Comment analyser les risques d’un projet : les conseils pour une analyse des risques projet efficace

On vous donne dans cet article les bonnes pratiques dans la gestion des risques de vos projets :

• des exemples de risques types en gestion de projets,
• les outils pour anticiper et remédier aux risques,
• les étapes d’un processus d’analyse et de gestion des risques,
• un zoom sur le logiciel Project Monitor pour vous aider dans l’analyse des risques.

Vous aimeriez y voir plus clair dans les process à mettre en place pour anticiper les risques de vos projets ? Ainsi que les outils possibles pour vous y aider ?

En anticipant et en identifiant les risques dès le début, les équipes projets sont mieux préparées à prendre des mesures préventives.

Cela contribue à anticiper les perturbations dans la gestion globale du projet.

Ainsi, dès la phase initiale, la réflexion sur les risques s’inscrit comme un élément fondamental pour assurer le succès du projet.

La capacité à identifier, évaluer, et gérer les risques est cruciale pour la réussite d’un projet. L’utilisation d’un logiciel est recommandé pour simplifier ces processus, offrant une boîte à outils complète et une visibilité accrue des risques pour toutes les parties prenantes.

Découvrez par exemple le logiciel Project Monitor pour piloter vos risques, plannings, budgets et ressources.

Qu’est-ce qu’un risque en management de projet ? 

Un risque évalue la probabilité et l’impact d’événements internes ou externes qui pourraient influencer le déroulement d’un projet.

En gestion de projets, différents risques peuvent se présenter.

Ils peuvent être de nature temporelle, financière, humaine, matérielle, etc.

Un risque est une circonstance susceptible d’avoir une influence néfaste sur le projet.

Il est constitué de 5 éléments :

• Un libellé
• Un genre
• Un degré de gravité
• Un degré de probabilité
• Un degré de criticité

Voici quelques exemples de risques types en gestion de projets

• Risques liés au calendrier : Ce sont les risques qui peuvent entraîner des dérapages sur le planning et par conséquent, repousser la date d’achèvement du projet. Les facteurs de risques peuvent être multiples, comme des retards de livraison de matériaux, des problèmes de ressources humaines ou des actions qui prennent plus de temps que prévu. 
• Risques financiers : Il s’agit des risques qui ont un impact sur le budget du projet. Par exemple, une hausse des coûts de l’énergie, des matières premières, ou des dépenses imprévues peuvent survenir. 
• Risques techniques : Ceux-ci sont liés aux défis techniques du projet. Vous pourriez rencontrer des problèmes avec la technologie choisie pour le projet ou découvrir que la solution prévue n’est pas techniquement réalisable. 
• Risques liés aux ressources : Ils concernent les problèmes potentiels avec les ressources nécessaires au projet, qu’il s’agisse de personnel, de matériel ou de tout autre type de ressources. Par exemple, un membre clé de l’équipe pourrait quitter le projet, ou une ressource matérielle essentielle pourrait ne pas être disponible.

Exemple de gestion des risques avec les différents éléments :

Comment anticiper et remédier aux risques projets ?

Les délais : les dérives potentielles au projet qui peuvent retarder le planning

Les dérives potentielles au sein d’un projet représentent des sources de risques considérables susceptibles de retarder le planning préétabli. Ces dérives peuvent émerger de diverses sources, telles que des changements inattendus dans les exigences du projet, des retards de livraison de ressources essentielles, des difficultés techniques imprévues, ou encore des problèmes de coordination au sein de l’équipe. Les dérives peuvent également découler de la sous-estimation des efforts requis pour certaines tâches ou de l’incapacité à anticiper des obstacles potentiels. Ces imprévus peuvent engendrer des retards en cascade, affectant la séquence logique des activités du projet. Afin de réduire ces risques, il est essentiel d’adopter une approche proactive en identifiant précocement les facteurs susceptibles de provoquer des dérives, ainsi que définir le planning de livraison visé.

💡 Comment aider à respecter le planning établi ?  Vous pouvez créer un calendrier de projet, sous forme de diagramme de Gantt. Ce qui vous permet de prévoir les phases, jalons, et dérives du projet.

