Conseil Départemental : les outils pour piloter vos projets numériques

Vous travaillez au sein d’un Conseil Départemental ? Découvrez les outils utiles pour mettre en œuvre vos projets numériques !

La gestion d’un plan de transformation numérique en collectivité est une tâche complexe qui implique la coordination de nombreux projets, ressources et parties prenantes.

Un logiciel de gestion de portefeuille de projets comme Project Monitor, vous apportent de nombreux outils :

• Choisir les bons projets, arbitrer les propositions de solutions informatiques
• Mettre en place la comitologie : des instances de pilotage propre à la feuille de route numérique
• Définir le cadencement des grands chantiers informatiques par phases et jalons
• Suivre la gestion financière entre les coûts estimés et réels

Nous vous donnons ici les outils utiles pour piloter vos projets numériques, de la feuille de route à sa réalisation :

• Les outils pour l’aide au suivi et à la décision
• Les outils pour la gestion des ressources
• Les outils pour le suivi des coûts engendrés
• Les outils pour suivre les plannings
• Les outils de management pour la gestion des tâches

Vous préférez découvrir les outils en vidéo ? Regardez le replay de notre Product Tour dédié aux Conseils Départementaux !

Choisissez les bons outils pour mettre en œuvre la feuille de route nationale de l’inclusion numérique

Comme vous le savez, “France Numérique Ensemble” est le nom de la nouvelle feuille de route nationale autour du développement de l’inclusion numérique en France.

France Numérique décrit ainsi les orientations nationales en faveur de l’inclusion numérique, et les chantiers qui en découlent, sur la période allant de 2024 à 2027.

Tout au long du premier semestre 2024, votre comité de pilotage mènera un travail d’identification des besoins territoriaux en matière d’inclusion numérique pour déterminer les chantiers prioritaires à mener et les ressources nécessaires à leur concrétisation.

Votre feuille de route doit alors comporter :

• les chantiers prioritaires à mener
• les ressources nécessaires à leur concrétisation
• les budgets nécessaires

Téléchargez le Guide : Les clés pour mettre en place la stratégie de votre Schéma Directeur !

Dans la mise en place de la gouvernance, des freins peuvent apparaître comme :

• Le manque de visibilité sur la charge de travail de vos équipes
• Assurer la livraison dans les temps des projets selon la feuille de route stratégique
• Trouver un équilibre entre la gestion de la gouvernance et la délivrabilité des projets

Le logiciel Project Monitor s’inscrit alors comme un outil de gouvernance pour piloter votre feuille de route numérique.

Il accompagne par exemple le CD35 – Conseil Départemental de L’Ille-et-Vilaine :

• Les revues de portefeuille projets pour les instances de pilotage
• Le planning des phases et des jalons des projets liés à la feuille de route
• La gestion des ressources pour éviter les sur-charges
• Le suivi des coûts engendrés

Les outils pour l’aide au suivi et à la décision

« La revue de projets nous permet de donner de la transparence sur l’avancement des différents projets de la collectivité, d’assurer l’alignement stratégique pour éviter la distorsion avec les maitrises d’ouvrage, de contractualiser avec les maitrises d’ouvrage. Les DGE et les directeurs ont ensuite connaissance du schéma directeur et des décisions prises par les élus sur les orientations à donner et sur l’arbitrage par rapport aux nouveaux projets.

La direction générale dispose d’un véritable outil de décision avec des métriques complètes et des indicateurs intégrant le poids des projets. »

Sur Project Monitor, vous pouvez disposer de tableaux de bords, pour avoir une vue stratégique de votre portefeuille projets :

• Définissez les indicateurs clés de pilotage de vos portefeuilles projets (risque, ressource, planning et budget)
• Pilotez vos portefeuilles au travers de tableaux de bord personnalisés
• Animez les instances de gouvernance en mode collaboratif au travers de rapports interactifs et de diaporamas web

Les outils pour la gestion des ressources

« Au lieu de dire, « on a beaucoup de projets, on y arrivera pas », on arrive avec des métriques factuelles, tant de « jours/hommes » estimés sur telle partie (à l’identique d’une société de service). Ceci nous permet grâce à l’outil, de bien suivre l’industrialisation des projets. »

Sur Project Monitor, vous disposez de fonctionnalités complètes pour la gestion de vos ressources :

• Disposez d’une vue synthétique par projet, avec la charge planifiée en fonction des ressources disponibles.
• Mettez à disposition des ressources une feuille de saisie des temps, afin d’avoir une vision globale des activités réalisées par rapport à la planification et leur permettre d’identifier le « reste-à-faire ».
• Analysez le temps passé par projet, disposez d’une visibilité sur l’ensemble des charges réalisées afin de disposer d’une visibilité sur le bon avancement des tâches et du planning.

