Facilitez l’arbitrage budgétaire grâce au Datamart de Project Monitor 

REX de l’Eurométropole de Strasbourg : « Quand projets et budget ont rencart dans le Datamart ! »

L’arbitrage budgétaire implique de faire des choix sur la priorisation des projets, surtout dans le secteur de l’IT.  Plus que jamais, l’IT est inondé de projets toujours plus nombreux et de demandes d’évolution de système d’information. Quels sont les projets qui méritent le plus de ressources ? Comment établir des règles d’arbitrage efficaces ? Comment veiller à ne pas dépasser le budget global ? 

C’est en réponse à ces questions que l’Eurométropole de Strasbourg a partagé son expérience de l’utilisation du Datamart de Project Monitor, une solution logicielle de gestion de portefeuille de projets. Cette présentation a eu lieu lors des Virage Days, l’événement annuel organisé par Virage Group dédié à la gestion de portefeuille de projets. Les participants ont eu l’occasion découvrir l’approche de la métropole alsacienne en termes d’arbitrage budgétaire et de gestion de portefeuille de projets. 

Découvrez dans l’article qui suit :

• les critères de décision lors de l’arbitrage multi projets, 
• l’utilisation de Project Monitor pour accueillir une gestion budgétaire structurée, 
• les avantages du Datamart Galilée pour arbitrer les budgets. 

Les enjeux de l’arbitrage budgétaire des projets informatiques pour l’Eurométropole de Strasbourg 

La gestion budgétaire des projets informatiques représente un défi crucial pour l’Eurométropole de Strasbourg. Avec des effectifs de près de 8500 personnes et l’utilisation de plus de 500 applications spécialisées, la diversité des métiers et des applications est extrêmement vaste. Cette diversité génère inévitablement chaque année un grand nombre de projets et de requêtes visant à améliorer le système d’information. 

Face à l’ampleur de ces requêtes, l’Eurométropole s’est interrogée : « Comment passer des demandes à un budget d’investissement de +7M€ ? » 

 
Les critères de décision lors de l’arbitrage multi-projets 

Pour organiser l’arbitrage annuel des demandes de projets IT, l’EMS (Eurométropole de Strasbourg) se base sur 4 KPI :  

• Les ressources  
• La valeur du projet avec l’utilisation de la méthode MAREVA  
• Les priorités métier  
• Le budget  

C’est sur ce dernier KPI que nous allons nous pencher aujourd’hui.  

Lors de l’implémentation de Project Monitor, l’Eurométropole de Strasbourg a adopté un système de gestion budgétaire en liaison avec leur outil financier, Coriolis. 

Au départ, le suivi financier était global, se basant sur une estimation générale des projets réduite à une seule entrée budgétaire. Cela permettait notamment de : 

• suivre la planification budgétaire sur les projets, 
• suivre l’exécution budgétaire en évaluant les engagements sur les projets et leurs facturations. 

Cependant, cette approche a vite rencontré ses limites lors de la préparation des budgets. Aussi, l’Eurométropole a décidé d’exploiter davantage les capacités de Project Monitor. 

L’utilisation de Project Monitor pour accueillir une gestion budgétaire structurée  

Pour ce faire, l’EMS a décidé de faire une distinction entre les différentes natures de dépenses : 

• Nature logiciel 
• Nature matériel  
• Nature de prestation  
• Nature de maintenance  

Cette classification a facilité la préparation budgétaire, permettant à l’Eurométropole d’exprimer plus facilement ses besoins financiers pour chaque type de projet. Ceci a ainsi optimisé la planification budgétaire. 

Project Monitor a permis à l’EMS de :  

• catégoriser les types de dépenses, 
• créer des « enveloppes » pour organiser les budgets annuels, 
• disposer d’un axe d’analyse pour détailler les programmes budgétaires utilisés. 

Cela a induit une communication claire, fluide et efficace avec la direction financière. 

Pourquoi l’EMS a décidé d’utiliser le Datamart de Project Monitor pour faciliter l’arbitrage budgétaire ?  

Tout est parti du besoin d’aligner les décisions budgétaires et les décisions projets ! L’objectif de départ était donc de répertorier les besoins des projets, d’écrémer le plan de charge, d’estimer les budgets, de préparer les arbitrages et d’éclairer l’exécution budgétaire du portefeuille. 

