Quel rythme pour les instances de pilotage ?

Les instances de pilotage sont les acteurs fondamentaux du développement et de la pérennité de tous vos projets. Elles sont nombreuses et jouent un rôle essentiel dans le suivi de vos projets et dans la conduite du changement. En effet, en ces temps de forts changements, le rythme s’est prodigieusement accéléré. Un projet stratégique difficile à mener doit évidemment être mieux contrôlé qu’un projet « annexe » de faible difficulté.
De même, un projet dont la fréquence de sortie des livrables est forte (au moins 1/semaine) nécessite une attention plus « rapprochée ». En comparaison à un projet dont les jalons arrivent tous les mois. Puis un projet « court » (inférieur à 2 mois) ne permet pas de tarder dans la détection d’une dérive.

Vous trouverez dans cet article des informations sur les instances de pilotage que vous devez absolument connaitre :

Quelles sont les différentes instances de gouvernance de pilotage ?
A quels enjeux majeurs ces instances de gouvernance projet peuvent-elles répondre ?
A quelle fréquence se réunissent-elles ?
A quels attendus répondent-elles ?
Comment et quand les planifier ?

Définissez le rythme de vos instances de pilotage de projets

Nous distinguons 3 types d’instances en fonction de temporalité différentes :

Instances planifiées :
Elles se tiennent directement en liaison avec un jalon du projet. Le plus souvent, elles sont là pour valider une étape clé d’un projet. Elles sont planifiées pour répondre également à des exigences, à des référentiels, ou à des projets de types « stage and gate » ou « Prince 2 ».
Instances récurrentes :
Elles s’organisent à fréquence fixe. Par exemple les comités de pilotage se réunissent sur un rythme mensuel. Elles rythment la vie des projets et donnent un tempo stimulant « il faut que l’on se présente au comité de pilotage en ayant fait sa part… sinon le projet n’avance pas ! ».
Instances exceptionnelles :
L’initiative d’une instance extraordinaire en raison de circonstances particulières peut aussi être organisée.
Tout simplement, parce que la vie des projets est parfois marquée par des événements nécessitant des prises de décisions exceptionnelles ne pouvant attendre plus longtemps. On convoque alors un comité exceptionnel intégrant une logique de « gestion de crise ». Cela impose à cette instance de déployer de nouvelles logiques d’action.

Quelles sont les différentes instances de pilotage et leurs fréquences ?

Tout d’abord, nous identifions généralement deux types d’instances. D’une part, nous avons les « instances projets » et d’autre part les « instances dites de portefeuille de projets ». Elles répondent toutes les deux à des attendus et des fréquences de points de rencontres bien spécifiques.

Les instances projets :

Thématique	Les attendus de l’instance	Fréquence	Exemples
Opérationnelle	Gestion « quotidienne » des projets. On identifie les difficultés rencontrées et les nouvelles tâches à réaliser.	Journalier ou Hebdomadaire	Comité projet Daily meeting Réunion de chantier
Tactique	Gestion des grandes séquences du projet. On identifie les tâches à réaliser, on les ordonnance.	Mensuel Fin de phase	Comité planning Revue d’avancement Rétrospective / Lancement Sprint
Stratégique	Gestion du contrat projet. On s’assure de l’alignement des réalisations avec le contrat projet (périmètre, délais, coût).On officialise les avenants aux contrats projets si des réorientations sont nécessaires.	Mensuel Trimestre	Comité de pilotage Comité programme

Les instances portefeuille projets :

Thématique	Les attendus de l’instance	Fréquence Courante	Exemples
Go / No Go projet	A la prise de décision de lancement des projets. Lors des arbitrages entre les demandes portées par les parties prenantes.	Trimestre Semestre Année	Comité investissement Comité Direction
Opérationnelle	Gestion opérationnelle des projets en intégrant les effets d’adhérence aux autres projets. Instance de prise d’information et d’instruction des décisions.	Bi-hebdomadaire Mensuel	Revue de projet Revue de portefeuille de projet
Budget	Allocation des moyens financiers aux projets du portefeuille. Arbitrage sur les demandes de décision issus des comités de pilotage.	Calé sur les échéances budgétaire Trimestre Semestre Année	Préparation budgétaire Revue Forecast
Stratégique	Structuration en projet de démarche stratégique. Point d’avancement auprès du comité de direction ou de la direction générale. Instance d’information et de prise de décision.	Au lancementEn revue « direction » au semestre ou annuel	Comité Programme Comité Feuille de Route Comité Plan Stratégique
Ressource	Allocation des moyens humains aux projets / Décision de staffing. Voire implication de la DRH pour les projets intégrant des volets de formations et de recrutement.	Hebdomadaire (c’est le cas pour les sociétés de services par exemple).Mensuel	Comité production Comité de staffing Comité d’affectation

Comment piloter vos instances de gouvernance projets ?

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Les « ingrédients » nécessaires à un bon pilotage de projets

Anticiper les phases du projet :
C’est savoir d’où l’on part et où l’on va.
Quelle est la trajectoire clairement définie.
Peut-on mesurer le taux d’avancement du projet ?
Définir clairement les fréquences des contrôles :
Identifier les instances de pilotage concernées
Définir des capteurs de suivi :
Cela permet de savoir l’état d’avancement du projet et de définir des leviers d’action pour infléchir ou corriger la trajectoire présente.

Toute activité de pilotage doit les prendre en compte. Qu’il s’agisse d’une entreprise multinationale, d’un avion de chasse ou d’un projet. Piloter est l’action qui transforme la mesure en correction, avec des décisions prises par le pilote et des actions qui en découlent.

Focus sur le comité de pilotage d’un projet

Le comité de pilotage d’un projet (Copil) est un acteur fondamental dans la conduite de projets.
Il est composé d’une équipe transversale aux projets en charge de deux missions principales :
– veiller au bon fonctionnement du déroulé des projets
– valider les choix stratégiques

Le Copil est généralement constitué de représentants compétents émanant des services de l’entreprise ou de la collectivité impliqués directement dans le projet. À tout moment, ce comité de pilotage prend les mesures nécessaires pour faire en sorte que le projet atteigne ses objectifs. Son rôle est aussi, il ne faut pas l’oublier, de surveiller à tout instant le bon déroulement du projet.

Cette instance de pilotage joue un rôle prépondérant dans la conduite de projets de grandes ampleurs.
Elle est le relais de la volonté du pilotage stratégique et du pilotage opérationnel de l’entreprise.
Cette instance impulse une dynamique forte à l’ensemble des chefs de projets.

Elle décide du périmètre des projets en se basant sur les éléments suivants :

Avancement
Réalisations
Difficultés
Choix possibles