Comment faire une planification de projet ?
La planification de projet joue un rôle crucial dans la gestion de tout projet et est un élément déterminant pour sa réussite.
Comme le soulignait Benjamin Franklin : « Si vous échouez à planifier, vous planifiez d’échouer ». Cette citation met en lumière l’importance de la planification dans la réalisation de projets.
Il est également intéressant de noter que seulement 29% des entreprises parviennent à terminer leurs projets sans aucun retard, selon le Standish Group. Cette statistique révèle le défi majeur auquel de nombreuses organisations sont confrontées lorsqu’elles se lancent dans la réalisation de projets.
La planification de projets revêt donc une importance cruciale pour le succès de votre organisation.
Dans cet article consacré à la planification de projets, nous explorerons en détail les différentes facettes de cette discipline.
De la gestion de la planification à la définition des rôles et des responsabilités, en passant par les éléments clés de la planification et les outils disponibles, nous examinerons comment les entreprises peuvent améliorer leurs pratiques de planification afin d’augmenter leur taux de réussite tout en réduisant les coûteux retards.
Planification de projet : définition
La planification de projets est un processus qui fixe les objectifs à atteindre, les moyens nécessaires, les étapes de réalisation et les méthodes de suivi.
En gestion de projet la planification consiste à :
- définir les objectifs, le périmètre et les livrables du projet,
- lister, hiérarchiser et organiser l’ordre des tâches à réaliser,
- estimer les échéances et établir un calendrier,
- estimer et affecter les ressources (financières, humaines et matérielles) nécessaires,
- lister les risques et les moyens de les gérer,
- définir les indicateurs de suivi,
- réfléchir aux moyens de communication à mettre en place.
La planification, deuxième étape cruciale du cycle de vie d’un projet, joue un rôle essentiel pour assurer que les ressources sont bien utilisées, les délais respectés et les objectifs atteints.
À ce stade décisif, le chef de projet et son équipe unissent leurs forces pour valider la faisabilité du projet. Une planification méticuleuse jettera des bases solides, assurant ainsi le succès continu du projet tout au long de son exécution.
Quel est le but de la planification ?
Sans une planification de projet efficace, vos projets peuvent rapidement être en péril. Les coûts peuvent s’envoler, et les délais peuvent gravement dériver. Pire encore, dans un contexte de gestion multiprojets, l’objectif final peut être perdu de vue, gaspillant des ressources, et mettant en péril votre organisation.
Une bonne planification permet donc d’augmenter les chances de succès, en réduisant les risques, en améliorant la coordination des différents acteurs projet et en optimisant les ressources.
Les avantages principaux de la planification de projet :
- augmentation des chances de succès,
- réduction des risques,
- amélioration de l’efficacité,
- maîtrise des échéances,
- maîtrise des coûts,
- amélioration de la communication et de la collaboration.
- atteinte des objectifs stratégique de l’organisation
Quelles sont les 4 dimensions de la planification d’un projet ?
La planification d’un projet se décline en quatre dimensions :
- La dimension temporelle : (Quand) Elle concerne la définition des étapes et des échéances du projet. Cela inclut l’établissement d’un calendrier détaillé avec des dates de début et de fin pour chaque tâche ou phase du projet, ainsi que l’identification des délais critiques et des jalons importants.
- La dimension des ressources : (QUI) Cette dimension implique l’identification, l’allocation et la gestion des ressources nécessaires pour mener à bien le projet. Cela inclut les ressources humaines (compétences et effectifs nécessaires), les ressources matérielles (équipement, outils, etc.) et les ressources financières (budget) nécessaires pour réaliser le projet de manière efficace.
- La dimension de la portée : (QUOI) Elle concerne la définition précise des objectifs, des livrables et des résultats attendus du projet. Il s’agit de déterminer ce qui doit être réalisé et ce qui ne fait pas partie du projet, afin de bien cerner son périmètre.
- La dimension de la qualité : Cette dimension vise à définir les normes et les critères de qualité que le projet doit atteindre. Il s’agit d’identifier les exigences de qualité pour les livrables et les processus du projet, ainsi que les mécanismes de contrôle et d’assurance qualité pour s’assurer que ces normes sont respectées.
D’autres dimensions sont également couramment citées :
- La dimension de la manière et du chemin (COMMENT) : Elle consiste à définir comment les différentes étapes du projet seront réalisées et quels moyens seront utilisés pour atteindre les objectifs fixés.
- Les obstacles possibles (RISQUES) : Elle vise à identifier les risques qui pourraient entraver le déroulement du projet et de prévoir des stratégies pour les gérer efficacement.
