Comment faire un plan de charge ?

Plus des deux tiers de nos clients considèrent la gestion du plan de charge comme la priorité principale de la gestion de leur portefeuille de projets.

Si vous consultez cette page, il est fort probable que vous partagiez cette priorité.

Sans une vue d’ensemble claire sur les ressources disponibles et leur affectation, vous risquez de surcharger vos équipes, de les démobiliser et d’accentuer la tension sur les ressources. Selon la nature de vos projets, une bonne gestion du plan de charge implique également la gestion efficace de vos ressources matérielles.

Dans cet article nous vous avons compilé des conseils pour piloter efficacement vos ressources projets.

Découvrez les points clés et les incontournables pour une bonne gestion des plans de charge :

Qu’est-ce qu’un plan de charge ?
Comment élaborer un plan de charge ?
Comment construire un plan de charge ?
Découvrez le logiciel PPM Project Monitor pour la gestion de vos ressources
5 points à retenir sur la planification

Suivez nos conseils pour maximiser l’utilisation de vos ressources et ne plus lancer de projet « à l’aveugle » en vous disant que l’intendance suivra bien…

Qu’est-ce qu’un plan de charge ?

Définition du plan de charge

Un plan de charge, aussi appelé planning de charge ou capacity planning, est un outil qui permet de planifier et de suivre l’affectation des ressources en fonction des besoins des projets.

Le plan de charge répertorie :

Les projets en cours et à venir,
Les projets candidats en attente d’arbitrage,
Les moyens humains nécessaires à la réalisation de ces projets. On parle aussi de ressources humaines avec une modélisation des compétences, des affectations et des disponibilités,
Les moyens matériels dans le cas où le projet nécessite des ressources mutualisées (engin de chantier, ressources informatiques, bâtiment, …).

Il permet de visualiser le volume de travail à réaliser de chaque collaborateur et de s’assurer que la charge de travail est équitablement répartie tout en intégrant la capacité, les compétences et la disponibilité des ressources.

En d’autres termes, le plan de charge modélise les projets et les moyens pour faciliter la planification et optimiser l’affectation des ressources.

Un outil clé pour le PMO et les managers ressource

Le plan de charge est un outil collaboratif et d’animation qui soutient les échanges collectifs de gestion des ressources. Les parties prenantes du plan de charge, telles que les PMO, les managers et les chefs de projet, interviennent en fonction de leur niveau de responsabilité au sein du portefeuille de projets, du projet ou des différentes phases du projet.

Les PMO recensent, compilent les besoins, affinent les estimations. Ils sont garants de l’équilibre global et du respect de la valeur apportée par les ressources mobilisées. Ils sont idéalement à l’interface entre les managers et les chefs de projet et facilitent les arbitrages et affectations des ressources.
Les Chefs de Projets recensent et remontent les besoins pour leur projet. Ce travail est actualisé en permanence en fonction de l’avancement et des restes-à-faire sur leur projet.
Les managers sont les garants de la mise à disposition des ressources pour les projets. In fine, ils prennent les décisions d’affectation des ressources sous leur responsabilité, et le cas échéant font appel à des ressources externes.

La planification des ressources est cruciale pour le GIE IT de VYV3. Elle permet de suivre avec précision le lien entre la feuille de route stratégique, établie avec ses adhérents, et l’avancement du plan de charge annuel. Grâce à une visibilité quasi en temps réel sur les ressources, leur disponibilité et leur affectation, l’entreprise peut arbitrer en continu sur les nouvelles demandes de projets. Comme le plan de charge suit une tendance de croissance combinée à la tension sur les ressources IT, l’enjeu de VYV3 est d’augmenter sa capacité à prendre en charge les projets. Pour connaître et anticiper les besoins d’augmentation de la capacité, le capacity planning adresse, au-delà d’une finalité opérationnelle, une dimension d’aide à la décision stratégique.

Pour en savoir plus sur les démarches de planification des ressources de nos clients, découvrez les témoignages des PMO de VYV3, de Kuhn et de L’Eurométropole de Strasbourg. Dans cet article, ils nous dévoilent comment ils arbitrent entre les projets et la disponibilité des équipes et comment ils font face à la multiplicité des projets. Trois PMO, trois démarches de planification des ressources qui sécurisent la délivrabilité des projets.

