Comment suivre et piloter simplement l’avancement des projets ?
Suivre et piloter l’avancement des projets dans un portefeuille de projets est un élément essentiel pour vous assurer une gestion efficace et une réalisation réussie de vos objectifs.
Cette tâche peut être simplifiée en utilisant des pratiques de suivi et de pilotage claires et adaptées au contexte du portefeuille !
En gardant un contrôle sur l’avancement de vos projets, il devient plus facile de surveiller les progrès, d’identifier les éventuels écarts par rapport aux objectifs fixés, de prendre des mesures correctives.
Un suivi simple et efficace vous permettra d’avoir une vision d’ensemble de l’état d’avancement du portefeuille, de prendre des décisions éclairées, d’assurer une communication transparente avec les parties prenantes et de maximiser la performance globale du portefeuille de projets.
Découvrez dans cet article :
- 5 conseils pour piloter simplement l’avancement des projets et délivrer dans les temps
- Les atouts d’un logiciel de portefeuille projets pour piloter l’avancement des projets
- Des exemples de cas pratiques success stories sur le pilotage de projets
Quel est une finalité du rapport d’avancement ?
La finalité principale du rapport d’avancement est de fournir une vue claire et concise de l’état d’avancement d’un projet à un moment donné.
Ce rapport permet :
- de communiquer aux parties prenantes les progrès réalisés, les problèmes rencontrés et les actions entreprises pour atteindre les objectifs du projet,
- de détecter les écarts par rapport aux plans initiaux,
- d’identifier les risques potentiels,
- et de prendre des décisions appropriées pour assurer la réussite du projet.
En résumé, le rapport d’avancement joue un rôle essentiel en fournissant une image globale et objective de l’état du projet, facilitant ainsi la communication, la prise de décision et la gestion efficace des projets.
Comment faire un point d’avancement ?
5 conseils pour piloter simplement l’avancement des projets et délivrer dans les temps !
Pour piloter simplement l’avancement des projets, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :
- Définir des objectifs clairs
- Planifiez et établissez des jalons
- Effectuez des revues régulières
- Vérifiez que les équipes ne sont pas en sur-staffing
- Identifiez et analysez les risques
Définissez des objectifs clairs
Établissez des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART). Ces objectifs serviront de référence pour évaluer l’avancement. Une feuille de route, également connue sous le nom de roadmap en anglais, est un outil de planification stratégique utilisé pour vous représenter de manière visuelle les étapes clés et les objectifs à atteindre dans un projet, une initiative ou une stratégie. C’est un document qui présente de manière séquentielle les étapes et les jalons importants, généralement sur une période de temps donnée. Une feuille de route fournit une vision d’ensemble du projet ou de l’initiative, permettant aux parties prenantes de comprendre le chemin à suivre, les principales étapes et les dépendances entre celles-ci.
Découvrez un exemple de feuille de route numérique
Planifiez et établissez des jalons
Élaborez un plan détaillé du projet en identifiant les principales étapes et les jalons importants. Cela vous permettra de suivre facilement l’avancement et de vérifier si les délais sont respectés. Le « jalon » est un moment clé du projet pour lequel un résultat intermédiaire contrôlable est livré. Par exemple, la livraison de la version finale d’un cahier des charges. Le gros avantage du jalon par rapport à la tâche, c’est sa simplicité. Un jalon est franchi ou pas ! Des méthodes permettent de définir un plan de jalonnement pertinent en début de projet.
Dans un pilotage par les jalons, la revue de projet consiste à valider si un jalon est passé, ou pas. Dans ce dernier cas, il faudra définir la date de passage ré estimée. Ce suivi permet d’avoir une information non subjective, contrôlable et partagée sur l’avancement du projet. Plusieurs indicateurs peuvent être calculés à l’aide de jalons pour mesurer l’avance ou le retard d’un projet. On peut citer le pourcentage de jalons effectivement passés comparé au pourcentage cible. Ou encore le suivi du jalon qui dérive le plus.
Effectuez des revues régulières
Maintenez une communication ouverte et régulière avec les membres de l’équipe projet et les parties prenantes concernées. Tenez des réunions de suivi fréquentes pour discuter de l’avancement, des problèmes rencontrés et des mesures correctives à prendre. Il peut s’agir de revues de projets, ou de revues de portefeuille de projets qui seront plus stratégiques.
