Schéma directeur informatique : Témoignage de la DSI Région Centre Val de Loire
La Direction Informatique de la Région Centre Val de Loire vous donne des exemples concrets dans cet article sur Comment construire un Schéma Directeur informatique.
Un schéma directeur du système d’information est un document stratégique, validé par les élus et la direction générale de la collectivité. Il vise à structurer à moyen terme (3 à 5 ans) la stratégie informatique de la collectivité.
Ce témoignage vous emmène dans la genèse en 5 ans du schéma directeur. Une séquence d’une incroyable richesse où le numérique a été investi de la responsabilité de la transformation, de mettre la collectivité dans les smartphones des citoyens, d’assurer la continuité de service quand tout le monde improvisait son salon en bureau et un numérique qui a élargi l’exposition aux malveillants.
Interview :
- Frédéric DAUDIN – Directeur des Systèmes d’Information
- Mireille BUSSON – Responsable du service études et applications
Au programme de cet article :
- Comment construire un Schéma Directeur informatique ?
- Immersion dans le schéma Directeur informatique de la Région centre Val de Loire
- Comment piloter la gouvernance du schéma directeur ?
Quels sont les principaux défis et enjeux du Schéma Directeur ?
Un schéma directeur informatique est une étape majeure pour la définition, la formalisation, la mise en place ou l’actualisation d’un système d’information.
Voici quelques enjeux auxquels les organisations font face dans leur Schéma Directeur :
Comment construire un Schéma Directeur informatique ?
Les étapes pour construire le Schéma Directeur Informatique
Un Schéma Directeur informatique va se construire en plusieurs étapes :
- Audit de l’existant et bilan du SI précédent
- Définition des axes majeurs, sondage des besoins des différentes directions
- Proposition des scénarii auprès du Comité de direction
- Arbitrages pour lisser la charge de travail et les budgets
Cas pratique : l’élaboration du Schéma directeur de la région Centre-val-de-loire
La démarche d’élaboration s’est faite en 3 étapes, avec un pilotage par le comité de direction générale (CODIR) :
Etape 1 : Faire le bilan de l’existant
Quels objectifs ont été atteints ?
Quels sont les points de faiblesse/progrès ?
Exemple avec La Région Centre Val-de-Loire : les enseignements des 5 années de Schéma directeur IT pour mettre le cap vers 2027
Le bilan positif
- 75% des projets prévus ont été réalisés, un taux meilleur que la période précédente
- Ajustement de la feuille de route avec les métiers (COSSIN)
- Fonctionnement des COPIL projets & programmes dans une logique d’amélioration continue, qui permettent de prendre des décisions
- Méthodologie projet en progrès
- Doublement du budget d’inv. : 4M€ /an
- Evolution de l’organigramme avec augmentation des ressources au sein de la DSI : + 8 agents
Les difficultés rencontrées
- Un SDSI construit sur la base des besoins des directions sans alignement sur la stratégie (Démarche Bottom up vs Top Down)
- Projets transversaux en souffrance
- Contexte mouvant : prise en compte des nouvelles demandes
- Difficultés pour prioriser et arbitrer des projets à lancer dans une logique stratégique de gestion de portefeuille projets.
Etape 2 : Prendre en compte les besoins
Afin de mettre en pratique le schéma directeur, il est important de fédérer l’ensemble des parties prenantes au projet.
Réaliser des réunions d’informations et des ateliers autour de l’importance du schéma directeur et de la transformation numérique est une bonne pratique.
La Région Centre Val de Loire a organisé un calendrier d’élaboration de 2021 à 2023 pour préparer la mise en œuvre du SDSSI.
- T2 2021 – Séminaire avec la Direction générale : partage du bilan du précédent plan et partager cette volonté d’aller vers un schéma plus stratégique
- T3 2021 – Comité managers : Thématique autour de la transformation numérique sur une journée avec un travail d’élaboration collaboratif
- T1 2022 – Consultation AMOA : Sollicitation d’un cabinet de conseil pour accompagner sur le projet
- T3 2022 – Elaboration du SDSSI
- S1 2023 – Mise en œuvre SDSSI sur le premier semestre 2023.