À quoi sert un planning de charge pour votre portefeuille de projets ?

Un plan de charge de portefeuille projets est un outil stratégique et opérationnel qui donne une vision globale des capacités des ressources et du volume de travail.  C’est un élément essentiel d’arbitrage pour les projets, de gestion des demandes et d’alignement du portefeuille avec les objectifs stratégiques et les capacités de l’organisation.

La gestion des plans de charge permet de vérifier la progression des projets dans les délais impartis, la qualité attendue et les coûts prévus. Elle permet également d’éviter les situations de sous-staffing ou de sur-staffing des collaborateurs.

Un plan de charge permet de savoir « qui fait quoi » et de s’assurer de la juste répartition des ressources. Il permet de répondre à des questions telles que :

• « Qui travaille sur quel projet ? »

• « Quel est le taux de charge des profils Chef de Projet ? »

• « A-t-on la capacité de lancer un nouveau projet ? »

• « Qui va travailler sur telle tâche la semaine prochaine ? ».

Matrice des enjeux du plan de charge :

Niveaux	Ressource	Projet	Portefeuille
Opérationnel	Qui va travailler sur quelle tâche ? Qui travaillera sur le projet la semaine, le mois à venir ? Qui sera affecté sur d’autres activités ?	Quand sera terminée la tâche ? Combien de temps faut-il travailler sur la tâche ? Quelles seront les réalisations de la semaine ?	Quel est le niveau de staffing des équipes ? Quel est le niveau de disponibilité ? Quel est le niveau de risque sur le plan de charge ?
Tactique	Qui sera disponible pour travailler sur le projet ? Qui va travailler sur quelle phase ? Quels sont les besoins de formation ?	Quel est le reste-à-faire ? Quand planifier la réalisation des différentes phases ? Combien va coûter le projet ? Doit-on sous-traiter une partie du projet ? Faire appel à des prestataires externes ?	Combien va coûter le portefeuille de projet ? Quelle est la répartition des ressources par axe du portefeuille ? Quels sont les besoins en compétence ?
Stratégique	Quels sont les besoins de recrutement ? Quels sont les besoins de sous-traitance ?	Quand va-t-on terminer le projet et à quel coût ? Projet Make or Buy ? Doit-on réaliser le projet ou le faire réaliser ?	Quel projet peut-on lancer ? Quelle est la répartition projet / activité récurrente ? Quel est le prévisionnel de chiffre d’affaires ?

Comment élaborer un plan de charge ?

Le plan de charge est un outil composite qui regroupe de nombreuses données.

Sa construction passe par plusieurs étapes clés :

Les pré-requis d’un plan de charge:

Inventaire des ressources et des modalités de travail (temps partiel, congés, …),
Modélisation des compétences,
Abaque de charge et modèle type par typologie de projet,
Inventaire des activités hors projets (congés, vie du service, activité récurrente, management, …),
Mandat et sponsoring explicite de la direction sur les processus de gestion des ressources,
Instance claire d’animation (comité d’arbitrage, comité d’affectation, revue de portefeuille intégrant les reste-à-faire et les sujets d’affectations).

Lors de la création d’un projet :

Étape 1 : Collecte des informations

Listez les projets du portefeuille en cours et à venir ainsi que leur durée prévue (date de début et date de fin),
Identifiez les principales parties prenantes et les décideurs qui seront impliqués dans le processus de plan de charge,
Estimez de manière macro l’envergure du projet,
Listez les compétences (ressources génériques) requises,
Estimez la charge globale des principales phases du projet.

Étape 2 : Affectation des ressources

Listez les ressources disponibles, leur capacité de travail (durée de travail, temps partiel, jour de travail, jours de congés, absences prévues …),
Listez les activités récurrentes qui monopolisent les ressources,
Affectez les ressources aux différentes phases du projet en fonction de leur compétence, leur capacité et leur disponibilité.

