Mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille projet : bénéfices, coûts, ROI

Comment parler de projets aujourd’hui sans parler de Management de Portefeuilles de Projets (Project Portfolio Management / PPM) ! Pour mettre en place un « vrai » pilotage du portefeuille projet, il faut être bien outillé. Vous serez vite dépassé par les fonctions limitées proposées par Excel. Avez-vous pensé à mettre en place un logiciel de gestion de portefeuille projets au sein de votre organisation ? Quels sont les intérêts, challenges et retours sur investissement d’un logiciel de gestion de portefeuille projets ? Le management de portefeuille projets est la discipline traitant des projets d’un point de vue global dans un but de sélection et d’arbitrage. Le PPM vise à « faire les bons projets » quand le management de projets s’attache surtout à bien faire les projets. Les deux sont donc indispensables à la réussite de l’entreprise. Une fois ce point éclairci, intéressons-nous aux retours sur investissement (Return On Investment / ROI) de cette démarche et aux défis auxquels doit faire face une organisation pour « bien faire du PPM ».

Les avantages d’un outil de gestion de portefeuille projets

• Un choix plus stratégique des projets à lancer
• Un meilleur taux de réussite des projets
• Plus de transparence
• Les risques sont mieux managés
• Les ressources sont utilisées de manière plus efficace
• Une méthodologie commune pour les équipes
• Un gain de temps (automatisation en temps réel des informations + aide à la gestion administrative (suivi de la charge de travail des collaborateurs, au suivi des heures à facturer et à la gestion des demandes de modification.)

Comment constituer un portefeuille projets ?

La constitution d’un portefeuille de projets implique plusieurs étapes clés. Identifiez les projets potentiels en fonction des objectifs stratégiques de votre organisation. Évaluez leur pertinence, leur faisabilité et leur alignement avec la vision globale. Retrouvez dans cet article les conseils pour constituer votre portefeuille projets.

Quels sont les indicateurs de performance du portefeuille projets ?

Ces indicateurs peuvent varier en fonction des objectifs et des priorités spécifiques de l’organisation, mais certains indicateurs couramment utilisés incluent le retour sur investissement (ROI), le respect des délais, la conformité budgétaire, la satisfaction des parties prenantes, la qualité des livrables, la productivité des ressources et la réduction des risques. Retrouvez dans cet articles des exemples d’indicateurs de performance du portefeuille projet

Les bénéfices d’un logiciel de portefeuille projets, générateurs de ce ROI, sont issus de différents axes

Mieux utiliser les ressources (en particulier celles qui sont rares et critiques)

Certaines ressources sont absolument critiques à la réussite de chacun de vos projets. Hélas, comme votre pool d’experts n’est pas illimité, vous risquez de devoir allouer ces compétences critiques à de multiples projets qui les nécessitent. Il est donc crucial dans vos décisions de priorisation et de lancement de projets d’avoir bien identifié quelles ressources critiques seront nécessaires pour ce nouveau projet et vous assurer de leur disponibilité. Il ne sert à rien de bien choisir vos projets pour vous apercevoir ensuite que vous ne saurez pas les doter des ressources requises… Le PPM fournit cette visibilité sur l’allocation des ressources entre les projets et vous pouvez en identifier certaines comme rares ou critiques et surveiller à la loupe leurs affectations et bon usage.

Augmenter la productivité des équipes et des personnes

Quels que soient les membres de l’équipe, donner de la visibilité sur l’ensemble des projets et des personnes qui leur sont alloués est bénéfique. D’abord parce que cela permet à tous les managers de projets de voir quand certaines compétences pourraient être disponibles éventuellement pour leurs projets. Ensuite, parce que cela permet à toutes et tous de gagner en visibilité sur les projets à venir pour se positionner et candidater sur ces équipes projets.