Pour apporter des réponses et faciliter ces décisions, il était crucial de connecter quatre domaines : les Métiers, la Direction Générale, la Finance et l’Informatique, en utilisant des « univers » de données. 

Comme l’a expliqué Franck BARBI, l’EMS se devait de faire évoluer ses pratiques. C’est pourquoi ils ont choisi d’utiliser le Datamart de Galilée. L’objectif était d’avoir un suivi plus détaillé des contraintes et des décisions concernant les budgets des projets, tout en rendant la manipulation et l’affichage des données plus souples. 

Didier GUYON a précisé que l’EMS avait décidé de vraiment changer sa façon d’utiliser l’univers de Business Object : « Il fallait arriver à croiser les données de Coriolis et Project Monitor car les rapports Excel ne nous suffisaient plus, il fallait gagner en agilité et en capacité à croiser les informations ».   

Qu’est-ce que le Datamart Galilée ?  

Le datamart de Galilée est le module « Business Intelligence » de Project Monitor. 

Il s’agit d’un entrepôt de données contenant les données extraites de Project Monitor et permettant de créer des tableaux de bord et des indicateurs personnalisés.  

Les données sont organisées de façon à être facilement requêtables, exploitables et interrogeables sans connaissances approfondies en langage informatique.  

En d’autres termes, le datamart est une base de données relationnelle, qui aide à prendre des décisions à partir des données disponibles dans Project Monitor.  

Les objectifs du Datamart sont de :  

• permettre une analyse fine et personnalisée des données, 
• optimiser les processus métiers, 
• améliorer la prise de décisions, 
• identifier les problèmes opérationnels. 

Comment fonctionne le Datamart ?

Les données saisies par vos équipes projets sur Project Monitor (planning, feuille de temps, rapport flash) sont extraites, puis enrichies des éléments de contexte (métadonnées projet, temps, horodatage, utilisateur).  
Les données sont ensuite recompilées dans un format optimisé pour le modèle décisionnel.  
Le datamart permet de croiser des données avec d’autres bases de données relationnelles de votre système d’information.
Le datamart offre également la possibilité d’analyser les données à grande échelle lorsqu’il est couplé à des outils BI – (Business Intelligence) – tels que Power BI, tableau ou Business Object.  

Ce qui change avec la mise en place du Datamart Galilée 

Les avantages du Datamart 

1. Analyse multidimensionnelle de votre portefeuille projet  

2. Extension du modèle de données avec d’autres bases de données relationnelles de votre système d’information (SI financier, SI RH…)  

3. Élaboration d’indicateurs avancés pour vos prises de décisions stratégiques  

4. Capacité de requête illimitée pour vos Data Scientists  

5. Regroupement de sources de données hétérogènes pour élaborer des tableaux de bord d’aide à la décision  

6. Consolidation facilitée du gros volume de données  

7. Accès direct aux Dashboard pour les utilisateurs finaux 

Les bénéfices concrets identifiés par l’Eurométropole de Strasbourg

• Les arbitrages des projets sont plus faciles à préparer 
• Il n’y a plus de perte de temps à chercher dans les rapports Excel   
• Les anomalies de données dans les projets sont détectées plus facilement   
• Les arbitrages budgets sont plus fiables  

La mise en place de cet environnement a également permis à l’EMS de tracer plus finement leurs décisions :  

« Nous pouvons maintenant mixer des informations financières, des informations Project Monitor et également pouvoir saisir directement des données dans Excel de manière totalement automatisée »  

7 conseils pour construire un système décisionnel pour vos projets 

1. Commencer par répondre aux cas d’usage à plus forte valeur ajoutée  

2. Avoir une vision globale des cas d’usage auxquels répondre afin de créer un modèle de données pertinent et de ne pas devoir remodifier le système en profondeur  

3. Décider dès l’initialisation du système de l’unité de l’historisation des données des projets  

4. Penser « utilisabilité » afin de rendre intuitif la création de rapports  

5. Au fur et à mesure de la construction du système, re-tester régulièrement la performance des rapports créés   

6. Promouvoir la valeur ajoutée des rapports créés  

7. Mettre en place un processus de test non-régression du système lors des évolutions de version de Project Monitor et de Galilée