commencez par identifier vos projets. Cette étape est cruciale car elle peut soulever des questions sur ce qui est considéré comme un projet. Regroupez ensuite les projets de manière cohérente.
Un deuxième point essentiel est de canaliser tous les projets au même endroit, afin d’éviter les projets non identifiés ou disséminés. Ensuite, vous pouvez envisager d’autres techniques de gestion, telles que la gouvernance, qui peut être adaptée au contexte du portefeuille de projets.
En résumé, commencez petit en identifiant vos projets, regroupez-les de manière cohérente, puis explorez des techniques de gestion adaptées. Cela vous permettra de passer en douceur à la gestion de portefeuille de projets.