Etape 3 : Hiérarchiser les projets
3 grands axes ont été fixés pour le Schéma directeur 2017-2021 :
- Une e-administration régionale performante
- Un système d’information agile sécurisé et adapté
- Le numérique au service des territoires
L’objectif principal est de positionner la DSI comme fédératrice de compétences pour amplifier la création de valeur
Les enjeux à relever pour le prochain schéma directeur :
La dernière étape vise la proposition des scénarii auprès du Comité de direction et définir des arbitrages pour lisser la charge de travail et les budgets :
- Répartir les projets en axes et programmes
- Définir les investissements nécessaires et répartir des budgets par nature
- Estimer la charge j/h de charge de travail globale
Comment piloter la gouvernance du schéma directeur ?
La revue de portefeuille projets de la Region Centre Val de Loire est réalisée avec le logiciel de gestion de portefeuille projets Project Monitor. Les tableaux de bord sont pensés pour être paramétrables sur mesure et s’intégrer naturellement aux processus de gouvernance.
Animation de la gouvernance
Paroles d’expert sur les nouveaux challenges des DSI – comment faire de vos projets le prolongement opérationnel de la stratégie.
Quelles sont les différences entre gestion de projet, de programmes et de portefeuille ?
- Projet : une organisation temporaire créée dans le but de livrer un produit, un service ou un résultat unique
- Programme : projets connexes gérés de manière coordonnée pour obtenir des bénéfices non disponibles si on gère les projets individuellement
- Portefeuille : projets, programmes, activités gérés comme un ensemble afin d’atteindre les objectifs stratégiques
Tandis que les portefeuilles et les programmes se focalisent sur une vue plus générale des activités d’une entreprise, un projet est une initiative unique.
Les difficultés à gérer entre ces notions :
- Ne se basent pas sur les mêmes informations.
- Ne font pas appel aux mêmes compétences.
- Analyser un projet de manière unitaire ou dans le cadre d’un portefeuille ne conduit pas aux mêmes décisions.
Les besoins pour mieux piloter dans une logique de gestion de portefeuille projets :
- Disposer d’une vision stratégique
- Mettre en place des méthodologies pour assurer la cohérence entre les ambitions et la capacité à faire
Pour cela, ils se dirigent vers un Schéma directeur stratégique des systèmes d’information pour le prochain plan 2022-2027. Pour prendre en charge plus globalement les processus au niveau de la stratégie :
Questions/Réponses sur l’organisation de la Région Centre Val de Loire
Comment utilisez-vous le logiciel Project Monitor pour la gestion de portefeuille de projets ?
Nous nous appuyons sur le logiciel de gestion portefeuille project monitor pour le suivi de l’avancement des projets, les revues de projets, le suivi d’activité des agents, le suivi global du portefeuille. Utiliser le logiciel pour soutenir les arbitrages fait parti des enjeux de notre prochain schéma directeur.
Qui anime le Schéma Directeur au sein de la DSI ? Avez-vous un PMO à la DSI ?
Nous avons une animation collégiale au travers de notre Bureau des projets hebdomadaire. La gouvernance se réunit tous les jeudi matin sur 4 thématiques : infrastructure, numérique, application et organisation. Chaque chef de service anime, suit, contribue. Pour l’instant la création d’un PMO est encore à l’étude.
Cybersécurité – est ce que le RSSI est rattaché à la DSI ou niveau plus ‘externe’ ?
Nous venons de recruter un Responsable de sécurité des systèmes d’information. Il sera rattaché à la Direction des SI, à l’avenir nous aurons surement une entité dédiée à la gestion des risques. Actuellement nous menons d’ailleurs un audit global des SI en lien avec l’agence national de sécurité des systèmes des informations.
Avez-vous été accompagné par une société de conseil ?
Oui nous étions accompagné par un cabinet de conseil pour construire les différentes étapes de l’élaboration du schéma directeur. Nous conservons cependant la mise en œuvre en interne notamment le suivi de la gouvernance.