Lors du suivi des projets :

Étape 3 : Suivi de l’affectation des ressources

Ajustez les affectations des ressources en fonction des aléas et des contraintes ponctuelles qui peuvent impacter les projets,
Maintenez les informations à jour pour vous assurer que le plan de charge reste précis.

En fonction de la situation, le PMO, le chef de projet ou le gestionnaire des ressources peuvent :

Ajouter plus de ressources afin d’accélérer le processus sans oublier une planification optimale des phases
Augmenter le temps alloué à une phase, il faut toutefois vérifier si cela ne retarde pas le travail d’autres phases dépendantes
Faire appel à de l’aide externe

Autres astuces pour bien calculer la charge d’un projet :

Tenez compte des dépendances de phases entre elles afin d’estimer la durée totale du projet. Certaines phases ne peuvent pas commencer tant que les précédentes ne sont pas terminées.
Trouvez quel est le chemin critique du projet. Il s’agit du délai minimum incompressible pour réaliser un projet.
Réalisez un rétroplanning à partir de l’échéance « au plus tôt ». Cela vous donnera les dates minimums avant lesquelles vous ne serez pas en mesure de compléter les différents jalons.

Comment construire un plan de charge ?

Les outils pour créer et piloter un plan de charge

Le plan de charge peut être créé et piloté de différentes manières, allant de l’utilisation d’un simple fichier Excel à des outils de gestion de portefeuille de projets (PPM) plus avancés.

Il est néanmoins recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de portefeuille de projets, Excel montrant rapidement ses limites lorsqu’on gère un volume important de projets et de données. 

Les limites de la gestion du plan de charge sous Excel

Le premier réflexe des chefs de projets et des PMO est de regarder « Comment faire un plan de charge excel ?« . Cependant, cette solution présente des limites importantes lorsque l’on gère un gros volume de projets :

Des informations obsolètes
Des erreurs de calcul et de saisie
Un outil pauvre en matière d’aide à la décision
Une information limitée au périmètre du projet.. quid des activités qui consomment de la capacité ?

Aussi, la mise à jour manuelle de toutes les informations dans Excel peut être chronophage, et peut entraîner des erreurs.

De plus, il est difficile de suivre les modifications apportées aux multiples fichiers, ce qui peut rendre le suivi des projets plus difficile. Sans parler des indispensables macro pour sécuriser et compiler les données.

Excel n’est pas un outil d’aide à la décision. L’outil n’a pas été pensé pour remonter en temps réel les informations importantes de manière visuelle, simple… et à large échelle !

Les atouts d’un logiciel de gestion de projet PPM

Afin de piloter au mieux son plan de charge, il est recommandé d’utiliser un logiciel de gestion de portefeuilles de projets comme Project Monitor.

Une solution logicielle performante va permettre de collecter, consolider et actualiser en temps réel toutes les données pertinentes pour aider à faire les meilleurs arbitrages, ou optimiser les affectations.

Les PMO, les gestionnaires de ressources et les chefs de projet disposent de toutes les informations pertinentes dans un plan de charge ergonomique. Une information fiable et exhaustive pour piloter leurs ressources avec une précision hors-pair. 

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Les bénéfices clés :

Sécurisation des saisies avec une gestion des droits avancées
Fiabilisation des saisies avec des workflow de validation.
Saisie des reste-à-faire intégrée à la saisie des temps passés
Consolidation en temps réel des données au niveau projet
Consolidation en temps réel des données au niveau portefeuille
Suivi de la complétude des saisies
Gestion de l’ensemble des activités pour une vision exhaustive et précise de la capacité
Modélisation des compétences des ressources pour aider à l’affectation
Gestion de ressources génériques
Gestion de calendrier de disponibilité intégrant les jours fériés de tous les pays
Affectation des ressources sur projets et activités
Visualisations multiples via des tableaux de bord d’aide à la décision

Tableaux de bord d'aide à la décision — *Tableaux de bord d’aide à la décision*

En plus, un logiciel PPM est intuitif pour le suivi global du portefeuille et projets, notamment :