Améliorer la qualité projet et l’analyse des risques

Bien sûr, l’un des risques les plus importants dans les projets est de ne pas avoir les bonnes ressources disponibles au moment prévu. Le PPM fournit une meilleure visibilité sur l’avancée des divers projets et permet aux managers de projets de détecter à l’avance si certaines ressources pourraient rester coincées sur d’autres projets plus longtemps que prévu. Ceci va leur permettre d’anticiper et éventuellement prévenir des blocages en allant chercher d’autres ressources ou en se battant pour que celles qui étaient prévues soient bien libérées à temps. D’autre part, la visibilité transverse sur les risques rencontrés par d’autres projets et sur l’efficacité des plans d’atténuation de ces risques, permet de mieux les anticiper sur d’autres projets. De même, des problèmes de qualité détectés lors de livraisons précédentes et les leçons acquises dans ces situations vont aider tous les projets du portfolio à délivrer de meilleurs produits.

Acquérir et partager une meilleure visibilité de l’avancement des projets en interne et de l’activité (pour le client)

Nous avons vu que cette visibilité est critique en interne pour mieux comprendre et anticiper les impacts potentiels sur les projets du portefeuille. Cette visibilité est toute aussi importante pour les clients qui préfèrent savoir dès que possible si certaines promesses de notre part pourraient être à risque côté délais ou bien au contraire possiblement disponibles en avance. Cette information est cruciale côté client pour bien implémenter et activer les produits livrés dans leur organisation.

Réduire les coûts en main d’œuvre externe grâce à une meilleure utilisation des ressources internes

Savoir le plus tôt possible que des ressources critiques internes ne vont pas être disponibles comme prévu initialement permet de chercher des solutions de contournement. Le fait de recruter des experts externes permet de les acquérir au meilleur coût. À l’inverse, si le chef de projet a prévu de recruter en externe pour certaines tâches et que des employés en interne avec les bonnes compétences se libèrent car un projet est annulé ou décalé, il pourra annuler ces dépenses externes et garder les internes pleinement occupés.

Permettre de prendre des décisions mieux informées sur les projets à lancer et à arrêter

Bien sûr, même sans PPM, le management exécutif pourrait savoir quand lancer ou stopper certains projets grâce aux états d’avancement fournis par les managers de chacun des projets de la société. Mais vous vous rendez bien compte que dès que l’organisation gère plus d’une douzaine de projets en parallèle, l’effort intellectuel requis de tous les leaders de la société devient énorme et disproportionné par rapport au reste de leur travail. Le PPM va synthétiser tous les projets et donner des vues par programme, par division, par objectif business, par priorité de l’entreprise… Le PPM ne saurait prendre les décisions business pour les leaders mais il limite leurs efforts pour se tenir au courant de la progression de tous les projets et peut fournir des recommandations éclairées par des données factuelles. 

Éliminer des systèmes et applications redondants ou contradictoires

Dans mon expérience, il n’est pas rare que deux business units ou divisions de l’entreprise lancent des projets qui sans être totalement identiques vont avoir un large nombre de fonctionnalités similaires. Les développer plusieurs fois serait un énorme gaspillage. Il arrive également que des projets cherchent à répondre à un même objectif business de manière totalement opposées, par exemple en remplaçant une ancienne application d’un côté et en cherchant à améliorer cet existant de l’autre.

Définir vos besoins et enjeux en gestion de portefeuille projets pour assurer la rentabilité du logiciel PPM

Bien orchestrer la mise en place d’un logiciel de gestion de portefeuille projet 

Du lancement à sa mise en place, plusieurs étapes vont être nécessaires dans votre décision. Assurez la mise en place du logiciel de portefeuille projet en accord avec vos besoins et enjeux :

• La rédaction du cahier des charges de votre besoin (fonctionnalités attendues, collaborateurs et services concernés…)
• Le budget
• Le déploiement à prévoir (intégration, formation des utilisateurs…)
• La gouvernance projets qui sera mise en place autour de cet outil (l’outil ne vivra pas tout seul !)