Vérifiez que les équipes ne sont pas en sur-staffing
La capacité de gestion des ressources et le sur-staffing (ou sur-allocation des ressources) sont des enjeux importants dans la gestion de projet. Un sur-staffing peut compromettre la planification du projet, car les ressources peuvent ne pas être disponibles aux moments requis. Cela peut entraîner des retards, des ajustements de calendrier et une perte de flexibilité pour faire face aux changements ou aux nouvelles demandes.
Identifiez et analysez les risques
Identifiez les risques potentiels dès le début du projet et mettez en place des mesures d’atténuation appropriées. Surveillez les risques tout au long du projet et adaptez votre approche en conséquence.
Utilisez des outils de suivi
Utilisez des outils de gestion de projet tels que les diagrammes de Gantt, les tableaux de bord ou les outils de suivi des tâches pour visualiser et suivre l’avancement des projets. Ces outils permettent de voir les tâches accomplies, celles en cours et celles à venir. Un logiciel de gestion de portefeuille projets tel que Project Monitor est particulièrement adapté pour suivre l’avancement des projets du portefeuille.
En suivant ces principes, vous pourrez piloter l’avancement de vos projets de manière efficace tout en gardant une vue d’ensemble claire de leur progression.
Quel type de réunions d’avancement mettre en place pour suivre l’évolution des projets ?
Pour suivre l’avancement des projets de manière efficace, il est recommandé de mettre en place deux types de réunions : les réunions d’avancement régulières et les réunions de comitologie. Voici comment organiser ces réunions :
Les réunions d’avancement régulières
Ces réunions sont destinées à suivre l’avancement des projets de manière périodique, généralement hebdomadaire ou mensuelle.
Elles permettent aux membres de l’équipe projet de partager :
- les mises à jour,
- les progrès réalisés,
- les obstacles rencontrés
- et les actions prévues.
Les réunions de comitologie
Les réunions de comitologie sont des rencontres périodiques impliquant les parties prenantes clés du projet, telles que les sponsors, les chefs de projet, les responsables fonctionnels et les représentants des différentes parties prenantes.
Ces réunions ont pour objectif de :
- faire un point global sur l’avancement du projet,
- d’évaluer les risques,
- de prendre des décisions stratégiques
- et de résoudre les problèmes majeurs.
Elles permettent de garantir une coordination efficace, une prise de décision alignée et une vision globale de la performance du projet.
Quels sont les outils de planification et de pilotage de l’avancement des projets ?
Les outils de planification et de pilotage d’un projet sont nombreux et peuvent varier en fonction des besoins spécifiques du projet et des préférences de l’organisation. Voici quelques exemples courants d’outils de planification et de pilotage :
- Diagramme de Gantt : C’est un outil visuel qui représente les différentes tâches du projet sur une échelle de temps. Il permet de planifier, de suivre et de visualiser les dépendances entre les tâches, les dates clés et la durée de chaque activité.
- Tableau de bord : Il s’agit d’un outil qui regroupe les indicateurs clés de performance (KPI) du projet, tels que l’avancement, les délais, les coûts, la qualité, etc. Le tableau de bord offre une vue d’ensemble de l’état du projet et permet de suivre les performances et les tendances.
- Outils de gestion de tâches et de collaboration : Des outils tels que Trello, Jira ou Microsoft Planner facilitent la création de listes de tâches, l’attribution de responsabilités, le suivi des progrès et la collaboration entre les membres de l’équipe projet.
- Outils de gestion des risques : Des outils de gestion des risques aident à identifier, évaluer et gérer les risques du projet, en fournissant des fonctionnalités de suivi et d’atténuation des risques.
Le choix des outils de planification et de pilotage dépendra des caractéristiques du projet, de la complexité, de la taille de l’équipe, des ressources disponibles et des préférences organisationnelles. Sélectionnez les outils appropriés qui facilitent une gestion efficace du projet et qui répondent aux besoins spécifiques de votre organisation.
Un logiciel de gestion de portefeuille projets vous permet de piloter facilement l’avancement des projets de votre portefeuille
Un logiciel de gestion de portefeuille projets tel que Project Monitor offre des fonctionnalités avancées de planification, de gestion des ressources, de suivi des coûts, et permettent de créer des rapports détaillés sur l’avancement du projet.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille de projets présente de nombreux avantages pour suivre l’avancement des projets de manière efficace. Voici quelques raisons pour lesquelles l’utilisation d’un tel logiciel est recommandée :
- Centralisation des informations : Un logiciel de gestion de portefeuille projets permet de centraliser toutes les informations relatives aux projets au sein d’une seule plateforme. Cela facilite l’accès aux données actualisées, réduit la dispersion des informations et permet une gestion plus cohérente de l’avancement des projets. Le logiciel offre une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement des projets.