Les outils pour le suivi des coûts engendrés

« Pour calculer les coûts engendrés, nous avons utilisé une méthodologie spécifique pour évaluer les charges nécessaires afin de réaliser les ambitions de la feuille de route numérique. Nous avons estimé que nous avions besoin d’autant de temps sur la partie maîtrise d’ouvrage que sur la partie maîtrise d’œuvre pour pouvoir réaliser sereinement la feuille de route numérique. »

L’un des points fort de ce qui a été mis en place au sein du CD35, c’est l’interaction entre le logiciel Project Monitor et le logiciel gestion financière pour avoir un suivi des coûts réels.

En effet, Project Monitor peut s’interfacer avec des outils financiers et outils BI, tels que Coriolis, Power BI ou Qlik.

Sur Project Monitor, vous disposez de fonctionnalités pour suivre les coûts et l’exécution budgétaire des projets :

• Définissez et planifiez les prévisions de dépenses par mois/trimestre/année ou exercice.
• Gérez vos budgets projets avec des tableaux de bord afin de disposer d’un point complet sur la consommation des budgets, par projet mais aussi par entité ou par portefeuille.
• Suivez vos engagements, réestimez les budgets et visualisez le budget restant

Pilotez les projets liés à la stratégie numérique pour l’éducation

La stratégie numérique pour l’éducation 2023-2027 repose sur une série de mesures pour renforcer les compétences numériques des élèves et accélérer l’usage des outils numériques pour la réussite des élèves :

• Définition et pilotage des feuilles de route avec l’ensemble des directions générales
• Mise en place de la stratégie de déploiement avec phases et jalons
• Partage des indicateurs à des fins de pilotage et d’évaluation Suivi des budgets entre estimé et réalisé

Le logiciel Project Monitor accompagne par exemple le Département de la Haute-Savoie pour structurer la stratégie numérique au sein des collèges :

• Planning avec phases et jalons
• Indicateurs de suivi
• Gestion des tâches
• Rapport Flash & l’animation des réunions de coordination

« Il y a beaucoup de demandes de la part des Collèges au pôle Education & Jeunesse, le pôle Bâtiments et Moyens. En effet les collèges ont souvent besoin de travaux, câblage, wifi, tablettes…
Nous utilisons Project Monitor pour l’animation des réunions mensuelles et permet de suivre les interactions entre les actions de ces pôles. Le rapport Flash sert de support à l’animation des réunions de coordination. »

Les outils pour suivre les plannings

Avec Project Monitor planifiez et suivez l’avancement de vos projets de manière simple, interactive et collaborative.

Grâce à notre Gantt en ligne, vous pouvez facilement organiser les différentes phases et jalons de vos projets, assigner des responsables et suivre l’avancement de chaque étape en temps réel.

Les outils de management pour la gestion des tâches

La gestion des tâches est autant utile d’un point de vu opérationnel que stratégique. Pour l’organisation du COPIL, la revue du portefeuille projet indique au manager les indicateurs météo (avec notamment les projets orageux). Il peut se rendre ensuite sur la fonctionnalité Kanban et filtrer les projets « en cours » et « orageux » pour identifier rapidement les tâches concernées. Le Kanban est un outil précieux pour faire un point sur les tâches et préparer la revue de portefeuille pour le comité de pilotage.

Les avantages du tableau Kanban via Project Monitor :

• Modèles lors de la création des tâches pour une méthodologie commune
• Détail des cartes : type, état, assigné, date d’échéance, priorité
• Filtre par état d’avancement
• Filtre par priorités
• Filtre par membre
• Attribut consolidé en en-tête de colonne (chiffrage/vélocité…)