Suivi de l’avancement des projets avec diagramme de Gantt
Visualisation de la santé du portefeuille de projets (risques, retards) avec tableaux de bord
Suivi de vos projets et la gestion des tâches avec le kanban
Vision sur les dépendances entre phases et jalons
Suivi et maitrise des budgets

Avant de s’outiller d’un logiciel PPM, le PMO d’Heppner avait de grandes difficultés à piloter la gestion des ressources de ses projets it supply chain :

« Nous disposions d’un outil pour voir la charge passée, mais nous n’avions pas de vision sur la charge à planifier. Nous n’arrivions pas à factualiser et anticiper la charge par rapport aux projets à mener. Nous avions une tendance à accepter tous les projets malgré les alertes des équipes : on n’est pas sûr mais ça va passer ! » 

Aujourd’hui, son premier réflexe lorsqu’il doit arbitrer le lancement de nouveaux projets est de se connecter à Project Monitor.  Retrouvez l’interview exclusive du Responsable Projets Groupe de Heppner sur la gestion des ressources.

De même pour la Ville et Métropole Chartres qui anime désormais son comité de staffing depuis le tableau de bord des disponibilités de Project Monitor.

Découvrez le logiciel PPM Project Monitor pour la gestion de vos ressources

Gérez la capacité de vos ressources à réaliser les projets de votre portefeuille

Project Monitor est un logiciel de gestion des ressources et portefeuille projets. Il propose des fonctionnalités natives de gestion des ressources, dont le plan de charge, le suivi des temps et la planification. Découvrez notre outil PPM – Project Porfolio Management- simple et en ligne, vous permettant de planifier, d’organiser et de gérer le travail de vos équipes de A à Z : budget, planning, tâches, reporting.

Avec Projet Monitor vous pouvez :

Gérer vos ressources : Project Monitor permet de définir des ressources dites génériques qui représentent une compétence ou une équipe, puis de détailler les charges par ressources nommées dans le planning.
Planifier vos charges : Pour chaque ressource, Project Monitor permet de définir un objectif et de planifier la charge dans le temps. Plusieurs stratégies de planification peuvent ensuite être adoptées (macroscopique ou détaillée).
Visualisez vos capacités : A partir de la charge planifiée sur les projets et sur les activités hors projet, Project Monitor calcule, en temps réel, la disponibilité de chaque ressource. Le manager peut alors consulter les disponibilités par critères.

Exemple de fonctionnalités pour la gestion de planning de charge avec Project Monitor :

Recherche et filtre des ressources en utilisant divers attributs et critères, y compris les compétences, les rôles/métiers
Indicateurs de couleurs pour identifier rapidement les ressources qui sont sous-utilisées ou en surcharge, que ce soit pendant l’exécution du projet ou sa planification.
Analyse de la capacité à faire de ressources groupées, en les catégorisant par rôle et en définissant un seuil pour imposer l’inventaire des investissements, des programmes, des projets ou des éléments de travail.
Actualisation automatique ou à la demande du plan de charge en fonction des temps réalisés et restant à faire, pour donner une vision réaliste des charges à venir. Vous bénéficiez donc d’une panification multi-granularité et d’une facilitation d’arbitrage / forecast.

5 points à retenir sur la planification

Estimez les ressources nécessaires en utilisant des abaques
Privilégiez une macro-planification au début du projet, en se concentrant sur la racine du projet ou par phases
Suivez de près les ressources pendant la phase de réalisation et affiner la planification en conséquence
Mesurez régulièrement l’écart entre les prévisions et les réalisations pour prendre les décisions nécessaires
Réalisez une analyse rétrospective et tirer les bonnes conclusions

Le plan de charge de portefeuille projets est un élément stratégique et opérationnel clé pour aligner les objectifs stratégiques de l’organisation avec les capacités des ressources.

Le plan de charge de portefeuille projets est un outil fondamental pour la gestion efficace des ressources et la planification des projets. En fournissant une vue d’ensemble du volume de travail, il permet d’arbitrer les projets, de gérer les demandes et d’aligner le portefeuille sur les objectifs stratégiques de l’organisation. En l’utilisant de manière optimale, vous pourrez prendre des décisions éclairées, maximiser votre rentabilité et votre performance globale.