Les budgets : les risques financiers qui peuvent affecter la bonne réalisation des projets

Les entreprises sont souvent aux prises avec le défi de jongler entre la gestion des projets et la maîtrise des budgets. Souvent, les chefs de projet manquent des outils nécessaires pour assumer efficacement le rôle de contrôleur de gestion, entraînant parfois des retards, des dépassements budgétaires et une allocation inefficace des ressources.  Cette situation peut avoir un impact significatif sur la rentabilité des projets. Les coûts peuvent rapidement dépasser les budgets prévus, entraînant des retards dans les livraisons, une utilisation inefficace des ressources et une insatisfaction des parties prenantes. 

💡 Comment intégrer la gestion financière à vos projets ? Avec Project Monitor, disposez d’une solution complète pour le suivi budgétaire des projets :

• Intégrez la gestion budgétaire  
• Facilitez le suivi financier  
• Automatisez les rapports financiers  

Les ressources : les disponibilités et compétences insuffisantes des équipes

Les ressources jouent un rôle crucial dans la réussite d’un projet, et l’insuffisance en termes de disponibilités et de compétences au sein des équipes peut représenter un défi majeur. Lorsque les ressources humaines ne sont pas disponibles en quantité adéquate ou ne possèdent pas les compétences nécessaires, cela peut entraîner des retards substantiels dans l’exécution des tâches. Les équipes surchargées peuvent voir leur productivité diminuer, compromettant ainsi la qualité du travail fourni. De plus, l’absence de compétences spécifiques peut conduire à des erreurs coûteuses et à des révisions fréquentes du travail réalisé. Pour anticiper et atténuer ce risque, il est essentiel de procéder à une évaluation approfondie des besoins en ressources dès le début du projet. La planification minutieuse de l’allocation des ressources, la formation et le développement des compétences nécessaires, ainsi que la mise en place de mécanismes de remplacement en cas d’indisponibilité sont des stratégies importantes pour prévenir les impacts négatifs de ces défis liés aux ressources.

💡 Comment éviter d’éparpiller ses ressources ? le meilleur moyen de bien gérer ses ressources est de créer un capacity planning pour gérer les ressources. Grâce à cet outil, les ressources sont utilisées au mieux en fonction de leurs disponibilités et savoir-faire.

Comment faire une analyse des risques d’un projet ?

Pour bien analyser les risques de vos projets, mettez en place ces étapes :

• Identifiez et listez tous les risques susceptibles d’impacter votre projet,
• Évaluez la criticité des risques,
• Élaborez des plans d’action appropriés pour chaque risque,
• Suivez et contrôlez les risques.

Les étapes pour piloter vos risques au sein du logiciel Project Monitor

Au sein du logiciel Project Monitor, vous disposez de fonctionnalités clés pour définir et suivre vos risques :

1. Répertoriez les événements au sein du logiciel pouvant affecter les objectifs du projet,
2. Précisez la gravité (très importante, moyenne, faible…) et la probabilité (importante, très faible…) du risque : la criticité et les cockpits du risque sont mis à jour automatiquement,
3. Ajoutez des tâches dans votre plan de traitement du risque,
4. Visualisez rapidement les projets avec des risques critiques.

Affecter un risque sous Project Monitor

1. Accéder au projet
2. Accéder à la synthèse des risques du projet
3. Cliquer sur le bouton Affecter
4. Choisir une ou plusieurs phases du projet (uniquement si la catégorie de risque a été paramétrée en ce sens)
5. Choisir la catégorie du risque (si plusieurs catégories existent)
6. Affecter un risque parmi la bibliothèque des risques
7. OU Affecter un risque local qui sera créé sur mesure pour ce projet
8. Enregistrer

Découvrez Project Monitor pour piloter votre portefeuille projets et suivre leur acheminement.

Vous aimeriez voir l’outil ? Demandez une démonstration. Vous aurez un aperçu des principales fonctionnalités :

• Gestion des risques
• Pilotage des ressources
• Planification
• Création de tableaux de bords
• Suivi financier