Comment piloter votre feuille de route avec Project Monitor ? 

Dans les épisodes précédents, vous avez fait le plein de bonnes pratiques, d’idées et de conseils avec le cabinet Noveane. Votre feuille de route est établie et alignée à la stratégie. Et si vous la faisiez passer de la première à la deuxième vitesse ? (selon votre niveau de maturité – sujet de l’épisode 2 -, vous pourriez sûrement passer à la troisième, quatrième voire cinquième vitesse !) 

Découvrez comment un outil PPM comme Project Monitor vous permettra d’emmener vos projets à la destination de vos ambitions ! 

Première vitesse, premier niveau : le niveau élémentaire 

Premier conseil nous venant du cabinet de conseil Noveane : Donnez de l’autonomie aux chefs de projet tout en les responsabilisant 

L’initialisation d’un projet à partir d’un gabarit permet de structurer les projets. Le gabarit est une notion modulable, vous pouvez créer des gabarits selon : 

• des thématiques métier (Bâtiment, IT…) 
• des méthodologies (Agile, Cycle en V, Prince2…) 
• des types de projet (projet de taille XS, M, L…). 

Le gabarit est un squelette type du projet, qui permet d’hériter de données comme des formulaires d’évaluation ou de fiche projet, mais encore un planning type, des abaques pour les budgets et pour les ressources… 

Les fiches de synthèse reprennent automatiquement ce qui est saisi dans Project Monitor, mais au format Word ou PowerPoint. Ces fiches peuvent être personnalisées selon votre charte graphique. Tous les chefs de projet vont suivre ce même formalisme, tout en ayant la possibilité d’ajouter des informations : voici comment rendre les chefs de projet plus autonomes et responsables, tout en gardant une souplesse.   

Deuxième conseil à suivre : Encouragez vos chefs de projet à se projeter sur trois ou quatre mois plutôt que de prendre des photos de leurs projets à un instant T.  

La page d’accueil de chaque projet permet de retrouver une projection dans le temps au niveau budgétaire dans le temps (sur 3 mois par exemple). Une charge cible a déjà été renseignée dans le gabarit, et elle est modifiable selon les besoins. Cette charge cible peut se linéariser sur la durée du projet ou se modifier par période.  

On retrouve également une vision plus stratégique sur la page d’accueil de votre plateforme :  

• chronologie,  
• liste des projets avec indicateurs clés,  
• répartition des projets par météo 

Troisième conseil : Mettez en place des indicateurs simples et efficaces (exit le superflu) 

Le chef de projet peut avoir des indicateurs très simples directement sur la page d’accueil. Ils sont symbolisés par un code couleur tricolore (rouge, jaune, vert), et peuvent être appliqués sur des thèmes comme le planning, le budget ou les ressources. Ce sont des indicateurs très objectifs et calculés selon les données saisies dans le projet. Il existe également des indicateurs plus subjectifs comme la météo projet. Des indicateurs projet peuvent être au vert sur le planning, le budget, ou les ressources, mais la météo du projet est définie comme « Orage⚡ ».

Le chef de projet remonte donc un problème sur son projet, et peut remplir un commentaire pour donner davantage de contexte. Cet indicateur présente différemment la vie du projet et permet au chef de projet de lever une alerte et de demander un arbitrage. 

Quatrième conseil : Mettre en place une liste de projets prioritaires qui devront être suivis par le top management 

La revue de projets est un rapport qui permet de visualiser tous les projets  

• selon une météo,  
• avec des indicateurs (planning, budget, ressources, risques, météo…)  
• et des propriétés du projet (chef de projet, date de début et de fin, priorité…).  

Le top management pourra voir les projets qui alertent avec des indicateurs dans le rouge ou une météo orageuse, et pourra avoir les coordonnées du chef de projet concerné.  

Prêt à enclencher la deuxième vitesse ? On passe au niveau supérieur ! 

Le niveau intermédiaire en gestion de projet 

Premier conseil à suivre : passez de la vision projet à la vision portefeuilles par direction 

Les données saisies dans chaque projet peuvent être consolidées à un niveau plus macro dans Project Monitor : la vision portefeuille. Par exemple, vous pourrez facilement organiser et filtrer vos projets si l’une des directions, pôles ou sections de votre organisation comme la DSI, les filiales… Ces rattachements à des directions sont des axes analytiques : vous pourrez par exemple suivre les budgets consommés par direction. Un portefeuille de projets peut être créé : il reprend les données de tous les projets de la DSI, avec des indicateurs clés sur le budget, les risques, les tâches en retard, les ressources…, tout cela avec un alignement stratégique sur différents axes. 