- Suivi des indicateurs de performance : Un logiciel de gestion de portefeuille projets vous permet de suivre facilement les indicateurs de performance clés, tels que le respect des délais, la conformité budgétaire, la satisfaction des parties prenantes, etc. Ces indicateurs vous aident à évaluer l’avancement des projets, à identifier les écarts par rapport aux objectifs fixés et à prendre les mesures nécessaires pour les corriger.
- Collaboration et communication améliorées : Les logiciels de gestion de portefeuille projets favorisent la collaboration entre les membres de l’équipe projet, les parties prenantes et les responsables. Ils offrent des fonctionnalités de partage d’informations, de commentaires, de suivi des tâches, de gestion des documents, etc. Cela facilite la communication, renforce la transparence et améliore la coordination entre les différentes parties impliquées dans les projets.
Kanban
Le Kanban de Project Monitor permet de simplifier le travail d’équipe. Cette fonctionnalité permet de disposer d’une vue projet mais aussi « multi-projets » et « multi-utilisateurs ».
- Collaborez n’importe où, planifiez vos flux travail et repérez facilement les points de blocage
- Disposez d’une vision mono ou multi-projets
- Identifiez le volume du reste à faire de vos équipes
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Gantt en ligne
Quel jalon est fait ? Quelle étape est en retard ? Comparez en un clic le planning cible, le planning révisé et le planning de réalisation.
La gestion des planning dans le logiciel Project Monitor s’appuie sur un diagramme de Gantt. C’est l’outil de management visuel par excellence du chef de projet ! Il présentant ce qu’il y a « à faire » selon un axe temps. Le gantt était déjà interactif, doté de toutes les fonctionnalités clés pour gérer un planning. Les atouts du Gantt de Project Monitor :
- Toute l’équipe projet collabore en temps réel au suivi et à la mise à jour de l’avancement du projet.
- Identifiez simplement les dépendances entre les projets et leur taux d’avancement
- Visualisez, anticipez les dérives du projet et comparez en un clic le planning cible et le planning révisé
Outils de reporting
Les outils de reporting et les tableaux de bord du logiciel Project Monitor vous présentent des rapports et bilans analytiques sur les activités et les résultats de votre organisation.
- Suivi de projet
- Suivi budgétaire
- Suivi des ressources
- Suivi des risques
- Suivi des coûts
💡 Chez Bornes Solutions, Project Monitor a permis au PMO de mettre en place des indicateurs clés de « délivrabilité » des projets :
- Nombre de bornes installées
- Nombre de bornes en cours d’installation
- Nombre de bornes en prévision d’installation
La mise en place de Project Monitor s’est également inscrite dans une démarche d’amélioration continue des process et a permis d’identifier les points de blocage et de les corriger au fur et à mesure. L’interprétation des données a permis la création d’indicateurs clés de performance de projets comme notamment des indicateurs de :
- Durée moyenne des projets
- Nombre de projets géré par chef de projet
- Nombre de projet réalisé par typologie
- Identification de la complexité des projets
Comment créer un tableau de suivi ?
Il est important de choisir un format et une structure adaptés à vos besoins spécifiques. Ainsi que de vous assurer que le tableau est régulièrement mis à jour pour refléter l’état actuel des projets. Cela vous permettra de suivre efficacement l’avancement de vos projets, d’identifier les problèmes potentiels et de prendre des mesures correctives en conséquence.
Dans la « boîte à outil » de Project Monitor, le centre de rapport permet de se doter d’une bibliothèque de tableaux de bord personnalisés.
Les tableaux de bord de Project Monitor sont pensés pour être paramétrables et s’intégrer à vos processus de gouvernance.
Les tableaux de bord, calculés en temps réel, proposent tous les indicateurs projet clés. Tels que le suivi des budgets, des ressources, des risques.
Des exemples de cas pratiques success stories sur le pilotage de projets
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Interview de Bornes Solutions sur les KPI projets. Découvrez comment la mise en place d’une démarche PPM et l’utilisation du logiciel Project Monitor ont permis à Bornes Solutions de sécuriser la délivrabilité de ses projets dans un contexte de forte croissance.
Temps forts du retour d’expérience de la Collectivité Ille et Vilaine lors d’un webinar en partenariat avec Virage Group, sur la thématique de la transformation numérique