En combinant ces dimensions de manière équilibrée, la planification d’un projet devient plus solide et permet une meilleure gestion globale du projet tout au long de son déroulement.
Quelles sont les étapes clés de la planification ?
Bien que chaque projet soit unique et nécessite une planification adaptée à ses particularités, il existe des éléments communs à tous les projets.
Voici les grandes étapes de planification générale :
- Définir les objectifs : Comprendre clairement ce que le projet vise à accomplir est essentiel. Identifiez les résultats souhaités et les critères de succès pour savoir où vous voulez aller.
- Identifier les étapes du projet : Découpez le projet en différentes phases ou étapes. Cela permet de mieux organiser le travail et de suivre les progrès réalisés à chaque étape.
- Établir un calendrier : Planifiez le projet dans le temps en fixant des dates pour chaque étape importante. Cela aide à gérer efficacement le déroulement du projet et à respecter les échéances.
- Estimer les ressources nécessaires : Évaluez et affectez les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires pour mener à bien le projet. Cela garantit que vous disposez des moyens adéquats pour atteindre vos objectifs.
- Analyser les risques : Identifiez les obstacles ou les problèmes qui pourraient survenir pendant le projet et prévoyez des solutions pour les atténuer ou les résoudre.
- Définir les responsabilités : Clarifiez les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe pour assurer une répartition claire des tâches et une coordination efficace.
- Évaluer les progrès : Mettez en place des mécanismes de suivi pour évaluer régulièrement les avancées du projet et apporter des ajustements si nécessaire.
Qui doit assurer la planification du projet ?
La planification d’un projet relève principalement du chef de projet, qui :
- définit les objectifs,
- établit les étapes,
- estime les délais,
- et alloue les ressources nécessaires.
Le PMO (Project Management Office) joue également un rôle important dans la gestion de plusieurs projets, assurant :
- la cohérence globale,
- l’optimisation des ressources,
- et l’alignement stratégique.
Cependant, il est important de noter que la planification nécessite également la contribution et l’expertise des équipes projets. Leur implication est fondamentale pour une planification réaliste et efficace, car elles détiennent les connaissances techniques et opérationnelles nécessaires à la réussite du projet.
La collaboration entre le chef de projet, le PMO et les équipes projets est donc indispensable pour assurer une planification solide et réussie. Le gestionnaire de ressources joue également un rôle clé en s’assurant que les ressources nécessaires (personnel, budget, matériel, etc.) sont disponibles et allouées de manière efficace, tout en respectant les contraintes du projet. Sa contribution optimise l’utilisation des ressources et garantit que les équipes disposent des moyens adéquats pour accomplir leurs tâches dans les délais prévus.
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Il existe un large choix de logiciels de gestion de projets sur le marché, offrant aux chefs de projets et aux PMO de nombreuses options pour faciliter leurs tâches. Chaque logiciel possède ses spécificités et ses avantages propres. Cependant, parmi toutes les options disponibles, les logiciels de pilotage de portefeuille de projets, tel que Project Monitor, se distinguent comme les outils les plus complets.
En optant pour un logiciel de PPM (Project Portfolio Management), vous bénéficiez d’une vision globale de l’ensemble de vos projets, ce qui vous permet de mieux comprendre comment ils s’articulent et s’alignent avec la stratégie globale de votre entreprise.
En plus de cette vue d’ensemble, un logiciel de pilotage de portefeuille de projet vous offre la possibilité de prioriser les projets en fonction de leur importance stratégique, ce qui vous aide à allouer vos ressources de manière optimale.
Grâce à des fonctionnalités avancées de simulation, simulez différents scénarios pour déterminer quel projet doit être planifié à quel moment afin de respecter les capacités de vos ressources.
Enfin, l’un des principaux avantages d’un logiciel de pilotage de portefeuille de projet est sa capacité à optimiser l’utilisation des ressources de votre entreprise. Vous pouvez identifier les surcharges ou les sous-utilisations de ressources, ce qui vous permet de les réaffecter efficacement et d’optimiser leur utilisation sur l’ensemble de vos projets.
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💡A retenir
La planification peut être un vrai défi, surtout lorsqu’il s’agit de piloter de multiples projets. Une planification minutieuse est essentielle pour assurer le succès des projets. Pour faciliter ce processus, nous vous suggérons d’utiliser un logiciel de gestion de portefeuille projets, tel que Project Monitor.
Cet outil de gestion de portefeuille de projets vous aide à planifier l’ensemble de vos projets, vous permettant ainsi de mettre en place des bases solides pour mener vos projets vers la réussite !
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