Deuxième conseil : mettez en place des comités de revue de portefeuille

Le comité de revue de portefeuille est une instance primordiale dans le suivi des projets. Dans Project Monitor, il existe plusieurs façons de suivre ce comité : 

• un tableau des projets, trié par exemple par chef de projet. Chaque chef de projet pourra présenter des indicateurs aux personnes concernées, consulter le dernier rapport flash de chaque projet et compléter un nouveau compte-rendu sans changer de page. 
• un rapport planning, qui permet de visualiser le cadencement des projets de la direction les uns par rapport aux autres.  
• le diaporama de portefeuille se présente comme un PowerPoint, avec des indicateurs et graphiques paramétrables. À chaque slide : son projet, ses indicateurs et graphiques. Le compte-rendu de la revue se complète par projet, se consolide pour le portefeuille, et se partage aux participants par mail. 

Troisième conseil à suivre : couplez les indicateurs basiques avec le plan capacitaire 

Visualisez rapidement la charge restant à faire des ressources, selon les phases et les projets. Cette charge va automatiquement se lisser sur le reste de la phase ou du projet. C’est l’occasion d’aller un peu plus loin que la charge cible saisie au début du projet. Le reste à faire est en effet plus « pragmatique » et est mis à jour continuellement via la saisie des temps de vos ressources ou manuellement par vos soins dans Project Monitor. 

Après ces trois conseils, il vous reste un nouveau niveau de maturité à passer 

Les bonnes pratiques Project Monitor pour le niveau avancé 

Identifiez les adhérences entre les différents portefeuilles 

Des projets peuvent alimenter plusieurs portefeuilles : un projet peut être rattaché à une direction pilote mais aussi à une direction métier, à un axe stratégique, à une zone géographique… Vous pouvez donc croiser les données et les consolider, et ne plus avoir une vision silotée en associant un projet à un unique axe. 

Suivez le plan capacitaire et budgétaire au niveau du portefeuille / de la direction 

Le plan capacitaire permet de suivre, selon les ressources, les projets et une période souhaitée, la charge restant à faire ainsi que la charge déjà réalisée. Les problèmes de staffing peuvent donc être réglés directement sur cet écran.  

Des enveloppes budgétaires peuvent être mises en place, avec des montants pluriannuels. Le suivi de l’évolution budgétaire est très simple dans Project Monitor ! En un coup d’œil, comparez le montant voté en 2022 pour plusieurs projets, ainsi que les dépenses planifiées et réalisées. Cette analyse est également possible via des graphiques ou via Excel, avec des comparaisons entre périodes. 

Mettez en place des comités d’arbitrage de projets 

Fini l’arbitrage au décibel (à celui qui crie le plus fort…) ! Afin d’arbitrer des projets, il peut être bénéfique de créer un portefeuille de projets qui regroupe tous les projets en intention. Sur ce portefeuille, retrouvez toutes sortes d’informations sur ces projets. Vos propres critères d’évaluation pourront être paramétrés, comme :  

• l’évaluation des charges,  
• l’évaluation stratégique,  
• les bénéfices internes et externes, 
• la rentabilité 
• la nécessité…  

Toutes ces notes vont pouvoir vous permettre de prioriser vos projets : en les affichant dans un tableau mais aussi dans des graphiques (radar, à bulles…).  

Bravo, il ne vous reste plus que la cinquième vitesse à passer ! 

Niveau expert 

Challengez vos portefeuilles avec vos enjeux stratégiques 

Avec un niveau de maturité en projets expert, il est conseillé par Noveane de construire un portefeuille avec des projets stratégiques. Dans ce portefeuille, de nombreux graphiques et tableaux peuvent être intégrés. Paramétrés avec des axes stratégiques, le top management peut plus facilement vérifier l’équilibre entre les axes stratégiques et selon les priorités de l’organisation. 

Veillez à l’alignement des portefeuilles sur la feuille de route avec des indicateurs 

Dans chaque projet, des indicateurs peuvent être ajoutés afin d’analyser encore plus les KPI des projets stratégiques. Ils peuvent être compilés sur les différents axes de votre portefeuille, et porter une valeur cible. Ces indicateurs sont paramétrables et peuvent être croisés avec d’autres outils de votre SI avec notre module Datamart. 

Après avoir suivi tous ces conseils, vous êtes sûrement devenu un expert du pilotage !