Définir les principales fonctionnalités du logiciels PPM que vous souhaitez mettre en place au sein de votre organisation

• Sélection des projets à lancer
• Gestion de la capacité des ressources
• Gestion budgétaire
• Suivi de projet, interdépendances entre jalons & phases
• Gestion des plannings
• Analyse des risques
• Revue du portefeuille projet

💡 Notez qu’un déploiement peut se faire en plusieurs étapes. Privilégiez les fonctionnalités élémentaires à votre organisation (par exemple la gestion des ressources et la revue du portefeuille projets) et ensuite mettez en place les autres fonctionnalités pour un suivi plus poussé (par exemple une interface entre le suivi budgétaire et votre erp financier)

Quels sont les principaux risques que vous allez sans nul doute croiser et affronter ?

Une atteinte incomplète ou partielle de certains objectifs, donc une réduction des bénéfices escomptés associés

Bien sûr, vous voudrez être ambitieux dans votre projet de mise en place du PPM et c’est très louable. Vous parviendrez grâce à votre travail et la mobilisation de votre management et des managers de projets à atteindre un grand nombre de ceux-ci. Peut-être même que vous parviendrez à faire mieux que vous n’osiez l’espérer. Mais n’ayez aucun doute sur le fait que vous en manquerez plusieurs. Le travail est complexe. Les paramètres techniques mais surtout culturels sont nombreux.

Des surcoûts sur le projet, donc besoin d’investissements supplémentaires imprévus

Quelle que soit la situation de départ, vous allez certainement découvrir des risques et opportunités imprévus en cours de route dans ce projet de mise en place d’un Portefeuille de Projets. C’est normal, c’est un projet comme un autre avec ses risques et opportunités. Donc, comme tout projet, prévoyez un budget de contingence ou de réserve pour avoir des marges de manœuvre.

Des retards dans le projet, donc dans la mise en production des livrables, décalent la génération et collecte des bénéfices attendus

Le changement demande toujours du temps, en particulier quand les rôles et responsabilités de certaines personnes haut placées sont impactés. Donc, restez conservateurs sur deux points : le montant des bénéfices réalisables comme vu ci-dessus et les délais pour livrer ces bénéfices.

3 conseils pour réussir l’implémentation de votre logiciel de gestion de portefeuille projets

• Concevez une organisation PPM simple et efficace : un unique PMO central avec des instances de décision hyper claires et simples.
• Industrialisez les processus par le déploiement pragmatique de solutions logicielles : gestion des demandes, gestion de portefeuilles de projets, gestion budgétaire, management de projets…
• Animez le pilotage de façon évolutive et adaptée aux besoins de l’entreprise.

Découvrez les points clés des fonctionnalités d’un logiciel de gestion de portefeuille projets

Quoi de mieux que visualiser concrètement ce qu’un outil PPM peut vous apporter ? Nos consultants peuvent vous montrer en seulement 30 minutes un aperçu des principales fonctionnalités qui vous seront utiles pour piloter votre portefeuille de projets.

Quel retour sur investissement pour un logiciel de gestion de portefeuille projets ?

Le retour sur investissement d’un logiciel de gestion de portefeuille projets est un calcul fondamental permettant de connaître la rentabilité de la mise en place du logiciel. Vous pourrez toujours mettre en avant les coûts du logiciel face aux bénéfices. Mais au delà des bénéfices concrets sur la réalisation de vos projets, le gain de temps et la fiabilité des données grâce à l’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille projets sont les arguments majeurs de votre rentabilité.

Quels bénéfices pour un logiciel de gestion de portefeuille projets ? Voici par exemple les retours concrets de nos clients utilisant le logiciel PPM Project Monitor :

• Würth a divisé par 3 le temps de ses revues de projets
• Le département de la Haute-Savoie a gagné un jour par semaine sur le contrôle de gestion de ses projets
• ITM LAI (groupe Intermarché) a réduit de 30% la durée globale de ses programmes et projets logistiques
• La DIPSI de Chronopost lance uniquement les projets (pertinents) qu’elle est en capacité de réaliser

Pour aller plus loin et bénéficier de cas concrets sur la mise en place d’un outil PPM, parcourez les cas clients